Formulaire d’intake
Définition et origine du terme Intake Form
L’« Intake Form » (en français : fiche d’admission, formulaire de saisie ou formulaire d’inscription) est un terme couramment utilisé dans le contexte international des cabinets d’avocats pour désigner un formulaire destiné à recueillir de manière systématique des informations de base sur les nouveaux clients, demandes de dossiers ou contacts. Le terme provient de l’anglais, où « intake » peut être traduit par « admission », « entrée » ou « accès ». Dans le contexte d’un cabinet, « Form » désigne un formulaire structuré utilisé pour la collecte standardisée de données.
Importance dans le contexte d’un cabinet d’avocats
Dans le cadre du travail quotidien, le formulaire d’intake est un outil central du premier contact. Il permet au cabinet de collecter de manière structurée les premières informations sur les personnes, les demandes, les situations juridiques ou les entreprises à conseiller. La collecte structurée de ces informations constitue la base pour évaluer si et comment la demande peut être traitée. L’Intake Form contribue ainsi à une communication efficace, à un traitement systématique des dossiers et à l’assurance qualité. Il aide en outre à prioriser et à répartir les demandes au sein du cabinet.
Contenus typiques d’un formulaire d’intake
Données de contact personnelles (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) Informations sur l’entreprise (le cas échéant) Description de la demande ou des faits Prestations souhaitées ou domaine de conseil Informations sur le déroulement antérieur (par ex. délais, procédures préalables) Informations sur la confidentialité et la protection des données
Conditions générales
Aspects juridiques
Lors de la saisie et du traitement d’un formulaire d’intake, il convient de respecter les exigences en matière de protection des données. Dans de nombreux pays, en fonction du lieu du cabinet, des législations nationales ou internationales sur la protection des données s’appliquent, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe. Le traitement sûr et confidentiel de toutes les données contenues dans un Intake Form est obligatoire.
Exigences organisationnelles
Le formulaire d’intake doit être clairement structuré et facilement compréhensible afin de garantir une haute qualité des données et un traitement efficace. Dans les cabinets numérisés, les Intake Forms sont souvent mis à disposition via des formulaires web, des portails client ou des logiciels spécialisés. Dans certains cas, une version papier peut également être utilisée, notamment lors du premier contact sur place.
Aspects culturels
Dans les cabinets d’avocats exerçant à l’international, le formulaire d’intake peut être proposé ou adapté en plusieurs langues afin de tenir compte de l’arrière-plan culturel et linguistique des clients. Certaines informations demandées peuvent également être traitées différemment selon les cultures.
Exemples pratiques et scénarios types
Premier entretien : Une personne prend contact avec le cabinet. Par le biais de l’Intake Form, les informations les plus importantes sont recueillies avant le premier entretien, afin de pouvoir préparer au mieux la demande. Ouverture de mandat : Avant le début d’une collaboration, toutes les conditions générales et coordonnées pertinentes sont demandées et enregistrées via le formulaire d’intake. Transmission de dossier : Lors du transfert d’un dossier à une collègue ou un collègue, l’Intake Form assure une documentation complète et transparente de la situation de départ. Vérification de conflit d’intérêts (Conflict Check) : À l’aide du formulaire d’intake, il est possible de recueillir les données pertinentes pour vérifier automatiquement d’éventuels conflits d’intérêts.
Différences avec des notions similaires et malentendus possibles
Le formulaire d’intake se distingue d’autres formulaires dans le contexte juridique, comme par exemple le contrat de mandat ou le formulaire d’admission pour les mandats existants : L’Intake Form est généralement utilisé dès le début du contact, alors que les contrats de mandat ne sont établis qu’après l’acceptation du mandat. Contrairement au dépôt de documents sur le site du cabinet ou aux formulaires de contact généraux, le formulaire d’intake est spécialement conçu pour la collecte structurée d’informations lors de nouveaux mandats.
* Des malentendus surviennent souvent lorsque le formulaire d’intake est confondu avec des documents ultérieurs recueillant des informations plus spécifiques ou détaillées.
Questions fréquemment posées
Quel est l’objectif d’un formulaire d’intake dans un cabinet ? Le formulaire d’intake sert à recueillir systématiquement les informations essentielles sur de nouveaux clients ou parties intéressées afin de permettre un traitement structuré et une vérification interne.Le formulaire d’intake doit-il toujours être rempli numériquement ? Non, les formulaires d’intake peuvent être proposés et remplis aussi bien au format papier que numérique. Cependant, la numérisation est de plus en plus utilisée pour faciliter le traitement des données.Les formulaires d’intake sont-ils obligatoires ? Le caractère obligatoire de l’utilisation d’un formulaire d’intake dépend de l’organisation interne du cabinet et de ses propres directives. De nombreux cabinets utilisent le formulaire d’intake comme la meilleure pratique dans le processus d’accueil des mandats.Quelles exigences en matière de protection des données s’appliquent aux formulaires d’intake ? Le traitement des données saisies dans le formulaire d’intake est soumis aux lois sur la protection des données en vigueur et doit être réalisé de manière sécurisée, confidentielle et transparente.Le formulaire d’intake peut-il être adapté à des exigences nationales ou culturelles ? Oui, les formulaires d’intake sont souvent adaptés aux spécificités linguistiques, culturelles ou sectorielles concernées.
Le formulaire d’intake est donc un élément central de nombreux cabinets opérant à l’international. Il contribue aussi bien à la structuration de la prise de mandat qu’à l’assurance qualité et au respect des obligations légales. Une compréhension de ce terme apporte une orientation précieuse aux candidates, candidats ainsi qu’aux jeunes professionnels dans leur vie professionnelle pratique.
Questions fréquemment posées
Quelles obligations juridiques une Intake Form doit-elle remplir en matière de protection des données ?
Un formulaire d’intake servant à recueillir des données personnelles est soumis à des exigences strictes, notamment en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il faut tout particulièrement observer l’art. 5 RGPD, selon lequel la collecte des données personnelles ne peut se faire que dans un but déterminé, selon le principe de minimisation des données et en garantissant la transparence. Les responsables doivent informer sur les traitements de données (art. 13 RGPD), notamment sur la finalité, la base légale du traitement, la durée de conservation, les destinataires et les droits des personnes concernées. Pour les données sensibles (par ex., données de santé selon l’art. 9 RGPD), des exigences renforcées s’appliquent, comme le consentement explicite de la personne concernée. Les responsables sont tenus de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles conformément à l’art. 32 RGPD afin d’assurer la sécurité des données, par exemple via le chiffrement ou des contrôles d’accès.
Quand un consentement est-il juridiquement nécessaire pour un formulaire d’intake ?
Un consentement est toujours nécessaire lorsqu’aucune autre base légale prévue à l’art. 6, alinéa 1 RGPD ne légitime le traitement des données. Pour de nombreux formulaires d’intake, les données personnelles sont recueillies sans obligation légale ou relation contractuelle directe, par exemple lors d’une prise de contact avec des prestataires de services ou dans le domaine de la santé. Le consentement doit alors être donné librement, en connaissance de cause, de manière claire et prouvable. Une attention particulière est requise pour les catégories particulières de données selon l’art. 9 RGPD, car ici, un consentement explicite (art. 9 par. 2 a) RGPD) ou une exception est, en principe, nécessaire. Le texte du consentement ainsi que la preuve de la façon et du moment où il a été donné doivent être documentés.
Combien de temps les données personnelles issues d’un formulaire d’intake peuvent-elles être conservées ?
La durée de conservation des données personnelles collectées via un formulaire d’intake dépend en principe de la finalité de la collecte. Selon l’art. 5 par. 1 lettre e RGPD (« limitation de la conservation »), les données doivent être supprimées dès lors que la finalité a été remplie et qu’aucune obligation légale de conservation ne s’y oppose. Dans de nombreux cas, par exemple dans le secteur de la santé ou pour les documents juridiques, des délais légaux supplémentaires (par ex. § 630f BGB, § 147 AO) doivent être respectés. Les responsables doivent ainsi prévoir dans leur politique d’effacement une vérification périodique des données issues du formulaire d’intake et, le cas échéant, la suppression de ces données, tout en informant les personnes concernées.
Quelles obligations d’information existent lors de l’utilisation d’un formulaire d’intake ?
Les responsables sont tenus de fournir aux personnes concernées, au moment de la collecte de leurs données, toutes les informations requises par l’art. 13 RGPD. Ces informations comprennent notamment le nom et les coordonnées de l’entité responsable et, le cas échéant, du délégué à la protection des données, la finalité et la base légale du traitement, la durée de conservation, les droits des personnes concernées, l’existence d’un droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle ainsi que, le cas échéant, des informations sur la prise de décision automatisée. Ces informations doivent être fournies de façon précise, transparente, compréhensible et facilement accessible, par exemple dans une note d’information distincte consultable avant l’envoi du formulaire d’intake.
Les formulaires d’intake doivent-ils être accessibles ?
D’un point de vue juridique, les formulaires d’intake doivent être conçus de manière à permettre la participation des personnes en situation de handicap sans discrimination. Selon le § 12 BGG (loi allemande sur l’égalité des personnes handicapées), les organismes publics sont notamment tenus de fournir des offres numériques accessibles. Cette obligation ne s’applique pas en principe aux entreprises privées, mais, selon le contexte (par ex. loi sur la télémédecine, AGG), des exigences supplémentaires peuvent s’appliquer ou, du moins, une conception faiblement contraignante du point de vue des lois anti-discrimination est recommandée afin de prévenir les risques juridiques.
Qui porte la responsabilité en matière de protection des données lors de l’utilisation d’un formulaire d’intake d’un prestataire tiers ?
Lorsque des données personnelles sont collectées à l’aide d’un formulaire d’intake fourni par un prestataire tiers (par ex. prestataire cloud), il convient de distinguer, au regard de la responsabilité définie par les art. 4 n° 7 et 28 RGPD : si le tiers agit en tant que sous-traitant, un contrat de sous-traitance doit être conclu afin de régler les droits et obligations. En cas de responsabilité conjointe selon l’art. 26 RGPD, par exemple lorsque les deux parties décident des finalités et moyens du traitement, un accord sur la responsabilité conjointe doit être établi. La responsabilité de la licéité du traitement des données demeure, en tout cas, pour l’entité qui utilise le formulaire d’intake à des fins de collecte de données.
Quelles obligations particulières de diligence s’appliquent à l’utilisation de formulaires d’intake concernant les mineurs ?
La collecte de données personnelles d’enfants et d’adolescents via des formulaires d’intake est particulièrement sensible au regard de l’art. 8 RGPD. Pour les services de la société de l’information, un consentement effectif des titulaires de l’autorité parentale doit être recueilli si l’enfant n’a pas encore atteint l’âge de seize ans (ou un âge inférieur fixé par la législation nationale, mais au moins 13 ans). Il faut garantir la vérifiabilité du consentement ainsi qu’une explication adaptée aux enfants du traitement des données. Des mesures de protection spécifiques et une obligation stricte de minimisation des données doivent en outre être respectées afin d’assurer la protection accrue des mineurs.