Échantillons de travail

Définition et signification

Les échantillons de travail sont des documents écrits ou numériques que les candidates et candidats soumettent dans le cadre d’une candidature afin de présenter leur aptitude professionnelle, leur approche et la qualité de leur travail. Ils offrent aux responsables du recrutement un aperçu direct des performances antérieures et servent à évaluer dans quelle mesure les compétences et le profil du candidat correspondent aux exigences du poste à pourvoir. Dans le domaine juridique, les échantillons de travail incluent souvent des écritures, des expertises, des présentations, des documents de procédure ou des publications.

Positionnement dans le processus de candidature

Les échantillons de travail sont particulièrement exigés pour des postes nécessitant un haut niveau de compétences analytiques et rédactionnelles. Ils font souvent partie intégrante des processus de recrutement dans les cabinets d’avocats, notamment pour les postes impliquant des contacts avec la clientèle ou focalisés sur la rédaction de documents pour la communication interne ou externe. Les échantillons de travail sont soit soumis directement avec la candidature, soit demandés à un stade ultérieur à des candidats présélectionnés. Ils complètent les documents classiques de candidature tels que le curriculum vitae et la lettre de motivation, et peuvent s’avérer déterminants lorsque les qualifications et expériences formelles sont similaires.

Exigences et attentes du côté de l’employeur

Les employeurs attachent de l’importance à ce que les échantillons de travail soient en lien thématique avec le poste à pourvoir et reflètent de manière adéquate la méthode de travail individuelle. Les éléments suivants sont particulièrement importants :

Autonomie : L’échantillon de travail doit être rédigé de façon autonome et sans révisions éditoriales majeures ni aide extérieure substantielle.
Qualité du contenu : Une argumentation claire et structurée ainsi qu’une précision factuelle sont primordiales.
Confidentialité : Il convient de veiller à ne divulguer ni transmettre aucune information sensible ou liée à un mandat.
Actualité : Les employeurs privilégient généralement des échantillons de travail récents qui reflètent l’état actuel des compétences.
Pertinence : L’échantillon de travail soumis doit refléter le poste souhaité et le domaine d’activité.

Certains cabinets attachent également de l’importance à un bref commentaire accompagnant chaque échantillon, par exemple avec une introduction expliquant le contexte, la mission et l’objectif.

Malentendus ou interprétations erronées typiques

Les malentendus suivants apparaissent fréquemment en lien avec les échantillons de travail :

Confusion avec des travaux de fin d’études : Les travaux de fin d’études ou de séminaire ne conviennent pas toujours comme échantillons de travail, car ils comportent des exigences particulières et un volume spécifique, qui ne sont pas nécessairement transférables à la pratique.
Documents trop volumineux : Des documents trop longs sont souvent remis, ce qui complique le processus de sélection.
Auteur peu clair : Les échantillons de travail doivent refléter la performance personnelle et ne doivent pas être le simple résultat d’un travail d’équipe sans contribution personnelle.
Utilisation de données confidentielles : Les échantillons de travail ne doivent contenir aucune information protégée ou sensible susceptible de révéler des mandats ou d’autres parties impliquées.

Conseils pratiques pour les candidates et candidats

Vérifier la pertinence : Choisissez des échantillons de travail ayant un lien avec le poste à pourvoir et mettant en valeur vos compétences dans le domaine visé.
Expliquer le contexte : Joignez lors de la soumission un bref commentaire pour préciser la mission, la période et l’objectif de l’échantillon.
Anonymiser les éléments sensibles : Retirez ou anonymisez toute donnée à caractère personnel ou information confidentielle afin d’en garantir la confidentialité.
Assurer la qualité formelle : Veillez à une mise en forme soignée, un langage clair et une structuration rigoureuse.
Obtenir une autorisation d’utilisation : Vérifiez au préalable si la soumission d’un échantillon de travail doit être validée par des tiers (par exemple anciens employeurs ou partenaires de stage).
Limiter le volume : Quelques pages suffisent généralement à mettre en avant vos compétences et approches fondamentales. En cas de doute, un extrait accompagné d’une brève explication peut être approprié.
Tenir compte de l’actualité : Privilégiez des échantillons de travail récents reflétant votre niveau de compétence actuel.

Questions fréquentes (FAQ)

Qu’est-ce qui est considéré comme un échantillon de travail dans un cabinet d’avocats ? Écritures, expertises, présentations ou publications rédigées de manière indépendante dans le cadre d’études, d’une activité accessoire ou d’emplois précédents.Combien d’échantillons de travail faut-il soumettre ? En général, une à deux pièces pertinentes et significatives sont attendues, sauf indication contraire dans l’offre.Les échantillons de travail doivent-ils avoir une longueur particulière ? Non, la qualité et la pertinence priment. Les échantillons de travail courts et concis sont généralement mieux lus.Puis-je remettre un échantillon issu d’un projet en équipe ? Votre propre contribution doit clairement être identifiée et mise en évidence. En cas de doute, il est recommandé d’expliquer brièvement votre rôle personnel.Que faire si je ne possède pas d’échantillon pertinent ? Dans certains cas, il est possible de rédiger de façon autonome un travail sur un sujet d’actualité répondant aux exigences de fond et de forme. Si possible, on peut également s’appuyer sur des projets universitaires, à condition qu’ils soient pertinents.Les échantillons de travail peuvent-ils être publiés dans le cadre du processus de candidature ? Les échantillons de travail sont destinés uniquement à un examen interne dans le cadre du processus de sélection et sont traités de façon confidentielle. Leur publication ultérieure requiert toujours une autorisation distincte.

Cette vue d’ensemble vise à aider les candidates et candidats à comprendre la notion et l’importance des échantillons de travail dans le processus de candidature et à leur donner une sécurité pratique pour la préparation.

Questions fréquemment posées

Un employeur peut-il exiger la présentation d’échantillons de travail ?

Il est permis d’exiger des échantillons de travail dans le cadre d’un recrutement, dans la mesure où l’employeur a un intérêt légitime à vérifier les aptitudes professionnelles du candidat. Cette possibilité découle de la loi générale sur l’égalité de traitement (AGG) ainsi que du principe de proportionnalité. L’étendue et la nature des échantillons exigés doivent être en lien avec les fonctions à remplir et ne doivent pas entraîner de discrimination. Notamment, il ne doit pas être exigé de tâches inacceptables, portant atteinte à la personnalité ou ne présentant pas de rapport avec le poste. L’exigence doit par ailleurs être formulée de manière à ce que le candidat ne soit pas contraint de révéler des secrets d’affaires ou de violer des droits de tiers – tels que des droits d’auteur d’anciens employeurs.

À qui appartiennent les droits d’auteur sur les échantillons de travail soumis ?

Les droits d’auteur sur les échantillons de travail soumis restent en principe la propriété de l’auteur, sous réserve qu’ils aient été rédigés par le candidat lui-même. En soumettant un échantillon, le candidat accorde à l’employeur un simple droit d’utilisation à des fins de recrutement. Toute transmission, reproduction ou autre utilisation par l’employeur en dehors du processus de sélection est interdite, sauf accord spécifique. La protection des droits d’auteur trouve son fondement dans les §§ 2 et suivants de la loi sur le droit d’auteur (UrhG).

Un employeur peut-il conserver durablement des échantillons de travail ?

Non, les échantillons de travail ne peuvent être conservés et utilisés par l’employeur que pendant la durée de la procédure de recrutement. Après la clôture du processus de sélection – au plus tard après l’expiration du délai légal de conservation de deux mois à compter de la notification de la décision selon l’AGG – les échantillons de travail doivent être restitués ou, si une restitution est impraticable (par exemple pour les soumissions numériques), dûment supprimés ou détruits. Ceci est particulièrement important au regard de la protection des données et des dispositions du RGPD.

Les échantillons de travail doivent-ils obligatoirement être rémunérés ?

Il n’existe en principe aucun droit légal à rémunération des échantillons de travail, tant que ceux-ci restent d’un volume raisonnable et se limitent à des tâches typiques du poste à pouvoir. Cependant, si des missions complexes créant une réelle valeur ajoutée pour l’employeur sont imposées ou si le volume excède celui d’une procédure de recrutement habituelle (échantillon de travail considéré comme « test de travail non authentique »), un droit à rémunération peut exister. La distinction se fait au cas par cas selon la jurisprudence en droit du travail et au regard des §§ 612, 631 BGB.

Un employeur peut-il exiger des échantillons de travaux déjà réalisés ?

L’employeur ne peut demander que des échantillons de travail rédigés par le candidat lui-même et pour lesquels il détient les droits nécessaires à la présentation. Les échantillons réalisés dans le cadre d’une précédente relation de travail ne peuvent être soumis que dans la mesure où cela ne contrevient pas à des obligations de confidentialité, de protection des données ou d’autres droits de l’ancien employeur. En particulier, les œuvres issues d’un travail collectif ne peuvent être présentées individuellement qu’avec l’accord des coauteurs ou détenteurs de droits (voir §§ 8 et suivants UrhG).

Dans quelle mesure les échantillons de travail doivent-ils être traités conformément à la protection des données ?

Les échantillons de travail constituent des données à caractère personnel au sens de l’art. 4 RGPD, dès lors qu’ils permettent d’identifier un candidat. Les employeurs sont donc tenus de les traiter de façon confidentielle, de les protéger contre tout accès non autorisé et de les utiliser exclusivement dans le cadre du processus de recrutement. La durée de conservation doit être réduite au minimum nécessaire ; après la clôture de la procédure, les échantillons doivent être supprimés ou détruits dans les règles. Le candidat dispose d’un droit d’accès concernant le traitement de ses documents conformément à l’art. 15 RGPD.

Les échantillons de travail peuvent-ils faire l’objet d’une discrimination lors du processus de recrutement ?

La sélection et l’évaluation des échantillons de travail ne doivent entraîner aucune discrimination au sens de l’AGG (§§ 1, 7 AGG). Cela signifie qu’aucun candidat ne doit être désavantagé en raison de caractéristiques telles que le sexe, l’âge, l’origine ethnique, la religion, le handicap ou l’orientation sexuelle lors de la gestion des échantillons de travail. Si la nature ou la quantité des échantillons de travail exigés conduit à une discrimination directe ou indirecte, cela peut faire l’objet d’un recours juridique et mener à une demande de dommages et intérêts.