Candidature à distance

Candidature à distance

Définition et signification

Le terme « candidature à distance » désigne le processus de postulation à un emploi à l’aide d’outils de communication numériques, ne nécessitant pas la présence physique du candidat ou de la candidate sur place. Toutes les phases du processus de candidature – de la soumission des pièces justificatives aux entretiens et aux procédures de sélection – se déroulent indépendamment du lieu. La candidature à distance a gagné en importance grâce à la numérisation croissante et aux modèles de travail flexibles, et s’impose aujourd’hui comme une norme courante dans de nombreux cabinets et entreprises.

Classement dans le processus de candidature

Rôle et pertinence pour l’intégration dans un cabinet

Dans le contexte de l’intégration dans un cabinet, la candidature à distance permet de participer au processus de sélection sans contrainte géographique. Cela facilite la prise de contact avec d’éventuels employeurs, indépendamment du lieu de résidence ou de contraintes géographiques. Les responsables du recrutement utilisent la candidature à distance afin d’atteindre efficacement et avec flexibilité des talents non présents sur place. Les procédures de sélection numériques, telles que les visioconférences ou les centres d’évaluation digitaux, font désormais partie intégrante de nombreux processus de sélection et offrent des avantages tant aux cabinets qu’aux candidats, comme un gain de temps et une meilleure planification.

Exigences et attentes du côté employeur

Les employeurs attendent d’une candidature à distance le même soin et le même professionnalisme qu’une candidature classique. Les exigences principales incluent :

• Dossiers de candidature complets et structurés : Les documents de candidature doivent être soumis dans des formats de fichier courants et de haute qualité. Des noms de fichiers clairs et une organisation logique des pièces sont utiles.
• Compétences numériques : La maîtrise des logiciels de visioconférence, l’envoi ponctuel des documents ainsi que la capacité à participer sans problème technique aux entretiens à distance sont attendues.
• Fiabilité et sérieux : Respect des échéances, ponctualité lors des entretiens en ligne et préparation professionnelle sont essentiels.
• Communication appropriée : Dans les courriels et les visioconférences, une expression claire, un ton courtois et une présentation de soi adaptée sont importants.
• Maîtrise de la protection des données : Une gestion prudente et sécurisée des informations confidentielles, en particulier lors de la transmission de données personnelles, est attendue.

Malentendus ou interprétations erronées courants

Certains malentendus liés à la candidature à distance sont fréquents :

• Moindre importance qu’une candidature classique : Il existe parfois l’idée qu’une candidature à distance serait moins contraignante ou moins importante. En réalité, il s’agit d’une procédure complète et sérieuse.
• Moins de préparation nécessaire : La flexibilité de la situation peut inciter à sous-estimer la préparation. Pourtant, pour les entretiens numériques aussi, il faut des recherches, des questions ciblées et une apparence soignée.
• Priorité à la technique : L’aspect technique est parfois surestimé alors que la préparation sur le fond et la qualification professionnelle restent au centre de l’attention.
• Contact impersonnel : Malgré la distance physique, l’impression personnelle lors de l’entretien numérique demeure décisive. Le langage corporel, le contact visuel (regard vers la caméra) et une communication ouverte restent importants.

Conseils pratiques pour les candidats

Préparation optimale

• Assurer les prérequis techniques : Vérifiez à temps la caméra, le micro, la connexion internet et le logiciel requis. Un essai avec des ami·e·s peut lever des incertitudes.
• Choisir un environnement sans perturbation : Optez pour un endroit calme, bien éclairé, offrant un arrière-plan professionnel.
• Tenue vestimentaire appropriée : Votre choix vestimentaire doit être adapté à la situation – même devant son propre écran.
• Avoir ses documents à portée de main : Ayez sous format numérique tous les documents pertinents, ouverts si besoin, afin d’y accéder rapidement.

Pendant l’entretien et le processus

• Faire preuve de ponctualité : Connectez-vous à la réunion virtuelle quelques minutes avant l’heure fixée.
• Communication consciente : Veillez à une articulation claire, un ton convivial et à être direct.
• Questions sur les procédures techniques : En cas d’incertitude, interrogez sur le format souhaité, le déroulement ou les particularités du processus à distance.
• Faire preuve d’initiative : Des messages courts ou des courriels de remerciement et de suivi après l’entretien peuvent renforcer l’impression positive.

Gérer les perturbations

• Garder son calme en cas de problèmes techniques : En cas de coupures de connexion ou de perturbations, gardez votre calme, communiquez ouvertement et cherchez des solutions rapides. Franchise et flexibilité sont généralement appréciées.

Foire aux questions (FAQ)

Quelles différences entre une candidature à distance et une candidature classique ? La principale différence réside dans la réalisation de toutes les phases de candidature sans contrainte de lieu, ainsi que dans l’utilisation accrue des outils de communication numérique.Dois-je m’attendre à un déroulement différent par rapport aux procédures en présentiel ? Les exigences de fond restent généralement identiques, mais le processus peut inclure ou remplacer des entretiens numériques, des évaluations en ligne et de la correspondance électronique.Quelle importance accordée aux compétences techniques dans la candidature à distance ? Des compétences numériques de base sont indispensables. Cela inclut la gestion des courriels, des outils de visioconférence et la création/expédition de documents numériques.Comment laisser une bonne impression malgré la distance ? Une préparation minutieuse, la fiabilité et une communication authentique sont des atouts. Même pour une rencontre numérique, la personnalité et l’attitude jouent un rôle primordial.Quels canaux les cabinets utilisent-ils pour les candidatures à distance ? Les portails de candidature, e-mail et des logiciels spécialisés sont typiques. Les entretiens se déroulent souvent par visioconférence (ex. : Microsoft Teams, Zoom, Webex).Comment gérer les incertitudes techniques ? Des tests préalables, une connexion internet fiable et la préparation d’un plan alternatif (comme un numéro de téléphone) peuvent aider à réduire les incertitudes et à réagir avec souplesse.

Cet article propose une vue d’ensemble structurée sur la candidature à distance et accompagne les candidat·e·s dans la réussite de leur parcours numérique auprès des cabinets.

Questions fréquemment posées

Quelles obligations légales doivent être respectées lors des procédures de candidature à distance ?

La mise en œuvre d’une procédure de candidature à distance est soumise à diverses exigences juridiques, notamment en matière de protection des données, d’égalité de traitement et de droit du travail. L’employeur doit garantir que toutes les données à caractère personnel sont traitées conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela inclut d’informer préalablement les candidats de façon transparente sur le traitement de leurs données et d’obtenir leur consentement, sauf fondement légal tel que l’article 26 de la BDSG. En outre, aucune discrimination au sens de la Loi générale sur l’égalité de traitement (AGG) ne doit avoir lieu lors de la sélection, que ce soit en raison du sexe, de l’âge, de l’origine, de la religion ou d’un handicap. Pour la procédure en ligne, l’obligation de documentation s’applique pour garantir la traçabilité des décisions. La procédure doit aussi être conçue pour éviter tout obstacle technique induisant une discrimination ou un désavantage injustifié, par exemple dans le choix des logiciels. Enfin, les délais de conservation selon § 15 al. 4 AGG et § 61b al. 1 ArbGG doivent être respectés en cas de recours pour discrimination.

Les entretiens d’embauche par visioconférence peuvent-ils être enregistrés ?

L’enregistrement d’un entretien d’embauche par visioconférence n’est légal que sous conditions strictes. Toute forme d’enregistrement sonore ou vidéo nécessite en principe le consentement exprès, volontaire et informé du candidat selon l’article 6, al. 1, lit. a RGPD. Le consentement doit être recueilli avant le début de l’enregistrement, de façon claire, explicite et transparente. Il doit mentionner les finalités, la durée de conservation et les personnes ayant accès à l’enregistrement. Sans ce consentement, l’enregistrement serait en règle générale une violation du droit à la protection des données et pourrait entraîner des conséquences pénales selon le § 201 StGB (violation du secret des paroles). Le consentement doit pouvoir être prouvé et doit être révocable à tout moment par le candidat. Si l’enregistrement concerne une décision d’embauche, l’interdiction de discrimination de l’AGG doit également être respectée.

Quelles sont les obligations de protection des données particulières pour l’entreprise lors des candidatures à distance ?

Dans le cadre d’un processus de candidature à distance, toutes les obligations du RGPD et de la BDSG s’appliquent, notamment la transparence et la limitation des données. L’entreprise doit fournir une déclaration de confidentialité complète au candidat, informant des données recueillies, des finalités, de la durée de conservation et des personnes impliquées dans le traitement. Les systèmes techniques, comme les outils de visioconférence ou de gestion des candidatures, doivent être configurés en conformité avec la protection des données, c’est-à-dire que des services situés dans l’UE doivent être privilégiés ou des contrats de sous-traitance conformes doivent être conclus (article 28 RGPD). Les accès et politiques de suppression des dossiers doivent être clairement définis. Toute transmission à des tiers nécessite le consentement, sauf base légale. Conservation et effacement doivent avoir lieu dans les délais légaux, surtout en cas de non-embauche.

Quelles implications en droit du travail en cas de choix d’outils à distance pour le processus de recrutement ?

Le choix des outils à distance pour les procédures de recrutement implique aussi des obligations en droit du travail. Il faut respecter les droits de la personnalité et la protection des données des candidats. Ces outils ne doivent pas permettre la collecte ou le traitement non autorisé de données personnelles sensibles. L’utilisation d’outils collectant des données biométriques, des services de localisation ou des analyses d’arrière-plan doit être soigneusement examinée, voire évitée. L’accessibilité et la non-discrimination doivent également être assurées : aucun candidat ne doit être désavantagé faute d’accès à un logiciel ou en raison d’un handicap. Enfin, selon le § 87, al. 1, n° 6 BetrVG, les comités d’entreprise peuvent avoir un droit de codécision lors de l’introduction de nouveaux outils impliquant le traitement de données à caractère personnel.

Quelles sont les conséquences d’une discrimination lors d’une procédure de candidature à distance ?

Une discrimination lors d’une procédure de candidature à distance, par exemple en raison de prérequis techniques, d’un manque d’accessibilité ou de caractéristiques personnelles, peut entraîner des conséquences légales importantes. S’il y a discrimination au sens de l’AGG, les candidats peuvent réclamer réparation et dommages-intérêts (§ 15 AGG). Prouver la discrimination en contexte numérique est souvent complexe, mais l’employeur doit documenter et rendre transparent son processus de sélection et de communication pour se dédouaner. S’il ne le fait pas, le risque de condamnation et d’atteinte à la réputation augmente. Il faut aussi éviter toute discrimination indirecte, par exemple en imposant un logiciel particulier.

Combien de temps les dossiers issus de procédures à distance peuvent-ils être conservés ?

Les dossiers de candidature ne peuvent être conservés que le temps nécessaire au traitement de la candidature. En cas de refus, ils doivent en principe être supprimés, sauf accord exprès du candidat pour une conservation plus longue (par exemple, dans un vivier de talents). Il est recommandé, concernant d’éventuelles réclamations au titre de l’AGG, de les conserver au moins six mois après la clôture du processus de recrutement. Ce délai correspond au délai de recours selon le § 21, al. 5 AGG. Au terme de ce délai, les données doivent être supprimées conformément à la législation sur la protection des données. Si l’entreprise souhaite les conserver au-delà, un consentement spécifique est requis.

Existe-t-il des obligations d’information spécifiques vis-à-vis des candidats dans le cadre des candidatures à distance ?

Oui, selon l’article 13 RGPD, l’entreprise doit fournir aux candidats toutes les informations nécessaires dès la collecte de leurs données. Cela comprend notamment l’identité du responsable du traitement et du délégué à la protection des données, les finalités, les bases juridiques, les destinataires, la durée de conservation et les droits des candidats (accès, rectification, suppression, limitation, opposition, réclamation auprès de l’autorité de contrôle). Cette obligation d’information s’applique quel que soit le mode de candidature (à distance ou sur place). Les manquements peuvent entraîner des amendes (article 83 RGPD).

Est-il nécessaire de prévoir une possibilité de candidature anonyme pour les candidatures à distance ?

Il n’existe actuellement aucune obligation légale d’offrir la possibilité de candidatures anonymes. Toutefois, les entreprises peuvent volontairement recourir à ce type de procédure pour réduire les risques de discrimination et promouvoir les objectifs de diversité. La mise en place de tels processus peut cependant concerner les droits de codécision du comité d’entreprise et exige une organisation technique minutieuse, notamment pour assurer la séparation sécurisée entre les données d’identité et les données de candidature, ainsi que l’attribution ultérieure lors de la rédaction du contrat.