Asana

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Définition et objectif du terme Asana

Asana est un logiciel basé sur le cloud dédié à la gestion de projets et de tâches. Il sert à structurer les processus de travail et la communication au sein des équipes, tout en assurant une plus grande transparence. Initialement développé pour répondre au besoin de collaboration efficace au sein des entreprises, Asana est aujourd’hui utilisé dans de nombreux secteurs, y compris dans les cabinets d’avocats. Le but d’Asana est d’organiser avec clarté la planification, la délégation et le suivi des tâches afin de soutenir l’efficacité et l’atteinte des objectifs des équipes.

Rôle dans l’organisation du travail au sein des cabinets d’avocats

Champs d’application typiques

Dans les cabinets d’avocats, Asana est utilisé pour coordonner les processus de travail, surveiller les échéances et structurer de manière claire le traitement des dossiers. La plateforme sert notamment à la gestion des processus suivants :

• Gestion des mandats : Les tâches relatives à un dossier de mandat sont créées sous forme de lots de travail distincts et attribuées aux membres de l’équipe.
• Surveillance des délais : Les délais légaux ou internes peuvent être créés et surveillés dans Asana sous forme d’échéances.
• Planification des rendez-vous : Les réunions, audiences ou revues internes sont coordonnées et des rappels sont générés automatiquement.
• Documentation des processus : Les avancements, notes et documents pertinents peuvent être joints directement à la tâche correspondante.
• Coordination de l’équipe : La coordination au sein de l’équipe est facilitée grâce à des listes de tâches partagées et des fils de commentaires.

Fonctionnalités et méthodes

Asana propose divers outils d’organisation :

• Projets : Des ensembles hiérarchiques qui servent de conteneurs pour des tâches liées.
• Tâches et sous-tâches : Des étapes de travail individuelles pouvant être enrichies avec des dates d’échéance, des responsables, des pièces jointes et des commentaires.
• Vue calendrier : Visualise les tâches et les rendez-vous sur la durée.
• Rapports d’état : Permettent d’afficher de façon transparente l’avancement des projets.
• Notifications : Informent les parties concernées des nouvelles attributions ou modifications.

Conditions cadres et normes

Prérequis techniques

• Plateforme basée sur le web : L’utilisation d’Asana nécessite un appareil doté d’un accès à Internet. La plateforme est accessible via navigateur ou application mobile.
• Comptes utilisateur : Chaque membre de l’équipe a besoin d’un compte utilisateur personnel, géré de manière centralisée.
• Protection des données : Les données sont généralement hébergées sur les serveurs du fournisseur. Il est nécessaire de respecter les dispositions en matière de protection des données et les règles internes de conformité.

Processus organisationnels

L’utilisation d’Asana nécessite des règles claires pour l’attribution des tâches, les obligations de documentation et les droits d’accès. En général, des projets ou des tâches sont attribués à certaines équipes. Les rôles et autorisations déterminent quelles personnes peuvent consulter ou modifier quels projets.

Impacts sur la collaboration, l’efficacité et la communication

L’utilisation structurée d’Asana améliore particulièrement la transparence et la traçabilité dans le travail en équipe. Les états d’avancement sont consultables à tout moment, les responsabilités clairement définies et les informations centralisées. Cela favorise l’exécution autonome et ponctuelle des tâches à réaliser, ainsi qu’une coordination rapide sans échanges d’e-mails interminables.

La plateforme favorise également la collaboration asynchrone : les membres de l’équipe peuvent traiter leurs tâches, donner des retours liés au statut et formuler des retours, même s’ils ne travaillent pas simultanément dans le système.

Opportunités et défis dans la pratique

Opportunités

• Répartition transparente du travail : Tous les membres de l’équipe ont en permanence accès aux tâches et échéances en cours.
• Amélioration de la traçabilité : Les modifications et commentaires sont documentés de façon centralisée.
• Processus plus efficaces : Les processus récurrents peuvent être enregistrés comme modèles, les tâches routinières automatisées.
• Communication améliorée : Les commentaires et pièces jointes liés aux tâches réduisent le besoin d’échanges interservices hors plateforme.

Défis

• Temps d’adaptation : Les nouveaux utilisateurs ont besoin d’une formation pour utiliser efficacement les fonctionnalités.
• Acceptation dans l’équipe : Le succès dépend largement d’une utilisation cohérente par tous les membres.
• Protection des données et confidentialité : Selon le cas, des mesures particulières sont requises pour protéger les informations sensibles.
• Surcharge d’informations : Sans structures clairement définies, le nombre de tâches et de notifications peut rapidement devenir difficile à gérer.

Exemples pratiques d’utilisation au quotidien dans les cabinets

Exemple 1 : Contrôle des délais transversaux aux mandats

Toutes les échéances des mandats en cours sont enregistrées comme tâches avec des dates d’échéance dans Asana. Les responsabilités sont attribuées, les rappels envoyés automatiquement. Les tâches à échéance sont vérifiées collectivement chaque jour lors d’une réunion d’équipe.

Exemple 2 : Dossier de mandat digitalisé

Un projet spécifique est créé pour chaque mandat. Toutes les tâches, rendez-vous et documents afférents y sont regroupés. Les nouvelles entrées, comme la réception d’actes de procédure, sont créées en tant que tâches avec des indications et attribuées directement au membre responsable de l’équipe.

Exemple 3 : Intégration de nouveaux membres de l’équipe

Un projet d’onboarding comprend toutes les étapes nécessaires pour l’intégration des nouveaux membres de l’équipe, telles que la création d’accès, la présentation des procédures internes ou la transmission de documents importants. Les progrès sont documentés dans Asana et clôturés de façon coordonnée.

Questions fréquemment posées

Combien de temps faut-il pour apprendre à utiliser Asana ?

Les fonctions de base sont généralement apprises en quelques heures. Pour une utilisation approfondie, une introduction ciblée, par exemple lors d’un atelier, est recommandée.

Quels sont les avantages d’Asana par rapport à la coordination par e-mails ?

Asana permet un stockage structuré et centralisé des informations, une répartition claire des tâches et des rappels automatisés, réduisant ainsi considérablement les risques de perte d’informations ou de tâches non repérées.

L’ensemble de l’équipe doit-il utiliser Asana ?

Pour un flux de travail optimal, il est conseillé d’intégrer tous les membres de l’équipe dans le système. Les personnes individuelles ne doivent pas travailler hors de la plateforme afin d’éviter doublons et malentendus.

Comment garantir la protection des données confidentielles ?

Les droits d’accès dans Asana peuvent être gérés selon les projets et les utilisateurs. Il convient également de respecter les politiques internes et les mesures de sécurité afin d’empêcher tout accès non autorisé.

Peut-on combiner Asana avec d’autres systèmes du cabinet ?

De nombreuses intégrations sont disponibles, permettant par exemple de relier des agendas ou des systèmes de gestion documentaire. L’intégration concrète dépend des systèmes utilisés et des besoins individuels.

Questions fréquemment posées

Quelles exigences légales en matière de protection des données doivent être respectées lors de l’utilisation d’Asana ?

Lors de l’utilisation d’Asana comme logiciel de gestion de projet dans le cloud, il est essentiel pour les entreprises de respecter notamment les exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD), dans la mesure où des données à caractère personnel de citoyens européens sont traitées. Cela inclut la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données conformément à l’art. 35 RGPD, si l’outil présente un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. Un contrat de sous-traitance (CSA) doit être conclu avec Asana selon l’art. 28 RGPD, en vérifiant si Asana agit en tant que sous-traitant ou responsable conjoint du traitement. Les droits des personnes concernées doivent également être garantis, notamment le droit d’accès, le droit à l’effacement et le droit à la portabilité des données. Étant donné qu’Asana exploite également ses serveurs dans des pays tiers (comme les États-Unis), il faut garantir le transfert conforme aux règles de protection des données des données à caractère personnel vers des pays tiers, par exemple via les clauses contractuelles types de l’UE et des mesures techniques et organisationnelles complémentaires.

Quels risques de responsabilité existent lors de l’utilisation d’Asana en entreprise ?

Lors de l’utilisation d’Asana, les entreprises sont en principe responsables du traitement licite des données stockées et traitées dans Asana. En cas de configuration incorrecte, de contrôles d’accès insuffisants ou d’une formation insuffisante des collaborateurs entraînant des violations de la protection des données, des amendes peuvent être infligées par les autorités de protection des données conformément à l’art. 83 RGPD ainsi que des demandes d’indemnisation des personnes concernées en vertu de l’art. 82 RGPD. Il existe également un risque de responsabilité envers les clients, partenaires et collaborateurs, si l’utilisation d’Asana entraîne par exemple une perte de données ou une divulgation non autorisée d’informations confidentielles. Les entreprises doivent en outre vérifier si leur assurance responsabilité civile professionnelle couvre les violations de la protection des données résultant de l’utilisation d’applications cloud.

Quels droits de participation du comité d’entreprise doivent être pris en compte lors de l’introduction d’Asana ?

L’introduction et l’exploitation d’Asana dans les entreprises allemandes dotées d’un comité d’entreprise sont en principe soumises à la codétermination selon le § 87 al. 1 n° 6 BetrVG (Loi sur la constitution des entreprises), car le logiciel peut permettre le contrôle du comportement ou de la performance des salariés. En règle générale, une convention d’entreprise fixe l’utilisation possible d’Asana, les droits d’utilisation des salariés ainsi que l’accès aux données personnelles de performance ou comportementales. Il est recommandé d’impliquer le comité d’entreprise dès le processus de sélection pour éviter de futurs litiges et remplir les exigences de la protection des données et la protection des données des salariés (§ 26 BDSG).

Comment évaluer juridiquement les accès externes et les fonctions de partage dans Asana ?

Asana permet une collaboration simple avec des partenaires ou clients externes, en les invitant à participer à des projets ou en partageant des fichiers et tâches avec eux. Juridiquement, il convient de garantir qu’à chaque transmission ou consultation de données personnelles ou confidentielles de l’entreprise, une base légale existe conformément à l’art. 6 RGPD. De plus, si par l’invitation des prestataires externes ceux-ci accèdent aux données, des accords de sous-traitance appropriés doivent être conclus. Il est également nécessaire d’informer les destinataires des données des obligations de protection des données et éventuellement de confidentialité. Il est conseillé de documenter tous les accès et de vérifier régulièrement les contenus partagés.

Quelles obligations de conservation et de suppression s’appliquent aux données dans Asana ?

Les données traitées avec Asana sont soumises aux délais légaux de conservation, notamment selon le Code de commerce allemand (HGB) ou le Code fiscal (AO) pour les documents fiscaux ou commerciaux. Après expiration de ces délais, il existe une obligation de suppression conforme à la protection des données selon l’art. 17 RGPD. Asana propose différentes fonctions de suppression et d’archivage des données. Toutefois, il incombe aux entreprises de vérifier, avant toute suppression, si des obligations légales de conservation s’y opposent. Une documentation détaillée des processus de suppression est recommandée à des fins d’audit. Les responsabilités et processus de mise en œuvre devraient être fixés dans une directive interne.

Comment les entreprises peuvent-elles garantir la sécurité de l’information lors de l’utilisation d’Asana ?

Les entreprises sont tenues de garantir la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles (MTO) conformément à l’art. 32 RGPD lorsque des données à caractère personnel sont traitées dans Asana. Cela inclut la garantie de la protection de l’accès via des mots de passe forts et éventuellement une authentification à deux facteurs, le chiffrement des transmissions de données ainsi que des règles pour la gestion des droits d’accès et des autorisations. Il convient aussi de s’assurer que toutes les mises à jour logicielles sont appliquées rapidement et que les salariés soient régulièrement formés à la protection des données et à la sécurité de l’information. Il faut également vérifier si Asana dispose de certifications comme ISO 27001 et comment les incidents de sécurité (violations de données) sont signalés et traités. Un concept de sécurité de l’information comprenant explicitement le logiciel cloud déployé comme Asana est recommandé.