Acquisition de mandats
Définition et classification
L’acquisition de mandats désigne l’ensemble des activités visant à attirer de nouveaux clients (mandants ou mandantes) pour un cabinet et à maintenir ou développer les relations existantes. Dans le contexte des cabinets, l’acquisition de mandats fait souvent référence à l’approche ciblée de clients potentiels ainsi qu’aux mesures de présentation du cabinet et de ses prestations. Il s’agit d’un processus continu, constituant un volet important de l’activité entrepreneuriale au quotidien des professionnels du droit.
L’acquisition de mandats ne doit pas être confondue avec le simple traitement d’un mandat, mais se réfère explicitement à la phase qui précède l’acceptation effective d’une mission.
Importance et domaines d’application typiques dans le quotidien d’un cabinet
Au quotidien, l’acquisition de mandats occupe une place centrale dans la vie d’un cabinet. Elle constitue la base du succès économique, car seule l’acquisition et la fidélisation continues de clients permettent une croissance durable et une optimisation du taux d’occupation du cabinet.
Les domaines d’application typiques de l’acquisition de mandats sont : Premiers contacts avec de potentiels clients: Entretiens en face à face, appels téléphoniques ou communications écrites lors desquelles les prestations du cabinet sont présentées. Entretien des relations existantes: Contact régulier et information des clients actuels sur les tendances, évolutions ou prestations réalisées. Développement de réseaux et de relations: Participation à des événements professionnels, salons ou autres, pour établir et approfondir des contacts. Visibilité numérique: Présence sur des sites Internet, réseaux sociaux ou au travers d’actions de marketing en ligne augmentant la portée du cabinet.
Processus, procédures et méthodes d’acquisition de mandats
L’acquisition de mandats comprend différents processus et méthodes, pouvant être combinés entre eux. Parmi les étapes courantes figurent :
Identification des groupes cibles
Au début des activités d’acquisition figure l’identification systématique des groupes cibles. Il s’agit ici de déterminer quels groupes de personnes ou quelles entreprises pourraient devenir des clients. Le choix s’oriente selon les thématiques principales du cabinet et ses objectifs stratégiques.
Approche et prise de contact
La première prise de contact peut se faire de différentes façons, par exemple par appel téléphonique (« cold calls »), recommandations personnelles, événements de réseautage ou l’envoi de documents d’information par courrier postal ou électronique.
Présentation de l’offre de services
Ensuite, les collaborateurs du cabinet présentent le portefeuille de prestations et répondent aux premières questions individuelles. Le dialogue doit viser à cerner les besoins des clients potentiels et à proposer des solutions adaptées.
Élaboration de l’offre et conclusion
En cas d’intérêt réciproque, une offre concrète est élaborée. Après concertation et, le cas échéant, négociation des conditions, la mission est confiée par le client.
Suivi et gestion de la relation
Au-delà de la signature du mandat, la gestion de la relation est essentielle : par un entretien régulier, la transmission d’informations ou des entretiens de retour d’expérience, le lien avec le client est renforcé et le potentiel de missions ultérieures augmenté.
Cadre et standards
L’acquisition de mandats est soumise à divers cadres organisationnels, techniques et éthiques qui influencent le quotidien des cabinets.
Directives organisationnelles
Les cabinets adoptent des stratégies individuelles et des plans d’action pour l’acquisition. Les tâches telles que prospection, gestion des mandats et administration sont souvent clairement délimitées. Des objectifs et des contrôles de réussite servent à piloter et optimiser les activités d’acquisition.
Outils techniques
Plusieurs outils techniques se sont imposés pour soutenir l’acquisition de mandats : Systèmes de gestion de la relation client (CRM) : Ces bases de données facilitent l’enregistrement des contacts, la documentation des interactions et la planification d’actions de communication ciblées. Logiciels de marketing par e-mail : Pour l’envoi de newsletters ou d’informations sur des événements. Outils de calendrier et de planification numériques : Facilitent l’organisation de réunions et de tâches.
Pratiques courantes
Dans le secteur, il est d’usage d’accorder une attention particulière à la discrétion et à l’intégrité dans l’acquisition de mandats. Les actions de communication sont conçues pour répondre aux besoins des clients potentiels et ne pas enfreindre les réglementations juridiques en vigueur, telles que le droit de la publicité et la protection des données.
Lien pratique : acquisition de mandats au quotidien d’un cabinet
Dans le quotidien d’un cabinet, acquisition et gestion des mandats sont étroitement liées. Les collaborateurs effectuent, par exemple, les tâches suivantes : Recherche et veille : Identification de clients potentiels par l’étude de portails sectoriels ou de communiqués de presse. Travail de réseau : Participation à des événements ou à des rencontres organisées avec des partenaires commerciaux. Réalisation de supports d’information et de présentation : Préparation de présentations utilisées lors des premiers contacts. Gestion des mandats existants : Organisation d’entretiens de retour ou de rendez-vous de suivi. Travail en équipe : Planification conjointe des actions d’acquisition au sein de l’équipe afin de tirer parti des synergies.
Pour les jeunes professionnels, l’acquisition de mandats offre la possibilité d’exercer des responsabilités, de développer les compétences en communication et de contribuer au succès économique du cabinet.
Opportunités et défis
L’acquisition de mandats comporte à la fois des opportunités et des défis :
Opportunités
Développement propre de carrière : L’implication précoce dans les processus d’acquisition favorise le développement des aptitudes à la prise de contact et à la communication. Renforcement de la fidélisation : Les contacts directs avec les clients améliorent la compréhension de leurs attentes et besoins. Réseau professionnel personnel : Une activité d’acquisition régulière conduit à un réseau professionnel en constante expansion.
Défis
Gestion du temps : La conciliation entre travail sur mandat et prospection exige une bonne organisation. Rejet et concurrence : Toute prise de contact n’aboutit pas, les échecs sont normaux et font partie du processus d’apprentissage. Contraintes réglementaires : Il convient de respecter les exigences légales dans l’interaction avec les clients potentiels et existants.
* Confidentialité : La discrétion doit toujours être respectée dans la communication.
Questions fréquemment posées
Que signifie acquisition de mandats ?
L’acquisition de mandats regroupe toutes les mesures par lesquelles un cabinet gagne activement de nouveaux clients ou entretient des relations existantes dans le but de garantir de futures missions.
Quelles méthodes d’acquisition de mandats existent ?
Parmi les méthodes figurent les entretiens en personne, la prise de contact téléphonique, les événements de réseautage, le marketing en ligne ainsi que l’envoi de supports d’information.
Qui, au sein du cabinet, est responsable de l’acquisition de mandats ?
En règle générale, plusieurs collaborateurs – quel que soit leur niveau de carrière – participent à l’acquisition. La démarche est souvent coordonnée en équipe.
L’acquisition de mandats est-elle aussi importante pour les débutants ?
Oui, car elle aide à développer des compétences clés dans la relation client et à apporter une contribution durable à la réussite du cabinet.
Quel rôle joue la protection des données dans l’acquisition de mandats ?
La protection des données doit être particulièrement respectée. Seules les données nécessaires à la création et à la gestion des mandats, et autorisées par la loi, peuvent être traitées ou conservées.
Quels défis doit-on connaître ?
La gestion du temps, le traitement des refus et le respect des standards juridiques et éthiques sont les principaux défis de l’acquisition de mandats.
Cet article offre aux jeunes professionnels et candidats un aperçu structuré de l’acquisition de mandats ainsi que des exigences et opportunités qui y sont liées dans le quotidien d’un cabinet.
Questions fréquemment posées
Quelles limites légales existent pour l’acquisition de mandats par les Rechtsanwalt ?
L’acquisition de mandats par les Rechtsanwalt est soumise en Allemagne à des dispositions strictes, notamment celles de la Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) et des règles professionnelles pour Rechtsanwalt (BORA). Sont notamment interdites, en vertu de l’art. 43b BRAO, les mesures publicitaires agressives et les prises de contact directes non sollicitées avec des clients potentiels, dès lors qu’elles sont réalisées de manière déplacée ou importune. Les Rechtsanwalt ne sont pas autorisés à obtenir des mandats par la promesse de succès ou l’octroi d’avantages illicites. Seule une information sobre et professionnelle est admise. Le respect des règles en matière de protection des données, en particulier selon le RGPD et la BDSG, est également impératif, surtout lors du traitement de données personnelles de clients potentiels.
Les Rechtsanwalt peuvent-ils démarcher des clients par téléphone ?
Le démarchage téléphonique – cold calls pour l’acquisition de mandats – est en principe interdit aux Rechtsanwalt et est considéré comme une sollicitation directe illicite enfreignant l’art. 43b BRAO ainsi que l’art. 6 BORA. Une prise de contact téléphonique n’est toutefois autorisée que si le client potentiel y a préalablement consenti (opt-in) ou si une relation de mandat concrète existe déjà et que la prospection concerne l’extension de cette mission. Sans un tel consentement explicite, un appel téléphonique peut également constituer une infraction à l’art. 7 UWG (loi contre la concurrence déloyale) et aux dispositions de protection des données, entraînant des amendes et des conséquences disciplinaires.
Comment l’envoi d’e-mails publicitaires est-il encadré ?
L’envoi d’e-mails publicitaires pour l’acquisition de mandats n’est autorisé aux Rechtsanwalt que dans des conditions très strictes. L’envoi de publicités non sollicitées par voie électronique est interdit par l’art. 7 al. 2 n°3 UWG. Une exception existe uniquement si le destinataire a donné son consentement explicite et éclairé (« double opt-in »). Sans ce consentement, l’envoi est susceptible de mise en demeure et constitue une violation de l’UWG et du RGPD. Le contenu des e-mails doit être factuel, informatif et professionnel ; la publicité sensationnaliste ou comparative doit être évitée.
Quelles obligations d’information existent lors de l’acquisition de mandats ?
Dans le cadre de l’acquisition de mandats, les Rechtsanwalt sont tenus de remplir toutes les obligations d’information professionnelles. Il s’agit notamment d’indiquer la chambre des Rechtsanwalt compétente, le titre professionnel ainsi que les principales règles professionnelles applicables. Dans les échanges électroniques ou écrits, il convient de respecter et de fournir les mentions légales conformes à l’art. 5 TMG et la déclaration de protection des données conformément à l’art. 13 RGPD. Le destinataire doit pouvoir facilement identifier de la part de qui et pour quel compte le contact a lieu.
Dans quelle mesure les recommandations de tiers sont-elles autorisées ?
Les recommandations par des tiers (clients, collègues ou partenaires commerciaux) ne constituent pas une acquisition de mandats interdite au sens professionnel, à condition qu’aucun honoraire de recommandation ne soit versé ni qu’aucun autre avantage pécuniaire ne soit accordé. Ce dernier point est interdit par l’art. 49b al. 3 BRAO, car toute participation de tiers aux honoraires d’avocat est prohibée. Le marketing par recommandation n’est donc autorisé que dans la mesure où il s’agit d’une recommandation libre et non influencée, sans échange d’avantages financiers ou autres entre l’avocat et le recommandant.
Quel rôle jouent les réseaux sociaux pour l’acquisition de mandats sous l’angle juridique ?
Les plateformes de réseaux sociaux constituent pour les avocats un moyen autorisé de promouvoir leurs offres, à condition de respecter les exigences de sobriété, de déontologie et de séparation entre sphère professionnelle et privée. Les publications ne doivent comporter aucune déclaration trompeuse ni laisser entendre qu’un mandat est garanti. La publicité sur les réseaux sociaux est par ailleurs soumise aux règles professionnelles et à la législation sur la protection des données, notamment lors de sollicitations ciblées (par ex. par message direct) ou du recours à des plateformes publicitaires utilisant le ciblage sur données personnelles.
Existe-t-il des particularités pour l’acquisition de mandats dans un contexte transfrontalier ?
Oui, pour l’acquisition de mandats à l’échelle transfrontalière, s’appliquent en plus de la réglementation nationale, les règles des organisations internationales ou européennes d’avocats, par exemple celles du CCBE (Conseil des Barreaux Européens). Les interdictions de publicité à l’étranger et les lois nationales sur la protection des données doivent être respectées. Il faut toujours vérifier si, dans le pays du destinataire, il existe des restrictions ou obligations particulières allant au-delà du droit allemand. La publicité transfrontalière soulève également des questions spécifiques liées à la protection des données, en particulier pour les transferts hors UE, nécessitant des bases juridiques additionnelles.