Control de conflictos
Definición y clasificación
Un control de conflictos es un procedimiento interno de un despacho para verificar si existen conflictos de intereses al aceptar o tramitar un encargo. El objetivo principal es determinar si mandatos previos o actuales, relaciones con clientes u otras circunstancias podrían influir en la representación independiente y conforme al deber de un nuevo asunto. El control de conflictos es una parte esencial de la aceptación de mandatos y un pilar fundamental para la integridad y la confianza en el trabajo del despacho. Sirve tanto para proteger los intereses de los clientes como para cumplir con los requisitos legales y profesionales.
Importancia y ámbitos de aplicación típicos en la rutina del despacho
En la vida cotidiana de los despachos, el control de conflictos es un paso integral antes de asumir un nuevo mandato. Ayuda a garantizar que no existan intereses contrapuestos que puedan afectar el cumplimiento de los deberes en el encargo. Entre los campos de aplicación más comunes se encuentra la revisión de mandatos para nuevos clientes, así como para consultas de clientes existentes sobre nuevos asuntos. También se realiza el control de conflictos cuando cambia la composición del equipo o se involucran terceros en el mandato.
Procesos, procedimientos y métodos
Procedimiento del control de conflictos
El control de conflictos se lleva a cabo en varios pasos:
- Recopilación de la información necesaria: Al principio se recopilan todos los datos relevantes relativos a la solicitud del encargo, a las personas y empresas implicadas, así como a los mandatos anteriores y en curso.
- Comparación con los datos de los mandatos existentes: A continuación, se comparan estos datos con la base de datos de mandatos del despacho. Esto incluye mandatos anteriores y actuales, personas implicadas, empresas involucradas y otras relaciones.
- Evaluación de los resultados: En caso de coincidencias o indicios de un posible conflicto de intereses, se realiza una revisión minuciosa para determinar si existe una colisión de intereses y en qué medida podría afectar el trabajo en el encargo.
- Documentación y decisión: El resultado del control de conflictos se documenta. En caso de existir un conflicto real, se decide si el mandato debe ser rechazado o si, bajo determinadas condiciones (por ejemplo, consentimiento o restricción de información), puede ser aceptado.
Métodos del control de conflictos
Para el control de conflictos se emplean diferentes métodos:
- Búsqueda manual en expedientes de mandatos y bases de datos,
- Uso de soluciones de software especializadas para la revisión automatizada,
- Consultas dentro del equipo o del despacho para revelar conexiones hasta entonces desconocidas,
- Formaciones regulares para sensibilizar al personal sobre escenarios relevantes.
Condiciones marco y estándares
Los despachos se orientan, al realizar controles de conflictos, según las disposiciones legales, normas profesionales y directrices internas. En Alemania son especialmente relevantes las disposiciones sobre la confidencialidad y la evitación de conflictos de intereses. La organización de un procedimiento de control de conflictos puede variar en función del tamaño del despacho y las áreas de trabajo.
Los despachos modernos apuestan cada vez más por expedientes electrónicos y herramientas digitales de revisión de conflictos, que permiten una comparación rápida y fiable. Los procesos están claramente definidos y, por lo general, forman parte obligatoria de la gestión interna de calidad. En especial en despachos de mayor tamaño, es habitual el apoyo de departamentos centrales o coordinadores/as específicos.
Práctica: gestión del control de conflictos en el día a día
Para el personal y quienes inician su carrera, el control de conflictos es un paso de trabajo recurrente. Ya en el primer contacto con posibles clientes se consulta qué personas o empresas están involucradas. A continuación, se realiza la comprobación conforme a las directrices del despacho. En caso de dudas, muchos despachos cuentan con una persona de referencia central, que ayuda a la evaluación de posibles conflictos. La sensibilidad ante posibles conflictos de intereses se fomenta mediante formaciones y talleres internos.
En la rutina diaria del despacho, el control de conflictos implica gestionar los datos de los asuntos de forma consciente y realizar y documentar cuidadosamente el examen antes de cada aceptación o modificación de un mandato. Un control de conflictos defectuoso u omitido puede provocar daños reputacionales o incluso riesgos de responsabilidad civil.
Oportunidades y retos en la práctica del despacho
Oportunidades
- Garantía de independencia: El control de conflictos ayuda a asegurar la independencia del despacho y a fortalecer la confianza de los clientes y socios comerciales.
- Evitar responsabilidades: Un control de conflictos minucioso evita casos de responsabilidad y protege de conflictos con los clientes.
- Confiabilidad: A través de procesos transparentes, los despachos refuerzan la confianza tanto interna como externa.
Retos
- Complejidad en grandes despachos: Con muchos mandatos, empleados y relaciones internacionales, aumenta el esfuerzo necesario para el control de conflictos.
- Gestión fiable de los datos: El control de conflictos depende de datos completos y actualizados sobre los mandatos. Los errores en la gestión de los datos pueden provocar lagunas.
- Presión de tiempo: La presión de tiempo en la rutina diaria puede afectar la diligencia. Aun así, se deben cumplir los estándares.
- Implementación técnica: La introducción y el funcionamiento de un software adecuado requiere formación y mantenimiento regular.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el objetivo de un control de conflictos?
El control de conflictos tiene como objetivo identificar y excluir de manera temprana posibles conflictos de intereses, para garantizar la independencia y el cumplimiento de los requisitos legales y profesionales.
¿Cuándo debe realizarse un control de conflictos?
Se debe realizar un control de conflictos antes de aceptar cada nuevo mandato, así como al modificar encargos existentes o al cambiar el personal responsable.
¿Quién es responsable del control de conflictos?
Según el tamaño y la organización interna del despacho, los equipos de abogados, el personal del despacho o los departamentos centrales llevan a cabo el control de conflictos. La autoridad de decisión suele corresponder a las personas responsables del mandato.
¿Qué sucede si se detecta un conflicto de intereses?
Si existe un conflicto de intereses, por regla general no se acepta el mandato. En ciertos casos, puede tramitarse con el consentimiento de todas las partes involucradas o bajo determinadas medidas de seguridad.
¿Qué papel juegan las herramientas digitales en el control de conflictos?
Las herramientas digitales facilitan la identificación de posibles conflictos mediante búsquedas automatizadas y una gestión estructurada de los datos. Son especialmente útiles para el examen de grandes volúmenes de datos y aumentan la eficiencia.
Este artículo ofrece una visión general, compacta y orientada a la práctica sobre el control de conflictos, y deja claro por qué este proceso es imprescindible para una rutina fluida, transparente y responsable en los despachos.
Preguntas frecuentes
¿Qué partes deben incluirse en un control de conflictos?
En principio, en el control de conflictos deben incluirse todas las personas físicas y jurídicas que puedan intervenir en un encargo concreto como parte, contraria, implicada o también como afectada indirectamente. Además de los propios clientes, también se cuentan filiales, sociedades matrices, empresas hermanas o, en su caso, los beneficiarios reales según la legislación de prevención del blanqueo de capitales. También pueden ser relevantes acuerdos entre consorcios, socios o determinados grupos de involucrados. Un control de conflictos integral tiene en cuenta también estructuras fiduciarias o de representación, especialmente si la verdadera identidad del interés económico no resulta evidente.
¿Cómo se determina el alcance del control de conflictos dentro de un despacho?
El alcance del control de conflictos depende de la organización del despacho, de la asociación con otros profesionales independientes y de posibles conexiones internacionales (por ejemplo, como parte de una red). Lo decisivo es si existe un conflicto de intereses entre diferentes clientes para los que el mismo despacho o sociedad -incluidas sus sedes dependientes e independientes, si corresponde incluso en todo el mundo- asume mandatos. Esto es particularmente relevante según el § 43a apdo. 4 BRAO y el § 3 BORA. En unidades internacionales, el control de conflictos puede ser más complejo, ya que se deben considerar tanto las normativas nacionales como extranjeras sobre la profesión y la confidencialidad.
¿Qué consecuencias legales tiene un control de conflictos realizado incorrectamente?
Un control de conflictos defectuoso puede acarrear graves consecuencias legales. Si se detecta un conflicto de intereses y aún así se acepta o prosigue un mandato, pueden derivarse, entre otros, procedimientos disciplinarios, reclamaciones civiles de indemnización por daños y perjuicios o medidas sancionadoras. En caso de siniestro, el seguro de responsabilidad profesional puede denegar la cobertura si se demuestra una infracción intencionada de las obligaciones profesionales. Además, la relación de confianza con los clientes y la opinión pública puede verse gravemente afectada.
¿Cuándo debe repetirse o actualizarse el control de conflictos?
El control de conflictos debe realizarse obligatoriamente al inicio de la relación de encargo; sin embargo, como las circunstancias pueden cambiar durante la vida del asunto -por ejemplo, por la incorporación de nuevas partes, reestructuraciones o cambios procesales-, debe revisarse periódicamente y adaptarse a la situación. También al asumir nuevos asuntos que puedan tener coincidencias con mandatos existentes debe realizarse un nuevo control de conflictos, para asegurar la protección continua de las obligaciones profesionales.
¿Durante cuánto tiempo y en qué medida deben conservarse los datos del control de conflictos?
La conservación de los datos obtenidos durante el control de conflictos debe cumplir con los requisitos profesionales y de protección de datos, especialmente según el RGPD y el § 50 BRAO. En principio, los datos deben conservarse al menos durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones profesionales y para el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones. Si no se formaliza la relación de encargo, los datos que no sean necesarios deben eliminarse de inmediato, salvo que su conservación sea necesaria para futuros controles de conflictos. Si se formaliza el mandato, se aplican los plazos de conservación previstos para los expedientes de los asuntos.
¿Qué particularidades existen en los mandatos internacionales?
En los mandatos internacionales a menudo rigen normativas distintas sobre la profesión y los estándares deontológicos, especialmente en relación con los conflictos de intereses. Debe examinarse si la normativa nacional correspondiente exige un examen más profundo o diferente. En despachos o asociaciones multidisciplinares también deben considerarse las reglas de los otros colectivos profesionales implicados (por ejemplo, asesores fiscales, auditores). En la práctica, se recomienda realizar controles de conflictos especialmente exhaustivos en asuntos transfronterizos y, en su caso, obtener informes o dictámenes externos.
¿En qué medida están protegidas por el deber de confidencialidad las informaciones obtenidas en el control de conflictos?
La información recabada en el marco del control de conflictos está sujeta al deber de secreto profesional del abogado según el § 43a apdo. 2 BRAO y, en su caso, el § 203 StGB. Esto abarca no solo los datos de los posibles clientes, sino también la información relativa a contrarios, partes interesadas y demás personas afectadas reales o potenciales. Solo se permite comunicar los datos recogidos a terceros con el consentimiento expreso de los afectados o por imperativo legal. Además, deben cumplirse los requisitos de protección de datos, especialmente en lo relativo al almacenamiento, procesamiento y eliminación de información sensible.