Slack

Slack

Definición y propósito del término Slack

Slack es una plataforma de comunicación y colaboración basada en la nube, utilizada en muchas empresas y organizaciones para simplificar y estructurar la colaboración en equipo. El término se refiere tanto al software como a los procesos asociados de comunicación digital en equipo. El objetivo de Slack es reducir la comunicación por correo electrónico y posibilitar el intercambio de información, documentos y opiniones en tiempo real y de manera organizada por temas.

Rol en la organización del trabajo de los despachos

Ámbitos de aplicación habituales

En los despachos, Slack se utiliza principalmente para la coordinación interna y la organización de los flujos de trabajo. Ámbitos de aplicación frecuentes son:

• Comunicación del equipo: Intercambio entre empleados sobre asuntos de casos en curso, cuestiones organizativas o información general.
• Gestión de proyectos: Coordinación de tareas y plazos dentro de los grupos de proyecto.
• Intercambio de información: Compartir documentos, enlaces o indicaciones en canales temáticos.
• Gestión del conocimiento: Creación de canales de acceso centralizado para instrucciones, listas de control o preguntas frecuentes.

Funciones y métodos

Slack ofrece una variedad de funciones que pueden ser relevantes para los despachos:

• Canales: Hilos de conversación temáticos (por ejemplo, organizados por caso, grupo de trabajo o tema).
• Mensajes directos: Posibilidad de intercambio confidencial entre empleados individuales.
• Compartición de archivos: Carga y compartición sencilla de documentos o presentaciones.
• Integración de herramientas: Conexión con otras aplicaciones (por ejemplo, calendario, listas de tareas, plataformas de videoconferencias).
• Función de búsqueda: Búsqueda rápida de mensajes y documentos dentro de los canales.

Condiciones marco y estándares

Requisitos técnicos

Para poder utilizar Slack, se requiere un dispositivo con acceso a internet (ordenador, tablet o smartphone) y acceso a la plataforma Slack proporcionado por el despacho. El sistema puede usarse tanto a través de un navegador web como mediante aplicaciones específicas para diferentes sistemas operativos. La transmisión de datos se realiza de forma cifrada.

Procesos organizativos

Antes de la implantación de Slack deben definirse determinados estándares y procesos:

• Denominación de los canales: Denominación clara y uniforme para garantizar la claridad.
• Políticas de uso: Definición de qué temas pueden tratarse en Slack y qué datos confidenciales solo pueden compartirse a través de sistemas seguros.
• Permisos: Gestión de quién tiene acceso a qué canales.
• Onboarding: Introducción de los nuevos miembros del equipo en el uso y las normas de comunicación.

Impacto en la colaboración, eficiencia y comunicación

El uso de Slack puede transformar de forma duradera la colaboración y comunicación interna en los despachos:

• Mayor transparencia: La información está disponible y es comprensible para los empleados autorizados en todo momento.
• Comunicación directa: Interacciones rápidas y breves tiempos de respuesta gracias a la comunicación basada en chat.
• Reducción de correos electrónicos: Muchas consultas estándar y coordinaciones se realizan directamente en Slack, lo que reduce la cantidad de correos electrónicos.
• Mejora de la eficiencia: Menos tiempo invertido en la búsqueda de información o acuerdos.

Oportunidades y desafíos en la aplicación práctica

Oportunidades

• Flexibilidad: El intercambio es posible independientemente de la ubicación y también desde dispositivos móviles.
• Estructuración de la información: Los canales permiten una organización clara por temas y proyectos.
• Procesos de trabajo integrados: Las vinculaciones con calendarios o gestión de tareas facilitan la organización diaria.

Desafíos

• Sobrecarga de información: Cuando hay un gran número de canales y mensajes puede surgir saturación o falta de claridad.
• Protección de datos: Es necesario actuar con especial precaución al tratar información sensible o confidencial. Se deben observar políticas claras de protección de datos.
• Aceptación y formación: No todos los empleados están familiarizados con las nuevas formas de comunicación digital y pueden necesitar introducción y apoyo.

Ejemplos prácticos del uso en el día a día del despacho

• Canales relacionados con mandatos: Para cada mandato se crea un canal propio en el que se recopila toda la información relevante, citas y acuerdos.
• Preguntas y respuestas: Un canal central se utiliza para recopilar y responder rápidamente las preguntas más frecuentes (por ejemplo, sobre procesos o herramientas).
• Coordinaciones del equipo: La reunión semanal del equipo se prepara y documenta en un canal propio.
• Onboarding: Los nuevos empleados reciben acceso a un canal donde se explican toda la información importante, personas de contacto y procesos.

Preguntas frecuentes

¿Qué ventajas ofrece Slack frente a la comunicación por correo electrónico?

Slack permite una comunicación estructurada y temática en tiempo real. La información es más fácil de encontrar y los procesos de coordinación son más ágiles.

¿Es Slack adecuado para el intercambio de información confidencial?

Slack proporciona mecanismos técnicos de seguridad; sin embargo, los datos especialmente confidenciales deben seguir siendo tratados conforme a las normativas de protección de datos aplicables y los documentos sensibles compartidos por vías alternativas.

¿Quién determina qué canales se crean?

Por lo general, la creación de canales corre a cargo de los líderes de equipo o se decide en consenso dentro del equipo, para asegurar que la organización se adapte a los flujos de trabajo.

¿Cómo puedo familiarizarme con Slack?

Muchos despachos ofrecen introducciones o formaciones internas para el uso de Slack. También son útiles las guías oficiales y los apartados de ayuda de la plataforma, que facilitan una rápida puesta en marcha.

Este artículo proporciona una base para comprender Slack como herramienta y forma de organización en la práctica moderna de los despachos. Slack contribuye a que la colaboración sea más eficiente, transparente y flexible, siempre que se utilice con reglas claras y procesos coordinados.

Preguntas frecuentes

¿Qué obligaciones legales de protección de datos deben observarse al utilizar Slack en las empresas?

Al utilizar Slack en el contexto empresarial, deben observarse numerosas obligaciones legales relativas a la protección de datos, especialmente en lo relativo al cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esto incluye en primer lugar la selección legal del servicio, en particular si Slack transfiere datos personales a países fuera de la UE. Dado que Slack es un proveedor estadounidense, pueden producirse transferencias a terceros países que implican requisitos legales especiales (por ejemplo, firma de cláusulas contractuales tipo, realización de una Transfer Impact Assessment). Además, es necesario informar de manera transparente a los empleados sobre el tratamiento de datos (elaboración y comunicación de políticas de privacidad), así como garantizar que solo se recojan y procesen los datos imprescindibles (minimización de datos). Deben celebrarse acuerdos contractuales de procesamiento por encargo conforme al art. 28 RGPD. Además, las empresas están obligadas a tomar medidas técnicas y organizativas (TOM) para proteger los datos y controlarlas regularmente. También debe garantizarse el respeto de los derechos de los afectados como el acceso, rectificación y supresión. Los permisos de Slack deben configurarse de la manera más restrictiva posible y controlarse los registros de acceso. Asimismo, es recomendable documentar todos los procesos en el registro de actividades de tratamiento.

¿Debe implicarse al comité de empresa y/o representación del personal antes de implantar Slack?

La utilización de Slack en una empresa puede estar sujeta a la participación del comité de empresa, en caso de que exista uno. Según el § 87 de la Ley de Organización de Empresas (BetrVG), el comité tiene derechos de codeterminación, especialmente si el uso de Slack implica la introducción de tecnologías de supervisión aptas para controlar el rendimiento y la conducta de los empleados. Como Slack registra actividades como envío de mensajes, estado de presencia y colaboraciones, existe la posibilidad de control de rendimiento y comportamiento. Por ello, el comité de empresa debe ser informado regularmente antes de la implantación e implicado en el diseño, sobre todo al definir las condiciones de uso y aspectos de protección de datos. Puede ser necesario firmar un acuerdo de empresa sobre Slack que regule el uso, acceso y supervisión. Las empresas deben documentar estos pasos para minimizar riesgos legales.

¿Pueden comunicarse datos personales sensibles de forma jurídicamente segura a través de Slack?

La transmisión de datos personales sensibles a través de Slack es jurídicamente problemática y debe evitarse en la medida de lo posible. Los datos sensibles según el art. 9 RGPD (por ejemplo, datos de salud, afiliación religiosa) están sujetos a un mayor nivel de protección. Como el procesamiento de datos por Slack suele realizarse en servidores fuera de la UE, existen mayores requisitos en materia de cifrado, restricciones de acceso y seguridad de los datos. Por defecto, Slack cifra los datos «en tránsito» y «en reposo», pero existe un riesgo residual respecto a accesos no autorizados por terceros, especialmente por parte de autoridades estadounidenses en el marco del Cloud Act. Por tanto, las empresas deben realizar un análisis de riesgos adicional y, si es necesario, prever vías alternativas y más seguras para comunicaciones especialmente protegidas. En casos especiales, se requiere el consentimiento explícito de las personas afectadas y la transmisión debe ser documentada.

¿Qué disposiciones legales rigen la conservación y eliminación de los datos almacenados en Slack?

Desde el punto de vista legal, con Slack la obligación de borrar y conservar correctamente los datos es de vital importancia. Las empresas están sujetas a plazos legales de conservación (por ejemplo, comerciales y fiscales, normalmente de 6 o 10 años). Debe garantizarse técnica y organizativamente la posibilidad de exportar y archivar correctamente los datos relevantes, y también de eliminarlos transcurrido el plazo establecido. Slack ofrece en sus versiones de pago opciones avanzadas de archivo y eliminación de datos. Las conversaciones guardadas en áreas de acceso público deben ser revisadas periódicamente y establecerse políticas de eliminación automática de mensajes (Retention Policies). Debe garantizarse que los datos personales se eliminen una vez vencido el plazo de almacenamiento o a petición, y que terceros externos (como el proveedor Slack) tampoco los retengan más allá.

¿Qué riesgos de responsabilidad existen para las empresas con el uso de Slack?

Las empresas son responsables en el sentido de la normativa de protección de datos y asumen la plena responsabilidad por el uso de Slack y eventuales infracciones de las normas de protección de datos. Los posibles riesgos de responsabilidad derivan de transferencias ilegales de datos a terceros países, falta de información a los afectados, incumplimiento de derechos de los afectados o de medidas técnicas y organizativas. Las sanciones conforme al RGPD pueden ser severas; dependen de la gravedad de la infracción y pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual mundial. Además pueden surgir demandas civiles de indemnización por parte de los afectados y daños reputacionales. Por ello, las empresas deben documentar detalladamente todas las obligaciones de protección de datos y revisar y actualizar regularmente sus prácticas de uso.

¿Se puede utilizar Slack en la comunicación con clientes o socios comerciales?

El uso empresarial de Slack con clientes o socios comerciales externos exige que en éstos también se cumplan los requisitos legales de protección de datos, en particular las obligaciones de información y, en su caso, los consentimientos necesarios. Si se tratan datos personales, debe garantizarse también por parte de los externos un uso informado basado en una base jurídica clara. Debe comprobarse si existe un tratamiento por encargo o una corresponsabilidad, lo que debería regularse contractualmente (acuerdo de corresponsables). Además, debe asegurarse en la utilización que todas las transferencias a terceros países sean conformes a la ley y que los usuarios externos puedan ejercer sus derechos de supresión y acceso. Se recomienda informar de forma transparente a clientes y socios sobre el uso de Slack y, en su caso, limitar la comunicación a contenidos no sensibles.

¿Qué requisitos se aplican a la seguridad informática en relación con Slack?

La seguridad informática en el uso de Slack está sujeta a requerimientos legales, especialmente según el Art. 32 RGPD, que obliga a las empresas a implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para la protección de los datos personales. Esto incluye, entre otras, el cifrado de los datos almacenados y transmitidos, el establecimiento de derechos de acceso restrictivos, la actualización y parcheo regular, el registro de accesos y la autenticación multifactor. Los administradores deben ofrecer regularmente formación a los usuarios y eliminar vulnerabilidades mediante auditorías periódicas. Ante la sospecha de brechas de seguridad existe la obligación de notificar inmediatamente a la autoridad de control y, si existe riesgo, informar a los afectados. Las empresas están obligadas a redactar e implementar directrices documentadas para el uso seguro de Slack.