Proceso de onboarding
El proceso de onboarding se refiere a la integración estructurada de nuevos empleados en una empresa u organización. En el contexto de un despacho, este proceso abarca todas las medidas destinadas a acompañar a los nuevos miembros del equipo desde el día de la firma del contrato hasta su plena integración en el entorno laboral. El objetivo del proceso de onboarding es permitir un inicio sin contratiempos, fomentar la motivación y hacer que la adaptación sea eficiente.
Definición y significado del proceso de onboarding
El término onboarding proviene del inglés y significa literalmente «subir a bordo». En la práctica, el proceso de onboarding comprende todos los pasos que ayudan a los nuevos empleados a orientarse en el entorno laboral y a asumir con éxito sus tareas. Esto incluye, entre otros aspectos, la bienvenida en el primer día de trabajo, la provisión de todos los medios de trabajo necesarios, la presentación al equipo, la transmisión de procedimientos organizativos y de información sobre los métodos de trabajo y valores vigentes.
La importancia del proceso de onboarding ha aumentado continuamente en los últimos años. Una integración cuidadosa no solo permite que los recién llegados asuman sus funciones más rápidamente, sino que también tiene un impacto positivo en su vinculación con la empresa y en la satisfacción en la nueva relación laboral.
Ubicación en el proceso de selección: papel y relevancia para el ingreso en un despacho
El proceso de onboarding suele comenzar tras la finalización exitosa del procedimiento de selección, con la firma del contrato de trabajo. Concluye cuando los nuevos empleados están completamente integrados en los procesos laborales y en el equipo. En un despacho, este enfoque estructurado es especialmente relevante, ya que aquí la interacción personal y una comprensión compartida de los procesos internos constituyen la base para una colaboración exitosa.
Para los candidatos, un proceso de onboarding bien diseñado significa que no solo conocerán las tareas profesionales, sino que también se integrarán socialmente en el equipo. La información sobre métodos de trabajo, formas de comunicación, tramitación de expedientes y la vida cotidiana en el despacho se transmite de manera dirigida para reducir incertidumbres y facilitar la incorporación inmediata.
Desarrollo típico del proceso de onboarding
- Preparación: Incluso antes del primer día de trabajo, a menudo se envía información, se designan personas de contacto y se aclaran detalles organizativos.
- Bienvenida e introducción: En el primer día suele realizarse una bienvenida personal. Se entregan documentos importantes y datos de acceso, se presenta al equipo y se explican los primeros procedimientos organizativos.
- Fase de adaptación: Durante un periodo determinado, los nuevos empleados reciben una integración sistemática y retroalimentación. Las reuniones periódicas fomentan la integración y resuelven preguntas abiertas.
- Cierre: El proceso de onboarding se considera concluido cuando el empleado puede desenvolverse de forma autónoma y segura en la rutina del despacho.
Requisitos y expectativas del empleador
A través del proceso de onboarding, los empleadores persiguen diversos objetivos y tienen expectativas claras respecto a los nuevos miembros del equipo:
- Participación activa: Se espera que los nuevos empleados tomen la iniciativa, se familiaricen con los procesos y pregunten en caso de dudas.
- Apertura y disposición para comunicarse: Una actitud abierta y la disposición al diálogo facilitan la incorporación y fomentan la integración en el equipo.
- Fiabilidad y puntualidad: Se espera el cumplimiento de plazos y disposiciones organizativas.
- Comprensión y aplicación de los procesos: Los nuevos miembros del equipo deben poder aplicar rápidamente los métodos de trabajo y procesos transmitidos durante el onboarding.
Un proceso de onboarding profesionalmente diseñado permite a los empleadores descubrir pronto los potenciales de desarrollo, subsanar carencias de conocimiento de forma específica y ajustar las expectativas mutuas.
Interpretaciones erróneas o malentendidos habituales
Existen algunos malentendidos e interpretaciones erróneas en relación con el término proceso de onboarding:
- Equiparación con mera adaptación: El onboarding abarca más que la simple transmisión de conocimientos o la introducción profesional. Incluye especialmente medidas de integración social y cultural.
- Limitación al primer día de trabajo: El proceso no se limita al primer día, sino que generalmente acompaña el ingreso durante varias semanas o meses.
- Responsabilidad unilateral: La integración exitosa no es solo responsabilidad del empleador. También se requiere una participación activa de los nuevos empleados.
Consejos prácticos para candidatos
Un proceso de onboarding efectivo ofrece la oportunidad de integrarse de forma rápida y segura en el nuevo entorno. Los siguientes consejos ayudan a aprovechar al máximo esta fase:
- Leer atentamente documentos e información: La información proporcionada antes del primer día de trabajo ofrece una primera visión general del despacho y sus procedimientos.
- Plantear preguntas: Las dudas deben comunicarse abiertamente. Esto demuestra interés y compromiso.
- Crear redes y establecer contactos: Las conversaciones con compañeras y compañeros facilitan la integración social.
- Solicitar activamente retroalimentación: La retroalimentación ayuda a adaptarse más rápidamente y a optimizar los métodos propios de trabajo.
- Comunicar expectativas propias: Un intercambio sobre deseos y perspectivas de desarrollo ofrece ventajas para ambas partes.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura el proceso de onboarding en un despacho?
La duración varía según el despacho y el puesto. Por lo general, el periodo está entre cuatro semanas y seis meses, dependiendo de los requisitos individuales y el área de trabajo.
¿Soy ya miembro de pleno derecho del equipo durante el proceso de onboarding?
Sí, los nuevos empleados forman parte del equipo desde el inicio del contrato. El proceso de onboarding solo les ayuda en su integración completa.
¿Qué sucede si surgen dudas o preguntas durante el onboarding?
Las dudas y preguntas son normales. Se recomienda expresamente tratarlas abiertamente y solicitar retroalimentación periódicamente.
¿Qué papel ocupan los superiores directos durante el onboarding?
Los superiores directos suelen asumir el papel de coordinación en el proceso de onboarding. Son los primeros puntos de contacto y acompañan la formación junto a otros miembros del equipo.
¿Existen diferencias entre el onboarding digital y el clásico?
Sí, especialmente en la presentación personal y la integración puede haber diferencias. Los procesos de onboarding digital se apoyan más en reuniones virtuales, plataformas de aprendizaje digitales y comunicación electrónica. No obstante, los objetivos de contenido permanecen idénticos.
Este artículo tiene como objetivo proporcionar a las candidatas y candidatos de despachos una comprensión integral del término proceso de onboarding y prepararlos para participar activamente en la situación de incorporación.
Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos legales deben cumplirse en el marco del proceso de onboarding respecto a la verificación de identidad?
En el marco del proceso de onboarding, la verificación de identidad está regulada legalmente por diversas leyes nacionales e internacionales, en particular por la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales (GwG), la Ley de Banca (KWG) y las directivas de la UE sobre prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. Las empresas están obligadas a comprobar y documentar fehacientemente la identidad de los nuevos empleados o socios comerciales. Esto incluye la presentación y comprobación de documentos oficiales de identificación (carné de identidad, pasaporte, permiso de residencia electrónico), el registro de los datos relevantes de los documentos y la realización de comprobaciones de plausibilidad. En el contexto digital, se permiten procedimientos conformes a la ley como el VideoIdent y el procedimiento eID, que suponen requisitos especiales de protección de datos y seguridad informática. El incumplimiento de estos requisitos puede acarrear consecuencias civiles y penales para las empresas y las personas implicadas.
¿Qué obligaciones informativas tiene el empleador al inicio de la relación laboral?
El empleador está obligado a proporcionar al nuevo empleado todos los datos relevantes para la relación laboral, como muy tarde un mes después del inicio del contrato laboral y por escrito. Esto incluye, entre otros, información sobre el lugar de trabajo, la descripción del puesto, la remuneración, los horarios laborales, las vacaciones, los plazos de preaviso y referencias a convenios colectivos aplicables o acuerdos de empresa. Estas obligaciones derivan especialmente de la Ley de Comprobación de Condiciones Laborales (NachwG), y en su caso, de la Ley de Trabajo a Tiempo Parcial y por Obra (TzBfG), de la Ley de Horas de Trabajo (ArbZG) y de otras normas laborales relevantes. El incumplimiento puede conllevar multas y el riesgo de litigios con empleados.
¿Qué aspectos relativos a la protección de datos deben considerarse durante el onboarding?
En el onboarding se recopilan y procesan regularmente datos personales -en parte también datos especialmente sensibles en el sentido del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)-. El empleador debe asegurarse de que solo se procesan los datos necesarios para cada fin (principio de minimización de datos). El procesamiento solo está permitido si existe una base legal, normalmente el cumplimiento del contrato laboral (art. 6 párr. 1 lit. b RGPD) o el cumplimiento de obligaciones legales. Las personas afectadas deben ser informadas plenamente sobre el tratamiento de sus datos según los artículos 13 y 14 RGPD. Además, deben implementarse medidas técnicas y organizativas para la protección de los datos. Las obligaciones de protección de datos y, en su caso, los consentimientos necesarios deben documentarse.
¿Qué documentos son legalmente obligatorios de completar y archivar durante el proceso de onboarding?
Entre los documentos legalmente obligatorios en el proceso de onboarding se incluyen, entre otros, el contrato de trabajo, la confirmación de recepción de la información sobre protección de datos, la formación sobre seguridad laboral y, en su caso, los convenios de empresa esenciales. Asimismo, deben gestionarse el alta en la seguridad social, las certificaciones de impuestos sobre la renta, la notificación según la Ley General de Igualdad de Trato (AGG), así como comprobantes de charlas de prevención y formación realizadas. La conservación se rige por los plazos legales, generalmente de seis a diez años, según el tipo de documento y la base jurídica (entre otras, Código de Comercio, leyes tributarias, normativa de protección de datos).
¿Qué derechos y obligaciones derivan de la AGG durante el onboarding?
La Ley General de Igualdad de Trato (AGG) obliga a los empleadores a garantizar, ya durante el proceso de onboarding, que no se produzca discriminación basada en las características mencionadas en el artículo 1 de la AGG (por ejemplo, sexo, origen étnico, religión, ideología, discapacidad, edad, identidad sexual). Las empresas están obligadas a informar a todos los empleados sobre la AGG y las posibilidades de presentar reclamaciones susceptibles de sanción. Las prácticas, preguntas o actos discriminatorios durante el onboarding pueden generar derechos a indemnización y compensación. El empleador debe tomar medidas preventivas y documentar el cumplimiento del principio de igualdad de trato.
¿Qué formaciones en materia de medicina laboral y seguridad son legalmente necesarias?
Según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (ArbSchG), el Reglamento de Lugares de Trabajo (ArbStättV) y el Reglamento de Prevención de Accidentes (DGUV), los nuevos trabajadores deben recibir formación sobre temas de seguridad laboral antes de iniciar la actividad. Esto incluye la formación sobre riesgos en el lugar de trabajo, medidas de primeros auxilios, protección contra incendios y el uso de equipos de protección personal, si es necesario. Estas formaciones deben documentarse y repetirse regularmente. Para determinados grupos profesionales, es obligatoria una revisión de salud laboral antes del inicio del empleo. El incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar multas y responsabilidad en caso de siniestro.