Pitch Book

Pitch Book

Definición y clasificación del término Pitch Book

Un Pitch Book es un material de presentación estructurado mediante el cual un despacho de abogados se presenta a clientes potenciales o actuales. El objetivo de un Pitch Book es exponer de manera convincente la propia capacidad, experiencia e idoneidad para un mandato concreto o un proyecto de asesoría. El término proviene originalmente del ámbito de la consultoría empresarial y la banca de inversión, pero cada vez se utiliza más en el entorno profesional jurídico.

En el centro de un Pitch Book se encuentran la presentación del despacho, el equipo, áreas de especialización relevantes, así como ejemplos de proyectos exitosamente concluidos. Los términos «presentación», «material de oferta» o «presentación de mandato» se emplean a veces como sinónimos, aunque el Pitch Book suele comprender una presentación estructurada, a menudo preparada digitalmente.

Rol en la práctica diaria del despacho: importancia y campos de aplicación típicos

Los Pitch Books tienen un papel central en el proceso organizativo de un despacho para la adquisición de mandatos. Suelen elaborarse cuando el despacho es invitado a participar en un proceso de selección, como por ejemplo en los llamados «beauty contests», presentaciones de competencia o cuando clientes potenciales solicitan expresamente una oferta.

Los campos de aplicación típicos de los Pitch Books son:

• Presentación en el marco de un primer contacto con clientes potenciales,
• Presentaciones en licitaciones o procedimientos de selección (pitches),
• Organización de eventos informativos o participaciones en ferias,
• Acompañamiento de talleres o reuniones estratégicas con clientes,
• Elaboración de ofertas concretas de asesoría para cuestiones complejas y exigentes.

Procesos, procedimientos y métodos

Elaboración de un Pitch Book

El proceso suele comenzar con una solicitud estructurada, ya sea de interesados externos o por decisión interna de participar en un proceso de selección. Después se recopila toda la información y materiales necesarios:

1. Briefing y análisis: Aclaración de los requisitos, objetivos y contenidos. Aquí se recogen inicialmente las expectativas y el trasfondo del mandato potencial.
2. Investigación: Recopilación de proyectos de referencia relevantes, presentación del equipo y agrupación de competencias esenciales para el mandato.
3. Elaboración de contenidos: Estructuración de la presentación en diferentes capítulos, como por ejemplo: perfil del despacho, concepto de asesoría, experiencia y enfoque de trabajo.
4. Diseño: Composición visual, maquetación e inclusión de gráficos, organigramas o cronogramas.
5. Coordinaciones internas: El personal involucrado, especialmente quienes luego gestionarán el mandato, revisan los documentos y añaden contenido.
6. Aprobación y envío: Tras la coordinación final, el Pitch Book se envía digitalmente o impreso a los interesados, o se presenta en el marco de una exposición.

Métodos de presentación

Los Pitch Books pueden diseñarse como documento (por ejemplo, PDF) o como presentación de diapositivas (por ejemplo, PowerPoint). A menudo también se utilizan herramientas digitales para incorporar elementos como videos, gráficos interactivos o estudios de caso.

Condiciones marco y estándares

Los Pitch Books están sujetos a una estructura clara y a una serie de requisitos organizativos y técnicos:

• Diseño corporativo: El diseño visual se guía por las directrices del despacho, para asegurar una imagen externa uniforme.
• Confidencialidad: Los datos personales y la información específica de cada proyecto solo pueden utilizarse previa aprobación y conforme a las normativas de protección de datos vigentes.
• Bases de datos y gestión del conocimiento: Para una elaboración eficiente, los despachos suelen recurrir a bases de datos centrales con textos estándar, referencias, biografías del equipo y casos de éxito.
• Aseguramiento de calidad: Una revisión final, correcciones por parte de distintos empleados y el uso de una terminología unificada son parte integral del proceso.

Relación práctica: la rutina laboral con Pitch Books

Para el personal, participar en la elaboración de un Pitch Book implica aplicar tanto habilidades comunicativas como organizativas. Las tareas pueden ser, por ejemplo, recopilar datos de proyectos, coordinar el concepto de presentación con colegas de diferentes equipos y preparar específicamente competencias individuales.

En la práctica diaria, los Pitch Books suelen elaborarse bajo presión de tiempo. Por ello, la preparación sistemática, es decir, la creación y el mantenimiento de contenidos estándar, es importante para poder atender solicitudes de última hora de forma fiable y eficiente. Especialmente para quienes se inician profesionalmente, colaborar en Pitch Books brinda la oportunidad de obtener una visión general de los mandatos, establecer contactos dentro del despacho y contribuir activamente a la posición externa.

Oportunidades y retos en la vida cotidiana del despacho

Oportunidades:

• Los Pitch Books ofrecen la oportunidad de destacar de forma selectiva los puntos fuertes y las particularidades del despacho.
• El trabajo en los Pitch Books fomenta la colaboración entre diferentes equipos y permite obtener perspectivas sobre diversas áreas de especialización.
• Mediante el uso de Pitch Books, los empleados jóvenes pueden asumir responsabilidades pronto e integrarse directamente en los procesos de adquisición.
• La actualización continua y la digitalización mejoran los procesos de trabajo y la imagen externa del despacho.

Retos:

• Su elaboración a menudo requiere una coordinación a corto plazo y una comunicación eficiente entre varias personas involucradas.
• Mantener referencias actuales y significativas y garantizar una imagen externa homogénea requiere mucho tiempo.
• El cumplimiento de los requisitos de protección de datos y la revisión de contenido sensible requieren esmero y control minucioso.
• La presentación ante clientes potenciales exige un alto nivel de competencia comunicativa.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Para qué se utiliza un Pitch Book en un despacho? Los Pitch Books sirven para presentar el despacho, especialmente en el marco de procesos de selección, ofertas de servicios o para la captación de nuevos mandatos.¿Quién participa en la elaboración de un Pitch Book? Normalmente colaboran varios empleados: el equipo responsable del mandato correspondiente, el área de marketing o desarrollo de negocio y, en ocasiones, los secretariados y el departamento interno de informática.¿Cuánto tiempo lleva elaborar un Pitch Book? Dependiendo del alcance y la complejidad, el proceso puede durar desde unos pocos días hasta varias semanas. Una preparación cuidadosa y bases de datos bien mantenidas acortan considerablemente el proceso.¿Con qué frecuencia se utilizan los Pitch Books en la rutina diaria del despacho? Esto depende del tamaño y orientación del despacho. Los despachos grandes elaboran regularmente Pitch Books, especialmente para licitaciones complejas o grandes mandatos.¿Qué competencias son útiles para participar en la elaboración de Pitch Books? Pensamiento analítico, una forma de trabajar estructurada, una investigación cuidadosa, así como habilidades de trabajo en equipo y de comunicación, son de gran ayuda.¿Cómo se puede involucrar a quienes inician su carrera en el trabajo con Pitch Books? A menudo, el personal joven se encarga de investigar, compilar materiales o preparar contenidos para la presentación, y así pueden ir asumiendo gradualmente más responsabilidades.

Preguntas frecuentes

¿Quién es el titular del derecho de autor de un Pitch Book desde el punto de vista legal?

El derecho de autor de un Pitch Book corresponde, en principio, a la persona o institución que lo ha creado, es decir, al autor o al responsable por encargo, si la obra se ha realizado en el marco de una relación laboral (§ 7 UrhG). En caso de elaboración conjunta (por ejemplo, un equipo en un banco de inversión), puede haber coautoría. La transmisión de derechos de uso sobre partes del contenido (por ejemplo, cuando se utilicen imágenes o diagramas licenciados) debe examinarse por separado. El Pitch Book como obra completa suele estar protegido por derechos de autor, siempre que alcance el nivel necesario de creatividad. Si se emplean contenidos de terceros en el Pitch Book, también debe comprobarse si se requiere permiso de autor o es posible un uso permitido (como el derecho de cita).

¿Qué riesgos legales existen al enviar Pitch Books a potenciales inversores o clientes?

El envío de un Pitch Book implica diversos riesgos legales. Por un lado, puede producirse una infracción de las obligaciones de confidencialidad, especialmente si contiene información confidencial sobre la empresa objetivo o terceros y no se cuenta con la autorización correspondiente. También pueden surgir problemas en materia de competencia, por ejemplo, al revelar secretos empresariales conforme al § 6 UWG o mediante la captación dirigida de socios comerciales. Además, es importante cumplir con los requisitos legales de protección de datos (RGPD) si se incorporan datos personales. Si participan terceros como asesores, analistas o socios externos, la entrega a los mismos puede requerir una revisión legal para garantizar el cumplimiento de acuerdos de confidencialidad (NDA) u otras cláusulas de confidencialidad.

¿Qué obligaciones especiales de confidencialidad existen en relación con los Pitch Books?

Los Pitch Books suelen contener datos específicos de la empresa y en ocasiones confidenciales, por lo que las obligaciones legales de confidencialidad aplican tanto internamente como externamente. Dentro de una empresa, los empleados están obligados a guardar secreto profesional por contrato laboral y, en su caso, por acuerdos de confidencialidad. Al remitirlos externamente, por ejemplo, a inversores, bancos o posibles compradores, debe garantizarse que también se comprometan a la confidencialidad (por ejemplo, mediante la suscripción de acuerdos de confidencialidad). El incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar reclamaciones civiles por daños y, en determinados casos, incluso consecuencias penales, especialmente en caso de revelación de secretos empresariales y comerciales (§ 17 UWG; Ley de secretos empresariales – GeschGehG).

¿Qué riesgos de responsabilidad existen por información errónea o engañosa en el Pitch Book?

Si en el Pitch Book se incluyen informaciones erróneas, incompletas o engañosas, pueden derivarse varias consecuencias legales. En derecho civil, son especialmente relevantes las reclamaciones por culpa in contrahendo (c.i.c.) o responsabilidad por folleto, por ejemplo, si el destinatario del Pitch Book toma una decisión de inversión basada en él y sufre un perjuicio. En casos de engaño deliberado o dolo, pueden surgir además reclamaciones de responsabilidad extracontractual (§ 823 BGB). En el derecho de mercado de capitales, existen obligaciones específicas para ciertos productos y ofertas financieras (por ejemplo, folletos de valores); en tales casos, una información incorrecta puede dar lugar además a sanciones supervisoras por parte de la BaFin u otras autoridades similares.

¿Debe un Pitch Book contener información legal o regulatoria específica?

En términos generales, los Pitch Books no están sujetos a una forma prescrita legalmente ni existe obligación explícita de incluir determinados componentes. Sin embargo, si el Pitch Book forma parte de una oferta de valores o de un servicio financiero, deben observarse los requisitos regulatorios (como avisos, información de riesgos, exenciones de responsabilidad o advertencias legales). Si falta dicha advertencia y el Pitch Book se emplea como documento comercial, esto puede tener consecuencias supervisoras o, en caso de conflicto, ser considerado una infracción de las obligaciones informativas. En casos concretos, puede ser necesaria una revisión por parte de la BaFin u otras autoridades competentes.

¿Qué aspectos de protección de datos deben tenerse en cuenta en la elaboración y entrega de Pitch Books?

Si el Pitch Book contiene datos personales (por ejemplo, información sobre empleados, directivos o clientes de la empresa objetivo), debe observarse el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esto abarca especialmente las obligaciones de información conforme a los artículos 13 y 14 del RGPD, el consentimiento para el tratamiento de datos personales, así como la garantía de la transmisión de datos a terceros conforme al art. 6 RGPD (bases jurídicas para el tratamiento). También deben revisarse y documentarse aspectos como la solidez y el tiempo de almacenamiento de los datos, los plazos de eliminación y, en su caso, los mecanismos de protección durante la transmisión electrónica (por ejemplo, correos electrónicos cifrados, documentos protegidos por contraseña). En transacciones internacionales, también debe cumplirse la normativa de protección de datos de terceros países.