Matter Number
Definición y origen del término
El término Matter Number (en alemán aproximadamente: «número de expediente» o «número de asunto») proviene del ámbito de los despachos angloparlantes, especialmente del espacio angloamericano. Se compone de «Matter» (español: asunto, caso, procedimiento) y «Number» (español: número). En la práctica diaria del despacho, la Matter Number sirve como identificador único para un caso concreto de mandato o un proyecto.
A diferencia del término alemán «número de expediente» o «número de asunto», la Matter Number está explícitamente orientada a la gestión de mandatos, encargos o asuntos legales en despachos u organizaciones comparables.
Importancia en el contexto del despacho
Uso típico
A cada nuevo asunto de mandato, caso o proyecto se le asigna individualmente una Matter Number. Esta permite una asignación e identificación inequívoca de documentos, correspondencia, facturación y comunicación interna relativa a un procedimiento determinado. Esto facilita el archivo estructurado, la trazabilidad de los pasos de trabajo y la separación de diferentes mandatos.
Relevancia
En entornos internacionales y en firmas de mayor tamaño, el uso de Matter Numbers es un estándar probado. La numeración única garantiza que empleados, clientas y clientes, así como socios externos, hagan siempre referencia al mismo caso. Esto incrementa la eficiencia, la claridad y la seguridad jurídica tanto en los procesos internos como en la comunicación con terceros.
Condiciones marco
Aspectos legales y organizativos
Mientras que en Alemania y otros países existen requisitos legales para el manejo de expedientes y su marcado, la asignación de Matter Numbers es, especialmente en firmas internacionales, a menudo parte de directrices internas de compliance o estándares empresariales. Contribuye al cumplimiento de las obligaciones de protección de datos y confidencialidad, ya que la información puede ser etiquetada y separada individualmente.
En las soluciones de software para despachos, las Matter Numbers son un componente central de la gestión documental y de procesos de facturación. El número acompaña toda la información desde la apertura del mandato hasta su archivo.
Aspectos culturales
En muchos despachos anglosajones es habitual indicar la Matter Number en la correspondencia y en la comunicación con clientas y clientes. De esta manera, se garantiza que todas las partes puedan identificar correctamente el procedimiento en todo momento.
Ejemplos prácticos y escenarios habituales
- Aceptación del mandato: Al abrir un nuevo mandato se genera automáticamente una Matter Number individual y se asigna al nuevo caso.
- Correspondencia: Cada correo electrónico, carta o formulario relacionado con el mandato lleva la correspondiente Matter Number en el asunto o como anotación.
- Facturación: Los servicios facturados se agrupan según su Matter Number, de modo que las clientas y clientes reciban una visión clara de los costes generados por cada asunto.
- Archivado: Tras la finalización de un mandato, todo el expediente, incluida la Matter Number, se archiva, lo que facilita el acceso posterior y ayuda al cumplimiento de los plazos de conservación.
Diferencias con términos similares y posibles malentendidos
Diferenciación respecto a «Client Number» y «número de expediente»
- Client Number: Mientras que la Matter Number identifica un asunto específico, la Client Number (número de cliente) sirve para la identificación de la persona o entidad que encarga el servicio. A menudo, un cliente tiene varios asuntos, cada uno con su propia Matter Number.
- Número de expediente: En el uso del alemán, el número de expediente corresponde en principio a la Matter Number. Sin embargo, los sistemas de asignación y los usos pueden ser diferentes. Además, el número de expediente también puede ser asignado por tribunales o autoridades.
- File Number o Reference Number: En algunos contextos estos términos se usan como sinónimos, pero existen diferencias regionales y propias de cada organización en cuanto a su significado y uso.
Malentendidos típicos
En equipos internacionales pueden producirse confusiones entre Client Number y Matter Number. Por tanto, es importante utilizar cada número de forma inequívoca y coherente y nombrarla claramente en la correspondencia.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre Matter Number y Client Number?
La Matter Number identifica un asunto específico (por ejemplo, un caso, un proyecto o un encargo), mientras que la Client Number sirve para la identificación de la persona o entidad que encarga el servicio. Un cliente puede tener varias Matter Numbers para diferentes asuntos.
¿Se mantiene la Matter Number durante toda la vida profesional del caso?
Sí, la Matter Number acompaña a un asunto desde la aceptación del mandato hasta su archivo y permite una asignación continua y completa de todos los documentos y procedimientos.
¿Es obligatoria la asignación de una Matter Number?
No existe obligación legal de utilizar una Matter Number, pero en muchas firmas internacionales y de mayor tamaño es un estándar imprescindible para la gestión de mandatos.
¿Cómo se crea una Matter Number?
La asignación se realiza según directrices internas, normalmente de manera automatizada por el software del despacho. Frecuentemente, la Matter Number está compuesta por una combinación de números y/o letras, que pueden incluir el año de inicio del mandato, abreviaturas del cliente y números correlativos.
¿Se puede asignar una Matter Number de manera repetida?
No, la Matter Number es única y solo puede asignarse una vez a un asunto concreto, a fin de evitar confusiones.
Resumen: La Matter Number es en el contexto internacional de los despachos un identificador central para la identificación y gestión inequívoca de asuntos de mandato. Facilita la organización, comunicación y documentación en el día a día del despacho y, especialmente en despachos con actividad global, es una práctica estándar. Las personas candidatas y quienes inician su carrera profesional aprenden que el uso consecuente de este número contribuye a una gestión eficiente y segura de los asuntos.
Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos legales deben observarse al crear una Matter Number?
A la hora de asignar una Matter Number (número de expediente) deben observarse especialmente los requisitos profesionales y de protección de datos. Entre los requisitos profesionales se cuenta, por ejemplo, que la asignación de clientes y sus asuntos sea inequívoca y comprensible, para asegurar una correcta gestión de los expedientes (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). El número de expediente debe permitir una documentación y archivo continuos y no debe permitir inferir información confidencial si personas no autorizadas acceden a él. Desde el punto de vista de la protección de datos –especialmente según el RGPD y la BDSG– debe garantizarse que la Matter Number no revele datos personales ni permita deducir quién es el cliente si estos datos son visibles en otros sistemas. La asignación y el mantenimiento de la Matter Number deben estar protegidos contra accesos no autorizados mediante medidas técnicas y organizativas, como la gestión de accesos y el cifrado.
¿Qué consecuencias tiene una Matter Number incorrecta o asignada dos veces?
Una Matter Number incorrecta o asignada dos veces puede tener consecuencias legales graves. Por un lado, existe el riesgo de confusión o mezcla del contenido de los expedientes, lo que puede dar lugar a la violación de la obligación de secreto profesional del abogado (§ 43a apartado 2 BRAO). Por otro lado, puede conllevar importantes riesgos de responsabilidad, por ejemplo, en caso de información incorrecta o tramitaciones debidas a la confusión de asuntos. Según el § 203 StGB (violación de secretos privados) incluso se puede incurrir en responsabilidad penal si terceros acceden indebidamente a datos de clientes a consecuencia de una confusión. En los procedimientos disciplinarios ante los órganos profesionales también se consideran la gestión cuidadosa de expedientes y la existencia de números de expediente únicos como estándares revisables.
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse legalmente las Matter Numbers y los datos asociados?
Según las disposiciones profesionales, especialmente § 50 apartado 1 BRAO y § 27 BNotO, los expedientes de abogados, incluidas las Matter Numbers, deben conservarse durante al menos seis años después de la finalización del mandato. Desde el punto de vista fiscal o mercantil pueden aplicarse plazos más largos, como por ejemplo, según el § 147 AO o § 257 HGB, que pueden llegar hasta diez años. Durante este periodo la Matter Number debe seguir utilizándose como característica organizativa, ya que permite una asignación inequívoca y trazabilidad. Transcurridos los plazos legales, los expedientes, incluidas las Matter Numbers, deberán destruirse de acuerdo con la normativa de protección de datos, lo que incluye la eliminación de referencias electrónicas.
¿Qué aspectos relativos a la protección de datos deben tenerse en cuenta al asignar Matter Numbers?
En términos de protección de datos, debe garantizarse que la Matter Number no revele por sí misma información sensible como nombres, fechas de nacimiento o detalles específicos del asunto. El RGPD establece que los datos personales solo deben recogerse y procesarse para fines específicos, claros y legítimos (art. 5 del RGPD). Por lo tanto, la asignación de Matter Numbers debe seguir un esquema que no permita inferir el nombre o el asunto del cliente (p. ej., sin integrar nombre real ni abreviaturas evidentes). Igualmente, debe garantizarse que solo las personas autorizadas tengan acceso a los códigos y su asignación. En sistemas digitales debe además tenerse en cuenta una pseudonimización y cifrado adecuados.
¿Qué disposiciones legales se aplican al cambio o corrección de una Matter Number en expedientes existentes?
Una modificación o corrección posterior de una Matter Number solo debe realizarse de forma documentada y comprensible, a fin de garantizar la integridad y autenticidad de la gestión de los expedientes (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Las modificaciones deben quedar registradas de forma segura en el sistema de expedientes; tanto el número de expediente original como el motivo del cambio deben conservarse. Las eliminaciones o cambios no identificados no están permitidos y pueden conllevar consecuencias profesionales. Es recomendable establecer una directriz de modificaciones que regule responsabilidades y procedimientos.
¿Cómo debe tratarse jurídicamente la Matter Number en los sistemas electrónicos de comunicación legal?
En la comunicación jurídica electrónica, por ejemplo en el especial buzón electrónico de abogados (beA), la Matter Number debe considerarse como un elemento de ordenación interna. Sin embargo, debe gestionarse de tal manera que cumpla con los requisitos específicos de la correspondiente normativa procesal o de tribunales y en ningún caso infrinja las disposiciones de protección de datos (véase § 130d ZPO y los requisitos de la infraestructura eJustice). Además, la Matter Number no debe compartirse con tribunales o terceros sin una base legal, especialmente si puede permitir identificar al cliente. Su almacenamiento y transmisión seguros deben garantizarse mediante medidas técnicas de protección, como el cifrado.