Legal Tech

Legal Tech

Legal Tech se refiere al uso de tecnologías en el ámbito de los servicios jurídicos, con el fin de apoyar, optimizar o automatizar los procesos de trabajo. El término abarca herramientas digitales, aplicaciones y plataformas que pueden ser relevantes en distintos puntos de la rutina laboral de un despacho. El objetivo es hacer los procesos más eficientes, garantizar la calidad del trabajo y crear nuevas posibilidades en la atención a clientes.

Definición y clasificación

Legal Tech es un término general para tecnologías innovadoras y aplicaciones digitales que apoyan o transforman los servicios legales. Incluye, entre otros, soluciones de software, plataformas en línea para gestionar procedimientos legales y herramientas para automatizar procesos estandarizados. Legal Tech fomenta la digitalización del entorno laboral y puede influir tanto en los procesos internos del despacho como en la colaboración con los clientes.

Legal Tech no está restringido a un tipo de despacho específico, sino que puede aplicarse en diferentes ámbitos y escalas, desde herramientas digitales individuales hasta sistemas integrales que representan flujos de trabajo completos.

Importancia y áreas de aplicación en la rutina del despacho

En la rutina moderna de los despachos, Legal Tech adquiere cada vez mayor relevancia. Permite la tramitación eficiente y transparente de encargos y ayuda a afrontar las crecientes exigencias en cuanto a servicio, documentación y protección de datos. Las áreas de aplicación típicas son:

• Gestión digital de documentos: Creación, gestión y archivo automatizados de documentos y contratos.
• Gestión de plazos y citas: Herramientas para supervisar plazos y citas importantes.
• Plataformas de comunicación: Canales digitales seguros para la comunicación con clientes y socios comerciales.
• Gestión de casos y encargos: Software que representa estructuradamente el estado de tramitación, tareas y competencias.
• Procesos automatizados: Por ejemplo, redacción automática de escritos, revisión de contratos o realización de procedimientos masivos.
• Soluciones de búsqueda: Bases de datos digitales y funciones de búsqueda para obtener información rápidamente.

Procesos, flujos de trabajo y métodos

En relación con Legal Tech se emplean distintos procesos digitales y métodos de trabajo:

• Digitalización de expedientes: Conversión de documentos en papel en archivos digitales, que pueden ser editados y consultados simultáneamente por varias personas.
• Gestión de flujos de trabajo: Definición de procesos estandarizados y asignación de tareas mediante sistemas digitales para evitar errores y crear transparencia.
• Creación automática de textos: Uso de software para generar escritos frecuentemente requeridos basados en plantillas y datos del cliente.
• Portales para clientes: Accesos en línea donde los clientes pueden facilitar sus datos y documentos o consultar el estado de tramitación.
• Trámites legales electrónicos: Envío de documentos a tribunales y autoridades por vía electrónica.

Condiciones marco y estándares

Los despachos que emplean Legal Tech tienen en cuenta diversas condiciones organizativas y técnicas:

• Protección de datos y seguridad: Medidas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información sensible, especialmente mediante transmisión de datos cifrada y controles de acceso.
• Compatibilidad: Selección de soluciones de software que puedan integrarse sin problemas en los flujos de trabajo existentes.
• Capacitación regular: Formación continua e introducción para el personal, con el fin de garantizar un manejo seguro y eficiente.
• Obligaciones de documentación: Cumplimiento de requisitos legales de conservación y trazabilidad de los procedimientos.
• Procesos transparentes: Procesos estandarizados y competencias claras para garantizar una colaboración fluida.

Aplicación práctica: Legal Tech en la rutina laboral

Para el personal y quienes se inician en la profesión, Legal Tech es generalmente una realidad mediante el uso de software especializado y herramientas digitales en el día a día del despacho. Entre las tareas diarias figuran, por ejemplo, el trabajo con expedientes digitales, la tramitación y asignación de escritos en sistemas de gestión de casos y la comunicación por canales digitales seguros.

A menudo se simplifican especialmente las tareas rutinarias, como la gestión de plazos o la elaboración de escritos estandarizados, mediante soluciones Legal Tech. Así se dispone de más tiempo y recursos para tareas más exigentes o para la atención personalizada de los clientes.

El personal también se beneficia de una mejor visión general sobre el estado de tramitación, lo que facilita la colaboración en equipo y reduce la propensión a errores. La creciente digitalización requiere a la vez la disposición para familiarizarse con nuevas tecnologías y seguir formándose continuamente.

Oportunidades y retos

Oportunidades

• Ahorro de tiempo: Las tareas rutinarias se automatizan, lo que deja más tiempo para encargos de mayor complejidad.
• Reducción de errores: Los procesos estandarizados disminuyen el riesgo de errores, por ejemplo en los plazos o la documentación.
• Aumento de la eficiencia: Los procesos digitales posibilitan flujos de trabajo más rápidos y mejor colaboración en equipo.
• Mejor comunicación con el cliente: Los canales digitales de comunicación posibilitan un intercambio transparente y oportuno.

Retos

• Complejidad tecnológica: Los nuevos sistemas requieren formación y cierta afinidad informática del personal.
• Protección de datos y seguridad: Deben cumplirse estrictos requisitos para la protección de datos sensibles.
• Disposición al cambio: Las formas de trabajo existentes deben adaptarse e introducirse nuevos procesos.
• Dependencia de la tecnología: Las interrupciones o fallos de sistemas técnicos pueden afectar el trabajo.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué significa Legal Tech para el personal en los despachos?

Legal Tech cambia la forma de trabajar en los despachos en cuanto que muchas actividades son apoyadas o automatizadas digitalmente. El personal suele trabajar con soluciones de software especializadas y comunica cada vez más de forma digital. De este modo, muchos pasos del trabajo se vuelven más eficientes, sin perder la obligación de actuar con la máxima diligencia.

¿Se necesitan conocimientos técnicos especiales para Legal Tech?

La capacitación en los sistemas Legal Tech suele realizarse a través de formaciones internas. Sin embargo, es útil contar con conocimientos básicos de informática y la disposición para familiarizarse con nuevas herramientas.

¿Qué tareas se simplifican mediante Legal Tech?

Sobre todo las actividades recurrentes como la gestión de documentos, la gestión de plazos o la comunicación con los clientes se apoyan y suelen simplificarse mediante herramientas digitales.

¿Existen riesgos en el uso de Legal Tech?

Entre los riesgos más importantes están posibles violaciones de la protección de datos o fallos técnicos. Por ello, los despachos prestan atención a un alto nivel de seguridad y a realizar actualizaciones periódicas de sus sistemas.

¿Legal Tech está presente por igual en todos los despachos?

La magnitud y el tipo de utilización dependen de la estructura del despacho, el volumen de encargos y los requisitos individuales. Muchos despachos comienzan primero con soluciones digitales puntuales antes de implementar otras aplicaciones.

Legal Tech es un tema central de futuro para los proveedores de servicios jurídicos y ofrece a quienes se inician en la profesión múltiples posibilidades de participar activamente en un entorno laboral moderno y digitalizado.

Preguntas frecuentes

¿Qué requisitos legales deben cumplir los proveedores de Legal Tech en Alemania?

Los proveedores de Legal Tech en Alemania están sujetos a numerosas condiciones legales. En primer lugar, la Ley de Servicios Legales (RDG) es fundamental, ya que regula quién puede ofrecer servicios legales y bajo qué condiciones. Especialmente, las ofertas de Legal Tech que afectan a la asesoría jurídica sólo pueden realizarse cuando existe autorización para la prestación de servicios jurídicos, por ejemplo mediante una licencia de abogado según el Reglamento Federal de la Abogacía (BRAO), un permiso según el RDG o una base jurídica alternativa. Además, debe respetarse el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para cualquier tratamiento de datos personales. Los proveedores de Legal Tech deben implementar medidas técnicas y organizativas para proteger estos datos y proporcionar una política de privacidad comprensible y completa. Al ofrecer contratos y al utilizar generadores digitales de contratos, también debe tenerse en cuenta la normativa sobre venta a distancia (BGB). Las plataformas que ponen en contacto a clientes y abogados pueden tener obligaciones legales de información, documentación y asesoramiento. Por último, deben respetarse las disposiciones en materia de competencia desleal de la Ley contra la competencia desleal (UWG), a fin de evitar, por ejemplo, publicidad engañosa sobre el alcance de las prestaciones y las probabilidades de éxito.

¿Pueden las plataformas Legal Tech gestionar encargos de manera independiente o sólo actuar como intermediarias?

En Alemania, las plataformas Legal Tech sólo están autorizadas para intermediar encargos, salvo que cuenten ellas mismas con la cualificación de Rechtsanwalt o alguna otra habilitación para la asesoría jurídica. Sin esta habilitación, está prohibido el asesoramiento o incluso la representación jurídica independiente del cliente, lo cual constituiría una infracción del RDG y podría dar lugar no sólo a reclamaciones de cesación, sino también a consecuencias penales. Las plataformas pueden recabar información, preparar datos y ofrecer procesos automatizados de apoyo a los clientes, pero deben separar estrictamente entre soluciones técnicas y la asesoría jurídica genuina. Sólo un proveedor de servicios jurídicos autorizado y con seguro de responsabilidad profesional puede ponerse en contacto con tribunales o autoridades y emitir información jurídicamente vinculante. Las plataformas intermediarias están obligadas a dejar clara su función y no pueden dar la apariencia de actuar como asesores legales.

¿Qué riesgos de responsabilidad existen para los proveedores de servicios Legal Tech?

Los proveedores de Legal Tech asumen amplios riesgos de responsabilidad. Si actúan como asesores jurídicos -por ejemplo, mediante información automatizada que en un caso concreto se puede considerar asesoría legal-, responden por errores de contenido y los daños resultantes para el usuario. Sin una actividad expresa como abogado, no se aplica el estándar de responsabilidad profesional del abogado, por lo que la responsabilidad se rige por el derecho común de daños o contractual. Si los datos del usuario no se protegen adecuadamente, existe además un alto riesgo de multas conforme al artículo 83 RGPD. Una política informativa deficiente o prácticas comerciales inadmisibles pueden dar lugar a advertencias de competencia desleal por parte de competidores o asociaciones de consumidores. Si los proveedores de Legal Tech incumplen el RDG, esto puede llevar también a la cesación y a la anulación de negocios ya realizados. Por tanto, es aconsejable revisar procesos y contenidos jurídicos regularmente con juristas cualificados y contratar seguros adecuados (por ejemplo, un seguro de responsabilidad por daños patrimoniales).

¿Qué retos en protección de datos presenta Legal Tech?

Las aplicaciones Legal Tech suelen trabajar con gran cantidad de datos personales especialmente sensibles, incluidos datos de identidad, sobre cuestiones legales y a veces hechos relevantes penalmente. Los proveedores están obligados a garantizar una protección integral de estos datos. Ello incluye el cumplimiento de los arts. 5 y 32 RGPD, es decir: tratamiento sólo sobre una base jurídica, minimización de datos, cifrado, control de acceso y análisis de riesgos periódicos. En los tratamientos que probablemente supongan un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas afectadas, debe realizarse una evaluación de impacto de la protección de datos (art. 35 RGPD). Si se emplean encargados de tratamiento, deben firmarse contratos de encargo según el art. 28 RGPD. Además, existen mayores obligaciones de documentación y transparencia. Las infracciones pueden conllevar sanciones y reclamaciones por daños y perjuicios por parte de los afectados.

¿Pueden los consumidores utilizar servicios Legal Tech sin restricciones?

En principio, los consumidores son libres de utilizar los servicios Legal Tech. Sin embargo, deben ser conscientes de que no todas las ofertas digitales sustituyen la profundidad del asesoramiento de un abogado. Según la complejidad del caso, las soluciones automatizadas pueden ser insuficientes, ya que a menudo sólo cubren casos estándar conforme a derecho. Por eso, los consumidores deben revisar cuidadosamente las condiciones generales (CGC), así como las indicaciones sobre responsabilidad y el alcance de la prestación. Existen servicios que se centran explícitamente en determinados ámbitos de aplicación, por ejemplo derechos de pasajeros, derechos de inquilinos, recobro o revisión de contratos; para otros o asuntos más complejos, sigue siendo recomendable el asesoramiento personal de un abogado. Finalmente, en los servicios a distancia se aplica el derecho legal de desistimiento, siempre que el consumidor celebre un contrato con el proveedor.

¿Qué papel desempeñan los prestadores de servicios de recobro en el ámbito Legal Tech?

Los prestadores de servicios de recobro tienen un papel central en el mercado alemán de Legal Tech, ya que -a diferencia de los proveedores clásicos de Legal Tech sin título de abogado- están autorizados según § 10 párr. 1 núm. 1 RDG a hacer valer reclamaciones ajenas extrajudicialmente y, bajo ciertas condiciones, incluso judicialmente. Muchos proveedores de Legal Tech que, por ejemplo, hacen valer derechos de pasajeros o reclamaciones derivadas de arrendamientos, actúan por ello como prestadores de servicios de recobro registrados o colaboran con ellos. Así, se benefician de una regulación especial legal que les permite reclamar derechos para terceros en supuestos delimitados. No obstante, los prestadores de servicios de recobro también están sujetos a obligaciones en materia de protección de datos, deontología profesional y competencia desleal. Es especialmente importante la transparencia de la estructura de costes, el comportamiento frente a los deudores y el cumplimiento de las disposiciones legales (por ejemplo, en embargos).