Gastos de viaje en el periodo de prácticas (Referendariat): Fundamentos legales y particularidades
Definición y ámbito de aplicación
El término Gastos de viaje en el periodo de prácticas designa todos los gastos en los que incurren los/las practicantes como parte de sus períodos obligatorios de formación y actividades oficiales fuera de su plaza de servicio principal. El periodo de prácticas, ya sea en el ámbito jurídico, pedagógico u otros servicios de preparación de estructura pública, suele requerir actividades en diferentes centros de formación, por lo que la regulación y el reembolso de los gastos de viaje revisten gran importancia práctica.
Fundamentos legales para el reembolso de gastos de viaje en el periodo de prácticas
Regulaciones legales
Los fundamentos legales para el reembolso de gastos de viaje en el periodo de prácticas en Alemania se encuentran principalmente en la Ley federal de gastos de viaje (BRKG) para el gobierno federal y en las respectivas Leyes regionales de gastos de viaje (LRKG) para los estados federados. Estas disposiciones determinan bajo qué condiciones y en qué medida surgen gastos de viaje y pueden ser reembolsados.
- Ley federal de gastos de viaje (BRKG): La BRKG se aplica a los periodos de prácticas en el servicio federal, por ejemplo, en el servicio diplomático superior. Esta regula el reembolso de los costes de transporte, la compensación por distancia recorrida, dietas, gastos de alojamiento y gastos accesorios.
- Leyes regionales de gastos de viaje (LRKG): En la mayoría de los períodos de prácticas (por ejemplo, formación docente, administrativa y jurídica), se aplican las leyes regionales correspondientes, cuyos contenidos suelen basarse estrechamente en la BRKG.
Además de las regulaciones legales existen reglamentos de formación y exámenes, que pueden contener disposiciones específicas para el periodo de prácticas.
Principio del deber de cuidado
El reembolso de los gastos de viaje es una manifestación del deber de cuidado estatal hacia los/las practicantes, ya que estos deben acudir, por orden del empleador público, a centros de formación.
Personas con derecho y requisitos previos
Marco status-legal
Por regla general, los/las practicantes son funcionarios en prácticas revocables o personas que mantienen una relación de formación de derecho público. El derecho al reembolso de gastos de viaje requiere que el viaje sea una medida oficial dispuesta o aprobada por el empleador público.
Actividad oficial y estaciones de formación
Se consideran viajes reembolsables en particular:
- Viajes a estaciones de formación (p. ej., tribunales, autoridades administrativas, escuelas)
- Viajes de servicio a instructores/as o despachos externos (especialmente en la formación jurídica)
- Formaciones o exámenes motivados por razones de servicio
Normalmente, no se reembolsan los trayectos entre el domicilio y la plaza de servicio principal («primer lugar de actividad») en el marco del desplazamiento diario. Esto constituye una diferencia esencial respecto al tratamiento de viajes de servicio y trayectos regulares al lugar de trabajo.
Tipos de gastos de viaje y su reembolso
Costes de transporte
Por regla general, se reembolsan los costes de transporte necesarios y efectivamente ocasionados. Esto puede incluir el uso del transporte público (segunda clase) o, si está autorizado, una compensación por la utilización de un vehículo privado.
Compensación por distancia recorrida
Si se viaja en vehículo privado, la compensación se realiza conforme a las tarifas legales por kilómetro, que pueden variar según el estado federado y el uso (viaje solo o con acompañantes).
Dietas y gastos de alojamiento
Para estancias externas de varios días puede existir derecho a dieta y alojamiento. Su cuantía y admisibilidad están legalmente limitadas; si se recibe manutención propia o alojamiento gratuito, normalmente los importes correspondientes se reducen.
Gastos accesorios
Entre los gastos accesorios figuran, por ejemplo, tasas de estacionamiento, transporte de equipaje o compras necesarias relacionadas con el viaje oficial.
Procedimiento para reclamar los gastos de viaje
Solicitud y plazos
Los/las practicantes deben reclamar sus gastos de viaje, en principio, prontamente tras la finalización del viaje. Muchos estados prevén un plazo de exclusión de seis meses. La solicitud debe presentarse ante la instancia de formación o de servicio correspondiente junto con los justificantes requeridos (billetes, recibos, prueba del viaje oficial).
Aprobación y pago
Tras la comprobación de los requisitos, la instancia de servicio aprueba y reembolsa el importe. Situaciones poco claras pueden dar lugar a solicitudes de información adicional o exigencia de más pruebas.
Particularidades y cuestiones controvertidas
Deducción fiscal por desplazamientos y tratamiento fiscal
Mientras que los desplazamientos habituales entre domicilio y el primer lugar de trabajo sólo pueden deducirse fiscalmente en el marco de la deducción por distancia, los gastos de viaje reembolsados por viajes de servicio están exentos de impuestos.
Cambio de estación de formación
En caso de un cambio efectivo de estación de formación (p. ej., traslado a un centro fuera del domicilio), también puede considerarse una compensación por gastos de mudanza, siempre que esta haya sido ordenada por la autoridad.
Cuestiones frecuentes en disputa
- Reconocimiento de un lugar concreto como destino oficial
- Aprobación para el uso de vehículo privado
- Cuantía y adecuación de los costes/justificantes
En caso de disputa, existe la posibilidad de revisión en el procedimiento administrativo de recurso.
Conclusión
Los gastos de viaje en el periodo de prácticas constituyen un área jurídica compleja, cuya regulación detallada depende del derecho federal o regional así como de los respectivos reglamentos de formación. El alcance y los requisitos para la posibilidad de reembolso están claramente definidos por las disposiciones, aunque requieren, por la variedad de posibles estaciones y supuestos, una revisión minuciosa caso por caso. La reclamación puntual por parte del practicante es tan indispensable como el cumplimiento de los requisitos de justificación y de los plazos.
Preguntas frecuentes
¿Quién tiene derecho al reembolso de gastos de viaje en el periodo de prácticas?
En el periodo de prácticas, tienen derecho al reembolso, por regla general, los/las practicantes que deban realizar viajes oficiales como parte de su formación. Se consideran viajes oficiales especialmente los trayectos prescritos por el reglamento de formación a centros de formación, reuniones o estaciones externas, situadas fuera de la plaza principal de servicio. El derecho se refiere principalmente a viajes dispuestos o autorizados oficialmente. No son reembolsables los trayectos privados, como los desplazamientos diarios entre el domicilio y la plaza de formación, ni intercambios voluntarios sin obligación de servicio. Cabe señalar que el derecho está normalmente vinculado directamente a la orden impartida por la autoridad o tribunal responsable de la formación; los viajes realizados por iniciativa propia quedan excluidos del reembolso sin autorización previa. Es obligatoria la solicitud conforme a las pautas de la ley regional de gastos de viaje correspondiente.
¿Qué tipos de gastos son reembolsables y bajo qué obligaciones de justificación?
Los gastos de viaje reembolsables incluyen habitualmente los costes de transporte, los gastos de alojamiento necesarios, dietas diarias o de manutención y, en su caso, gastos accesorios necesarios como tasas de estacionamiento o tasas de equipaje causadas por motivos de servicio. Los costes de transporte se reembolsan generalmente por el importe del transporte público (por ejemplo, tren, autobús, en su caso, segunda clase de Deutsche Bahn). El uso de un vehículo privado solo es reembolsable previa autorización expresa y bajo la aplicación de tarifas por kilómetro, requiriendo justificantes especiales como hoja de ruta, recibos de carburante y la propia autorización. Para el reembolso de alojamiento es imprescindible justificar los costes reales mediante recibos (por ejemplo, factura de hotel), estando excluidos los gastos de comidas o gastos personales. La reclamación de gastos de viaje exige siempre la presentación de todos los justificantes y la presentación en plazo de la solicitud. La falta de justificantes o la presentación fuera de plazo normalmente lleva a la exclusión del reembolso.
¿En qué medida existe derecho a la compensación por distancia al utilizar medios de transporte privados?
La compensación por distancia recorrida es un reembolso fijo concedido a solicitud por el uso de vehículos privados, especialmente coche propio o bicicleta, siempre que su utilización haya sido autorizada por la autoridad y haya sido necesaria por motivos de servicio. Su cuantía está definida por la ley regional correspondiente y suele fijarse en una cantidad determinada por kilómetro recorrido (por ejemplo, 0,30 € por kilómetro en automóvil). No se reembolsan gastos como combustible ni mantenimiento de forma separada. Es requisito que, en el momento del viaje, no haya disponibles vehículos oficiales ni transporte público que pueda utilizarse con un esfuerzo razonable en tiempo y costes. Debe adjuntarse a la solicitud la justificación de la ruta y los kilómetros recorridos, normalmente acompañada de la autorización del organismo competente.
¿Qué plazos deben considerarse al reclamar gastos de viaje en el periodo de prácticas?
Para el reembolso de gastos de viaje existe en todos los estados federados un plazo de exclusión legal, que suele oscilar entre 3 y 6 meses tras la finalización del viaje de servicio, salvo que por norma regional o administrativa se hayan fijado plazos inferiores. Transcurrido este plazo, normalmente no es posible reclamar el reembolso de gastos de viaje. Corresponde al/la practicante presentar la solicitud completa en plazo y con todos los documentos y justificantes requeridos ante el organismo competente. Un retraso sólo puede subsanarse retroactivamente en situaciones excepcionales debidamente justificadas (por ejemplo, por imposibilidad demostrada de cumplir el plazo).
¿Existen límites para el importe reembolsable de los gastos de viaje en el periodo de prácticas?
El reembolso de gastos de viaje en el periodo de prácticas está sujeto tanto a los tipos de gastos individuales como a su cuantía total, los cuales están limitados por los topes legales establecidos en las leyes regionales correspondientes. Estas determinan los límites máximos, por ejemplo, para alojamiento, dietas diarias o costes de desplazamiento por día y viaje. Las cantidades que superen estos límites no se reembolsarán, salvo que excepcionalmente existan motivos oficiales o circunstancias particulares debidamente justificadas y que la autoridad competente las haya aprobado anticipadamente. Las aportaciones propias, por ejemplo, por mejoras voluntarias del nivel de confort (primera clase, habitación individual en lugar de doble) o desvíos privados, siempre corren a cargo del solicitante.
¿Cómo se evalúa legalmente la distancia entre el domicilio y el centro de formación?
La distancia entre el domicilio y el centro de formación es relevante en materia de gastos de viaje cuando se debe determinar si hay un viaje oficial o solo un trayecto regular al trabajo. Legalmente, el punto de referencia es normalmente el denominado “primer lugar de actividad” (también llamado plaza de servicio principal). Los trayectos a este centro de formación no se consideran viajes oficiales y, por tanto, no dan derecho a reembolso, sino que se consideran gastos ordinarios de desplazamiento. Solo los viajes que superen esta primera plaza (por ejemplo, a estaciones externas, tribunales de otras localidades o cursos de varios días en otras sedes) se reconocen como viajes oficiales reembolsables. Para ello, es necesario justificar la necesidad por motivos de servicio y, cuando corresponda, la orden expresa de viaje por parte de la dirección de formación.