Intake Form
Definición y origen del término Intake Form
El «Intake Form» (en español: formulario de admisión, hoja de registro o formulario de inscripción) es un término comúnmente usado en el contexto internacional de despachos para un formulario que sirve para recopilar sistemáticamente información básica de nuevos clientes, solicitudes de casos o contactos. El término proviene del inglés, donde «intake» puede traducirse como «admisión», «entrada» o «acceso». En el ámbito del despacho, «form» se refiere a un formulario estructurado que se utiliza para la recogida estandarizada de datos.
Importancia en el contexto del despacho
En el trabajo diario, el Intake Form es una herramienta central para el primer contacto. Permite al despacho recopilar de manera estructurada los datos iniciales sobre personas, asuntos, hechos legales o empresas asesoradas. La recopilación estructurada de esta información constituye la base para valorar si y cómo puede continuarse con el asunto. El Intake Form contribuye así a una comunicación eficiente, gestión sistemática de los casos y a la garantía de calidad. Además, ayuda a priorizar y distribuir las solicitudes dentro del despacho.
Contenidos típicos de un Intake Form
Datos personales de contacto (nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico) Datos de la empresa (si corresponde) Descripción del asunto o del caso Servicios deseados o área de asesoramiento Datos sobre el desarrollo previo (p. ej., plazos, procedimientos previos) Avisos de confidencialidad e información sobre protección de datos
Condiciones generales
Aspectos legales
Al completar y procesar un Intake Form deben respetarse las normativas de protección de datos. En muchos países se aplican, según la ubicación del despacho, leyes nacionales o internacionales de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa. El tratamiento seguro y confidencial de todos los datos contenidos en un Intake Form es obligatorio.
Requisitos organizativos
El Intake Form debe estar claramente estructurado y ser de fácil comprensión para garantizar una alta calidad de los datos y un procesamiento eficiente. En despachos digitalizados, los Intake Forms suelen estar disponibles a través de formularios web, portales para clientes o software especializado. En algunos casos también puede utilizarse el formato papel, especialmente durante el primer contacto presencial.
Aspectos culturales
En despachos de alcance internacional, el Intake Form puede ofrecerse en varios idiomas o adaptarse para tener en cuenta el trasfondo cultural y lingüístico de los clientes. Además, la solicitud de determinados datos puede variar según la cultura.
Ejemplos prácticos y escenarios típicos
Consulta inicial: Una persona contacta con el despacho mediante una solicitud. A través del Intake Form se recaba la información más importante antes de la primera reunión para poder preparar adecuadamente el caso. Toma de mandato: Antes de iniciar una colaboración, a través del Intake Form se recogen y almacenan todas las condiciones generales y los datos de contacto relevantes. Transferencia de caso: Al transferir un caso a una colega o un colega, el Intake Form garantiza una documentación completa y comprensible de la situación inicial. Verificación de confidencialidad (Conflict Check): Mediante el Intake Form se pueden recopilar datos relevantes para comparar automáticamente conflictos de intereses.
Diferencias con conceptos similares y posibles malentendidos
El Intake Form se distingue de otros formularios en el entorno del despacho, como por ejemplo el contrato de mandato o el formulario de admisión para mandatos existentes: El Intake Form se utiliza normalmente al inicio del contacto, mientras que los contratos de mandato se emplean solo después de la aceptación del mandato. A diferencia de la subida de documentos a la plataforma del despacho o de formularios de contacto generales, el Intake Form está especialmente enfocado en la recogida estructurada de información para nuevos encargos.
* Los malentendidos suelen surgir cuando el Intake Form se confunde con documentos adicionales que solicitan información más específica o detallada.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el objetivo de un Intake Form en un despacho? El Intake Form se utiliza para recopilar sistemáticamente información básica de nuevos clientes o interesados, con el fin de permitir un procesamiento estructurado y una revisión interna.¿Siempre deben completarse digitalmente los Intake Forms? No, los Intake Forms pueden estar disponibles y completarse tanto en papel como digitalmente. Sin embargo, la digitalización se utiliza cada vez más para facilitar el procesamiento de los datos.¿Son obligatorios los Intake Forms? Si el uso de un Intake Form es obligatorio depende de la organización del despacho y sus directrices internas. Muchos despachos utilizan Intake Forms como mejor práctica durante el proceso de toma de mandato.¿Qué requisitos de protección de datos se aplican a los Intake Forms? El tratamiento de los datos indicados en el Intake Form está sujeto a las leyes de protección de datos aplicables y debe realizarse de manera segura, confidencial y transparente.¿Puede adaptarse el Intake Form a requisitos específicos de un país o cultura? Sí, los Intake Forms suelen adaptarse a las particularidades lingüísticas, culturales o propias del sector correspondiente.
El Intake Form es por tanto un elemento central en muchos despachos internacionales, que contribuye tanto a la estructuración de la toma de mandatos como a la garantía de calidad y el cumplimiento de los requisitos legales. El conocimiento de este concepto ofrece a candidatas, candidatos y personas que inician su carrera una valiosa orientación en el día a día profesional.
Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos legales debe cumplir un Intake Form en cuanto a protección de datos?
Un Intake Form, es decir, un formulario para recopilar datos personales, está sujeto a rigurosos requisitos de protección de datos, especialmente según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Es importante observar en particular el art. 5 del RGPD, según el cual la recopilación de datos personales debe hacerse exclusivamente para fines determinados, conforme al principio de minimización de datos y con garantía de transparencia. El responsable debe informar sobre las actividades de tratamiento (art. 13 del RGPD), especialmente sobre la finalidad, la base legal del tratamiento, el plazo de conservación, los destinatarios y los derechos de los interesados. En el caso de datos sensibles (por ejemplo, datos de salud según el art. 9 RGPD), se requieren requisitos más estrictos para la base legal, como el consentimiento explícito de la persona interesada. Los responsables están obligados a implementar medidas técnicas y organizativas, según el art. 32 RGPD, para proteger los datos, como cifrado o controles de acceso.
¿Cuándo es legalmente necesario el consentimiento en un Intake Form?
El consentimiento es necesario siempre que no exista otra base legal según el art. 6, apdo. 1 RGPD que legitime el tratamiento de los datos. En muchos Intake Forms se recogen datos personales sin obligación legal o relación contractual directa, por ejemplo, al contactar con proveedores o en el sector sanitario. Al solicitar el consentimiento, este debe ser voluntario, informado, inequívoco y comprobable. Se requiere especial atención cuando se solicitan categorías especiales de datos según el art. 9 RGPD, ya que en estos casos generalmente es necesario el consentimiento explícito (art. 9, apdo. 2 letra a RGPD) o alguna otra excepción. El texto de la declaración de consentimiento y la prueba de cuándo y cómo se otorgó deben quedar documentados.
¿Durante cuánto tiempo pueden almacenarse los datos personales obtenidos a través de Intake Forms?
El plazo de conservación de los datos personales recogidos a través de un Intake Form se determina básicamente por la finalidad de la recopilación de datos. Según el art. 5, apdo. 1 letra e RGPD («limitación del plazo de conservación»), los datos deben eliminarse una vez cumplida la finalidad y siempre que no existan obligaciones legales de conservación. En muchos casos, como en el sector sanitario o en documentos jurídicos, deben respetarse plazos legales adicionales (por ejemplo, según § 630f BGB, § 147 AO). Por ello, los responsables deben prever en su política de eliminación comprobaciones y, en su caso, borrado periódico de los datos del Intake Form e informar de ello a los interesados.
¿Qué obligaciones de información existen al utilizar un Intake Form?
Los responsables están obligados a proporcionar a los interesados, en el momento de la recogida de datos, toda la información exigida por el art. 13 RGPD. Entre estos datos figuran, entre otros, el nombre y los datos de contacto de la entidad responsable y, en su caso, del delegado de protección de datos, la finalidad y base legal del tratamiento, el plazo de conservación, los derechos de los interesados, la existencia del derecho de reclamación ante una autoridad de control, así como, en su caso, información sobre decisiones automatizadas. Esta información debe proporcionarse de forma precisa, transparente, comprensible y fácilmente accesible, por ejemplo, mediante un aviso de privacidad separado que pueda consultarse antes de enviar el Intake Form.
¿Deben los Intake Forms ser accesibles?
Desde el punto de vista legal, debe garantizarse que los Intake Forms se diseñen para permitir la participación no discriminatoria de personas con discapacidad. Según el § 12 BGG (Ley de Igualdad para Personas con Discapacidad), especialmente los organismos públicos están obligados a ofrecer servicios digitales accesibles. Si bien esta obligación no se aplica generalmente a empresas privadas, dependiendo del área de aplicación (p. ej., Ley de Telemedicina, Ley General de Igualdad de Trato), pueden existir requisitos adicionales o, al menos, se recomienda un diseño accesible para evitar riesgos legales desde el punto de vista de la no discriminación.
¿Quién asume la responsabilidad en materia de protección de datos al utilizar un Intake Form de un tercero?
Si para recopilar datos personales se utiliza un Intake Form de un tercero (p. ej., de un proveedor en la nube), según la responsabilidad prevista en el art. 4 n.º 7 y 28 RGPD, debe distinguirse: Si el tercero actúa como encargado del tratamiento, debe existir un contrato de encargados del tratamiento (AVV) que regule los derechos y obligaciones. En caso de corresponsabilidad según el art. 26 RGPD, por ejemplo, si ambas partes deciden sobre los fines y medios del tratamiento, debe establecerse un acuerdo sobre la corresponsabilidad. En cualquier caso, la entidad que utiliza el Intake Form para la recogida de datos sigue siendo responsable de la legalidad del tratamiento.
¿Qué deberes especiales de diligencia se aplican al uso de Intake Forms en el caso de menores de edad?
La recogida de datos personales de niños y jóvenes mediante Intake Forms es especialmente sensible según el art. 8 RGPD. En los servicios de la sociedad de la información, debe obtenerse un consentimiento válido por parte de quienes ejercen la patria potestad si el menor no ha cumplido los dieciséis años (o una edad menor establecida por la legislación nacional, pero al menos 13 años). Debe garantizarse la verificabilidad del consentimiento y la explicación de la recogida de datos debe ser comprensible para menores. Además, deben adoptarse medidas de protección especiales y una obligación estricta de minimización de datos, para asegurar la protección reforzada que requieren los menores.