DMS (Sistema de gestión de documentos)
Definición y clasificación
Un sistema de gestión de documentos (abreviado: DMS) es una solución digital para la captura, administración, almacenamiento y suministro de documentos e información. Sirve para el archivo estructurado, la organización y la rápida localización de todos los documentos en una entidad, como por ejemplo un despacho. Los sistemas DMS sustituyen o complementan el expediente en papel clásico y ayudan a gestionar eficientemente la creciente cantidad de documentos digitales y escaneados.
El DMS se utiliza en muchos sectores, pero cobra especial importancia en la gestión del mandato y la administración de la correspondencia, documentos y plazos en los despachos. El objetivo de un DMS es organizar de forma clara la avalancha de documentos, simplificar los procesos de trabajo y garantizar la transparencia en los flujos de trabajo.
Rol en el día a día del despacho: importancia y campos de aplicación típicos
En el día a día de un despacho, el DMS desempeña un papel central. Garantiza que todos los documentos relacionados con los mandatos – como escritos, contratos, facturas y correos electrónicos – se almacenen sistemáticamente. Para ello, se crean archivos digitales a los que los empleados autorizados pueden acceder en cualquier momento y desde diferentes ubicaciones.
Los campos de aplicación típicos son:
- Gestión de expedientes de mandato
- Asignación y seguimiento de tareas en el equipo
- Archivo e investigación de leyes, sentencias y resoluciones
- Control de mandatos y plazos mediante la vinculación con funciones de calendario y tareas
- Garantía de la trazabilidad y transparencia de todos los pasos de procesamiento mediante funciones de registro
El uso de un DMS favorece la colaboración entre los empleados, ya que todo se archiva de manera centralizada y comprensible.
Procesos y flujos de trabajo relacionados con el DMS
Captura de documentos
Los documentos llegan al DMS por diferentes vías: escaneando documentos en papel, importando archivos (por ejemplo, PDF o Word), guardando automáticamente correos electrónicos entrantes y salientes o mediante su creación directa dentro del sistema.
Etiquetado y asignación
Una vez capturados, los documentos se etiquetan, es decir, se les asignan palabras clave, categorías o se asignan a un expediente de mandato. Esto facilita considerablemente la posterior localización.
Edición y versionado
Los documentos pueden editarse digitalmente. Muchos DMS ofrecen funciones de versionado, lo que permite rastrear quién realizó qué cambios y cuándo. También es posible la edición conjunta por parte de varios empleados.
Asignación de derechos y control de acceso
El DMS regula qué empleados tienen acceso a determinados expedientes o documentos. A través de derechos de acceso diferenciados se garantiza que la información sensible permanezca protegida.
Archivado y eliminación
Según los requisitos legales y organizativos, los documentos se archivan o eliminan después de ciertos períodos. El DMS asiste en esto mediante funciones de recordatorio y procesos automatizados.
Condiciones marco y estándares
Al utilizar un DMS en un despacho, deben tenerse en cuenta diversas condiciones marco:
- Requisitos organizativos: Por ejemplo, qué documentos deben archivarse obligatoriamente en formato digital, quién recibe qué derechos de acceso y cómo debe ser la estructura de archivo.
- Herramientas técnicas: Existen diversas soluciones de software que funcionan como DMS. En los despachos suelen utilizarse programas o módulos especializados adaptados a los requisitos específicos de la gestión de mandatos.
- Prácticas habituales: El manejo del DMS forma parte de la formación de nuevos empleados. Esto incluye reglas claras de archivo y denominación para evitar la pérdida de información y garantizar la localización.
- Protección de datos y seguridad informática: Debido a la sensibilidad de los datos almacenados, existen estrictos requisitos de protección de datos y seguridad de la información. Son obligatorias copias de seguridad periódicas, transferencia de datos encriptada y protección contra accesos no autorizados.
Vínculo práctico: manejo del DMS en la rutina laboral
Para los principiantes, el uso de un DMS suele suponer un cambio del expediente en papel a la gestión digital de expedientes. En el trabajo diario, una de las tareas básicas es archivar correctamente los documentos en el DMS, buscar expedientes o añadir información.
El uso del DMS se realiza típicamente desde un ordenador o dispositivos móviles. Los nuevos empleados suelen recibir una introducción al funcionamiento del sistema. Las tareas más frecuentes son:
- Asignación de nuevos documentos recibidos al expediente de mandato correspondiente
- Localización de documentos mediante funciones de búsqueda y filtro
- Creación de tareas o notas en el expediente de mandato
- Supervisión de plazos y responsabilidades en función de la información almacenada en el DMS
Oportunidades y retos en el día a día de la firma
Oportunidades
- Aumento de la eficiencia: La gestión centralizada y digital de expedientes elimina la búsqueda de documentos en papel.
- Transparencia y trazabilidad: Todos los pasos de trabajo quedan documentados de forma comprensible.
- Acceso remoto: Los empleados pueden acceder a los expedientes desde diferentes ubicaciones, incluso desde el teletrabajo.
- Seguridad: La asignación específica de derechos, el registro y las copias de seguridad automáticas aumentan la protección de los datos.
Retos
- Formación inicial: La transición a un DMS puede implicar inicialmente cierto esfuerzo.
- Disciplina en el uso: El sistema solo funciona de forma óptima si todos los empleados cumplen estrictamente las reglas de archivo y denominación.
- Requisitos técnicos: Una infraestructura informática estable y un soporte calificado son imprescindibles para garantizar la funcionalidad del DMS.
- Protección de datos: El cumplimiento de los requisitos legales para la protección de datos personales requiere máxima atención.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las tareas típicas en el manejo del DMS?
Las tareas diarias incluyen escanear, archivar y localizar documentos, crear expedientes, establecer plazos y supervisar procesos.
¿Deben tener los nuevos empleados conocimientos previos en el uso de DMS?
No, normalmente se realiza una formación específica en el DMS que se utiliza. Sin embargo, unos conocimientos básicos en informática y la disposición a trabajar digitalmente son útiles.
¿Cómo se garantiza que no se pierda información?
El DMS ofrece diversas funciones de búsqueda, registros y mecanismos de versionado. Además, se realizan copias de seguridad periódicas de los datos.
¿Es obligatorio trabajar con un DMS?
En la mayoría de los despachos modernos, el uso de un DMS es una parte fija del trabajo diario y está organizado de forma obligatoria.
¿Cómo se garantiza la seguridad de los datos almacenados en el DMS?
Los sistemas DMS disponen de asignación de derechos, encriptación y registro de accesos. Además, muchos despachos recurren a servidores protegidos y actualizaciones regulares de seguridad.
¿Pueden seguir utilizándose documentos en papel?
Los documentos en papel suelen ser escaneados y archivados en el DMS. En muchos casos, se busca una digitalización completa, pero algunos documentos en papel pueden seguir utilizándose según los requisitos.
Un DMS facilita la organización y gestión de los mandatos y se ha convertido en una herramienta imprescindible en la rutina de la firma. Para los jóvenes profesionales es conveniente familiarizarse pronto con las funciones y procedimientos básicos para facilitar el inicio de la vida profesional.
Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos legales deben observarse al digitalizar y archivar documentos en un DMS?
Al digitalizar y archivar documentos en un Sistema de Gestión Documental (DMS), deben observarse especialmente los requisitos de la Abgabenordnung (AO), el Código de Comercio (HGB) y las regulaciones sectoriales específicas. Es fundamental cumplir con los GoBD (Principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos), que exigen un almacenamiento a prueba de auditoría, la trazabilidad y la inalterabilidad de los documentos. La digitalización solo está permitida si el documento digitalizado sustituye adecuadamente al original («escaneo sustitutivo»), lo que debe garantizarse mediante medidas organizativas y técnicas adecuadas (por ejemplo, registro de todos los accesos y cambios, uso de firmas electrónicas cualificadas). Además, debe atenderse a los requisitos de protección de datos según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Federal de Protección de Datos alemana (BDSG), especialmente en lo que respecta al control de accesos y los conceptos de eliminación de datos personales.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos legalmente en un DMS y cuándo pueden eliminarse?
Los plazos de conservación de documentos en un DMS están regulados por ley y varían según el tipo de documento. Según el § 147 AO y el § 257 HGB, el plazo legal de conservación de cartas comerciales, justificantes contables o balances anuales es, en general, de seis a diez años. Solo tras la expiración de estos plazos es jurídicamente posible su eliminación, debiendo comprobarse siempre si hay otras normativas que exijan plazos de conservación más largos (por ejemplo, derecho fiscal, regulaciones sectoriales específicas). La eliminación debe ser total y comprensible para cumplir con los requisitos de protección de datos y el principio de minimización de datos. Además, debe verificarse si existen auditorías fiscales o administrativas en curso que requieran una conservación más prolongada («reserva de auditoría»).
¿Deben los documentos en el DMS estar firmados electrónicamente?
No todos los documentos requieren obligatoriamente una firma electrónica, aunque su uso se recomienda especialmente para garantizar la autenticidad e inalterabilidad de documentos sensibles o jurídicamente relevantes. La firma electrónica cualificada, según el Reglamento eIDAS, puede, bajo ciertas circunstancias, sustituir el requisito de forma escrita según el § 126a BGB. En otros casos, como determinados documentos fiscales o contractuales, suele bastar una firma avanzada o un protocolo interno de aprobación en el DMS, siempre que se garantice la trazabilidad, legibilidad e integridad. Lo relevante en cada caso son las normativas legales aplicables y los riesgos asociados al documento.
¿Qué obligaciones en materia de protección de datos existen al operar un DMS?
Al utilizar un DMS deben cumplirse estrictamente todas las disposiciones del RGPD y la BDSG. Existe la obligación de adoptar medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida o la alteración (art. 32 RGPD). Entre ellas se incluyen, por ejemplo, un concepto de roles y derechos, registro de accesos, encriptación y copias de seguridad periódicas. Además, el RGPD exige la implantación de conceptos de bloqueo y borrado, el mantenimiento de un registro de actividades de tratamiento, así como la garantía de los derechos de los interesados, como el derecho de información o de eliminación. Si se emplean encargados del tratamiento (por ejemplo, alojamiento del DMS en la nube), debe suscribirse un contrato de encargo de tratamiento de datos conforme al art. 28 RGPD.
¿En qué medida debe demostrarse la fiabilidad de auditoría (revisionssicherheit) de un DMS y cómo se acredita?
La fiabilidad de auditoría de un DMS es un requisito legal central, especialmente para cumplir con la obligación de justificación ante autoridades fiscales y auditores. Se demuestra mediante controles internos, documentación de procedimientos y, en su caso, auditorías independientes (por ejemplo, por un auditor o una certificación según IDW PS 880 o ISO 15489). La documentación del procedimiento debe describir detalladamente los procesos, medidas técnicas y responsabilidades utilizadas para garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de la información almacenada. En caso de inspecciones fiscales o litigios, esta documentación sirve como prueba del cumplimiento de las disposiciones legales.
¿Pueden almacenarse documentos en un DMS en el extranjero?
El almacenamiento de documentos en el extranjero es en principio posible, siempre que se cumplan los requisitos legales en materia de protección de datos y fiscalidad. Para datos personales, es especialmente relevante comprobar si el lugar de almacenamiento se encuentra dentro de la UE/EEE, pues de no ser así, deben observarse los requisitos especiales para transferencias a terceros países según los art. 44 y siguientes del RGPD (por ejemplo, decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo). Desde el punto de vista fiscal, el almacenamiento en el extranjero puede requerir que las autoridades fiscales alemanas tengan acceso permanente a la documentación relevante (§ 146 párr. 2a AO). Además, deben tenerse en cuenta posibles normas sectoriales adicionales. La falta de acceso o un acceso insuficiente puede constituir una infracción de las normas fiscales y ser sancionada como infracción administrativa.