Captación de mandatos
Definición y clasificación
La captación de mandatos engloba todas las actividades orientadas a ganar nuevos clientes (mandantes) para un despacho y conservar o ampliar las relaciones existentes. En el contexto de los despachos, la captación de mandatos suele referirse a la interacción focalizada con clientes potenciales y a medidas para presentar el despacho y su oferta de servicios. Se trata de un proceso continuo que constituye una parte esencial de la actividad empresarial en el día a día de quienes ejercen la abogacía.
La captación de mandatos no debe confundirse con la simple gestión de un mandato, sino que se refiere explícitamente a la fase anterior a la aceptación del encargo.
Importancia y campos típicos de aplicación en la práctica diaria del despacho
En el día a día del despacho, la captación de mandatos desempeña un papel central. Forma la base del éxito económico, ya que solo mediante la captación y fidelización continuada de clientes puede garantizarse un crecimiento sostenible y el aprovechamiento óptimo de la capacidad del despacho.
Los ámbitos típicos de aplicación de la captación de mandatos son: Primeros contactos con clientes potenciales: Conversaciones personales, llamadas telefónicas o comunicación escrita en las que se presentan los servicios del despacho. Mantenimiento de relaciones existentes: Contacto regular e información a los clientes actuales sobre tendencias, desarrollos o servicios prestados. Construcción de redes y relaciones: Participación en eventos profesionales, ferias u otros actos para hacer y fortalecer contactos. Visibilidad digital: Presencia en sitios web, redes sociales o mediante acciones de marketing online que aumenten el alcance del despacho.
Procesos, procedimientos y métodos de captación de mandatos
La captación de mandatos abarca diferentes procesos y métodos que pueden combinarse entre sí. Entre los pasos habituales se encuentran:
Identificación de grupos objetivo
Al inicio de las actividades de captación se realiza una identificación sistemática de los grupos objetivo. Se determina qué personas o empresas podrían convertirse en clientes. La selección se orienta por las áreas temáticas de especialización y los objetivos estratégicos del despacho.
Enfoque y establecimiento de contacto
El primer acercamiento puede realizarse de diversas maneras, por ejemplo, mediante contacto telefónico (‘llamadas en frío’), recomendaciones personales, eventos de networking o el envío de material informativo por correo postal o electrónico.
Presentación de la oferta de servicios
A continuación, el personal del despacho presenta el portafolio de servicios y responde a las primeras preguntas individuales. El diálogo debe tener como objetivo reconocer las necesidades de los posibles clientes y mostrar soluciones adecuadas.
Elaboración de la oferta y cierre
En caso de interés mutuo, se elabora una oferta concreta. Tras acordar, y en su caso negociar las condiciones, se procede a la asignación del mandato por parte del cliente.
Seguimiento y gestión de relaciones
Más allá de la asignación del mandato, la gestión de relaciones es crucial: el mantenimiento regular del contacto, la transmisión de información o las reuniones de retroalimentación refuerzan la vinculación con el cliente y aumentan el potencial de mandatos posteriores.
Condiciones marco y estándares
La captación de mandatos está sujeta a diversas condiciones organizativas, técnicas y éticas que conforman el día a día en los despachos.
Disposiciones organizativas
Los despachos establecen estrategias y planes de acción individuales para la captación. Frecuentemente, se delimitan claramente áreas como captación, gestión de mandatos y administración. El establecimiento de objetivos y el control de resultados facilitan la gestión y optimización de las actividades de captación.
Herramientas técnicas
Para apoyar la captación de mandatos, se han consolidado diversas herramientas técnicas: Sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM): Estas bases de datos ayudan a registrar contactos, documentar interacciones y planificar actividades de comunicación específicas. Software de correo electrónico marketing: Para el envío de boletines de noticias o información sobre eventos. Herramientas digitales de calendario y planificación: Facilitan la organización de reuniones y tareas.
Prácticas habituales
En el sector es habitual prestar atención a la discreción e integridad en la captación de mandatos. Las acciones de comunicación se diseñan de modo que respondan a las necesidades de los clientes potenciales y no vulneren el marco legal vigente, como la normativa publicitaria y de protección de datos.
Vinculación práctica: Captación de mandatos en la vida cotidiana del despacho
En el día a día de un despacho, la captación y la gestión de mandatos están estrechamente entrelazadas. El personal asume, por ejemplo, tareas como: Investigación y observación: Identificación de clientes potenciales mediante el estudio de portales sectoriales o comunicados de prensa. Trabajo en red: Participación en eventos o reuniones organizadas con socios comerciales. Elaboración de material informativo y de presentación: Preparación de presentaciones que se utilizan en los primeros contactos. Mantenimiento de mandatos existentes: Organización de reuniones de retroalimentación o citas de seguimiento. Trabajo en equipo: Planificación conjunta de medidas de captación dentro del equipo para aprovechar sinergias.
Para quienes inician en la profesión, la captación de mandatos ofrece la posibilidad de asumir tareas con responsabilidad, desarrollar habilidades comunicativas y contribuir al éxito económico del despacho.
Oportunidades y desafíos
La captación de mandatos implica tanto oportunidades como desafíos:
Oportunidades
Desarrollo profesional propio: La participación temprana en procesos de captación permite desarrollar habilidades de contacto y comunicación. Fortalecimiento de la fidelización de clientes: El contacto directo con los clientes fomenta una mejor comprensión de sus expectativas y necesidades. Red profesional personal: Las actividades continuas de captación generan una red profesional en crecimiento.
Desafíos
Gestión del tiempo: La compatibilización entre el trabajo en los mandatos y la captación requiere buena organización. Rechazo y competencia: No todo acercamiento lleva al éxito, los contratiempos son normales y forman parte del aprendizaje. Disposiciones regulatorias: Es necesario cumplir con las disposiciones legales en el trato con clientes potenciales y existentes.
* Confidencialidad: En la comunicación debe mantenerse siempre la discreción.
Preguntas frecuentes
¿Qué se entiende por captación de mandatos?
La captación de mandatos incluye todas las medidas con las que un despacho adquiere activamente nuevos clientes o mantiene relaciones existentes, a fin de asegurar encargos futuros.
¿Qué métodos de captación de mandatos existen?
Entre los métodos se encuentran las entrevistas personales, el contacto telefónico, eventos de networking, marketing online y el envío de material informativo.
¿Quién es responsable de la captación de mandatos en el despacho?
Por lo general, varios empleados —independientemente del nivel de carrera— participan en la captación. El procedimiento se suele coordinar en equipo.
¿La captación de mandatos es relevante para quienes inician en la profesión?
Sí, porque ayuda a desarrollar importantes competencias en el trato con los clientes y a contribuir de forma sostenible al éxito del despacho.
¿Qué importancia tiene la protección de datos en la captación de mandatos?
La protección de datos debe observarse estrictamente. Solo pueden tratarse y almacenarse los datos necesarios para la iniciación y gestión de mandatos y cuya recogida esté permitida por la ley.
¿Qué desafíos deben conocerse?
La gestión del tiempo, el manejo de rechazos y el cumplimiento de los estándares legales y éticos son los principales desafíos en la captación de mandatos.
Este artículo ofrece a jóvenes profesionales y a quienes postulan una visión estructurada sobre la captación de mandatos y los requerimientos y oportunidades que esto implica en el día a día del despacho.
Preguntas frecuentes
¿Qué límites legales existen para la captación de mandatos por parte de abogados?
La captación de mandatos por parte de abogados está sujeta en Alemania a estrictas regulaciones legales, establecidas principalmente en la Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) y los códigos deontológicos para abogados (BORA). Está prohibido, en contra de las reglas del § 43b BRAO, sobre todo el uso de publicidad agresiva y acercamientos directos no solicitados a potenciales clientes cuando éstos se realicen de forma poco objetiva o molesta. Los abogados no pueden captar mandatos prometiendo éxito o concediendo ventajas indebidas. Solo se permite la información objetiva y profesional sobre la actividad. El cumplimiento de las disposiciones relativas a la protección de datos, especialmente según la DSGVO y la BDSG, es también obligatorio, especialmente cuando se procesan datos personales de potenciales clientes.
¿Pueden los abogados captar clientes por teléfono?
El marketing telefónico —llamadas en frío para la captación de mandatos— está en principio prohibido para abogados y se considera una aproximación directa no permitida que infringe el § 43b BRAO y el § 6 BORA. Únicamente está permitido el contacto telefónico si el posible cliente ha dado su consentimiento previo (opt-in) o ya existe una relación concreta de mandato y la captación se refiere a una ampliación del mismo asunto. Sin tal autorización expresa, la llamada puede además constituir una infracción del § 7 UWG (Ley contra la Competencia Desleal) y de las normas sobre protección de datos, lo que puede acarrear multas y consecuencias profesionales.
¿Cómo se regula el envío de correos electrónicos publicitarios?
El envío de correos electrónicos publicitarios con fines de captación de mandatos solo está permitido para abogados bajo condiciones estrictas. Rige la prohibición de publicidad no solicitada por correo electrónico según § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG. Solo hay excepción cuando existe un consentimiento explícito e informado del receptor (‘doble opt-in’). Sin tal consentimiento, el envío puede ser objeto de advertencia y suponer infracciones contra el UWG y la DSGVO. El contenido de los correos debe ser objetivo, informativo y profesional, evitándose la publicidad sensacionalista o comparativa.
¿Qué obligaciones de información existen en la captación de mandatos?
En el curso de la captación de mandatos, los abogados deben cumplir todas las obligaciones profesionales de información. Entre otras, incluye la indicación del colegio de abogados competente, el título profesional y la mención de las principales regulaciones profesionales. En el contacto electrónico o escrito deben observarse la identificación del proveedor según § 5 TMG y la política de privacidad conforme al art. 13 DSGVO y facilitarse al destinatario. El receptor debe poder entender fácilmente quién se dirige a él y por encargo de quién se realiza el contacto.
¿En qué medida son admisibles las recomendaciones de terceros?
Las recomendaciones de terceros (clientes, colegas o socios comerciales) no constituyen en sí una captación de mandatos prohibida profesionalmente, siempre que no se pague un honorario de recomendación ni se vincule la recomendación a ventajas monetarias. Esto último sería inadmisible según el § 49b Abs. 3 BRAO, ya que está prohibida la participación de terceros en honorarios de abogados. El marketing por recomendación solo es admisible si se trata de una recomendación voluntaria y no influida, y no existe ningún intercambio de beneficios económicos u otras ventajas entre el abogado y quien recomienda.
¿Qué papel juegan las redes sociales en la captación de mandatos desde el punto de vista legal?
Las plataformas de redes sociales constituyen para los abogados una forma permitida de dar a conocer su oferta, siempre que se respeten los requisitos de objetividad, mantenimiento de la ética profesional y la separación entre la esfera profesional y privada. Las publicaciones no deben contener afirmaciones engañosas ni dar la impresión de que se garantiza la obtención de mandatos. La publicidad en redes sociales está asimismo sujeta a las normas profesionales y de protección de datos, especialmente en el caso de la interacción directa (por ejemplo, mensajes directos) o al usar plataformas de publicidad con opciones de segmentación basadas en datos personales.
¿Existen particularidades en la captación de mandatos en asuntos transfronterizos?
Sí, en la captación transfronteriza de mandatos, además de las regulaciones nacionales, deben observarse las normas de organizaciones internacionales y europeas de abogados, por ejemplo según el CCBE (Consejo de la Abogacía Europea). Es importante prestar atención a las prohibiciones de publicidad extranjeras y legislaciones nacionales de protección de datos. Siempre debe comprobarse si en el país receptor existen restricciones o requisitos de identificación específicos que excedan el Derecho alemán. La publicidad transfronteriza es especialmente sensible en materia de protección de datos, ya que la exportación de datos (especialmente fuera de la UE) requiere una base legal adicional.