Matter Number
Definition og oprindelse af begrebet
Begrebet Matter Number (dansk omtrent: “sagsnummer” eller “sagsreferencenummer”) stammer fra det engelsksprogede advokatkontormiljø, især fra den angloamerikanske verden. Det består af “Matter” (dansk: sag, anliggende, forløb) og “Number” (dansk: nummer). I advokatkontorets hverdag fungerer Matter Number som en entydig identifikation af en specifik sag eller et projekt.
I modsætning til det tyske begreb “Aktenzeichen” eller “Vorgangsnummer” er Matter Number dog udtrykkeligt tilpasset til administration af mandater, opgaver eller juridiske anliggender i advokatkontorer eller lignende organisationer.
Betydning i advokatkontorets kontekst
Typisk anvendelse
Matter Number tildeles individuelt til enhver ny sag, hvert projekt eller hver enkelt opgave. Den muliggør en entydig tildeling og identifikation af dokumenter, korrespondance, afregninger og intern kommunikation til et bestemt forløb. Dette gør det lettere at arkivere struktureret, følge arbejdstrin og adskille forskellige sager.
Relevans
I internationale sammenhænge og i større advokatfirmaer er brugen af Matter Numbers en gennemprøvet standard. Den entydige nummerering sikrer, at medarbejdere, klienter og eksterne partnere altid henviser til den samme sag. Dette øger effektiviteten, overskueligheden og retssikkerheden både i interne arbejdsgange og i kommunikationen med tredjeparter.
Rammer og forudsætninger
Juridiske og organisatoriske aspekter
Mens der i Tyskland og andre lande eksisterer lovgivningsmæssige krav til sagsføring og deres mærkning, er tildeling af Matter Numbers især i internationale advokatfirmaer ofte en del af interne compliance-regler eller forretningsmæssige standarder. Dette bidrager til overholdelse af krav om databeskyttelse og tavshedspligt, da informationer kan mærkes og adskilles individuelt.
I softwareløsninger til advokatkontorer er Matter Numbers en central del af dokumentstyring og afregningsprocesser. Nummeret følger alle oplysninger fra oprettelsen af sagen til arkiveringen.
Kulturelle aspekter
I mange angelsaksiske advokatkontorer er det kutyme altid at angive Matter Number i korrespondance og kommunikation med klienter. Dermed sikres det, at alle parter til hver en tid præcist kan identificere den pågældende sag.
Praktiske eksempler og typiske scenarier
- Accept af sag: Når en ny sag oprettes, genereres der automatisk et individuelt Matter Number, som tilknyttes den nye sag.
- Korrespondance: Hver e-mail, hvert brev eller enhver formular, der relaterer sig til sagen, bærer det tilhørende Matter Number i emnefeltet eller som en bemærkning.
- Fakturering: Fakturerede ydelser grupperes efter Matter Number, således at klienter får et klart overblik over omkostninger pr. sag.
- Arkivering: Når en sag afsluttes, arkiveres hele akten inklusive Matter Number, hvilket letter senere adgang og understøtter overholdelse af opbevaringsfrister.
Forskelle til lignende begreber og mulige misforståelser
Adskillelse fra “Client Number” og “Aktenzeichen”
- Client Number: Mens Matter Number kendetegner en specifik sag, står Client Number (klientnummer) for identifikationen af den kunde, der afgiver opgaven. En klient kan ofte have flere sager, hver med sit eget Matter Number.
- Aktenzeichen: I det tyske sprogområde svarer Aktenzeichen grundlæggende til Matter Number, men systemerne for tildeling og brugen kan være forskellige. Aktenzeichen kan desuden også tildeles af domstole eller myndigheder.
- File Number eller Reference Number: I nogle sammenhænge bruges disse begreber synonymt, men der er regionale og organisationsspecifikke forskelle i betydning og brug.
Typiske misforståelser
I internationale teams kan der opstå forvekslinger mellem Client Number og Matter Number. Det er derfor vigtigt at anvende hvert nummer entydigt og konsekvent samt at benævne det tydeligt i korrespondancen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på Matter Number og Client Number?
Matter Number identificerer en specifik sag (f.eks. en retssag, et projekt eller en opgave), mens Client Number bruges til at identificere kunden eller den, der afgiver opgaven. En klient kan have flere Matter Numbers for forskellige sager.
Bevares Matter Number i hele sagens forløb?
Ja, Matter Number følger sagen fra oprettelsen og hele vejen til arkiveringen og muliggør en komplet tildeling af alle dokumenter og forløb.
Er det obligatorisk at tildele en Matter Number?
Der er ikke noget juridisk krav om brug af Matter Number, men det er i mange internationale og større advokatfirmaer en uundværlig standard for sagsadministration.
Hvordan oprettes en Matter Number?
Tildelingen sker efter interne retningslinjer, oftest automatisk via advokatsoftware. Matter Number består ofte af en kombination af tal og/eller bogstaver, som kan indeholde årstal for oprettelse, klientforkortelser og løbenumre.
Kan en Matter Number tildeles flere gange?
Nej, et Matter Number er unikt og må kun tildeles én gang til en bestemt sag for at undgå forvekslinger.
Resumé: Matter Number er i international advokatpraksis et centralt identifikationsnummer til entydig identificering og administration af sager. Det letter organisation, kommunikation og dokumentation i det daglige arbejde og er især i globale advokatfirmaer standard. Nye medarbejdere og studerende lærer, at konsekvent brug af dette nummer bidrager til effektiv og sikker forretningsgang.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke juridiske krav skal iagttages ved oprettelse af en Matter Number?
Ved tildeling af en Matter Number (sagsnummer) skal især fagretslige samt databeskyttelsesretlige bestemmelser overholdes. Til de fagretslige krav hører fx, at tildelingen af klienter og deres sager skal være entydig og sporbar for at sikre korrekt sagsføring (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Sagsnummeret skal muliggøre komplet dokumentation og arkivering og må ikke tillade, at uvedkommende kan udlede fortrolige oplysninger. Ud fra databeskyttelseslovgivningens synspunkt – især efter DSGVO og BDSG – skal det sikres, at Matter Number ikke indeholder personlige data eller tillader identifikation af klienten, hvis sådanne kan genkendes i andre systemer. Tildeling og vedligeholdelse af Matter Number skal være beskyttet mod uautoriseret adgang via tekniske og organisatoriske foranstaltninger, fx adgangsstyring og kryptering.
Hvilke konsekvenser har et fejlagtigt eller dobbelt tildelt Matter Number?
Et fejlagtigt eller duplikeret Matter Number kan have alvorlige juridiske konsekvenser. Det kan føre til forvekslinger eller sammenblanding af sagsindhold, hvilket kan være et brud på den advokatmæssige tavshedspligt (§ 43a stk. 2 BRAO). Desuden kan det indebære betydelige ansvarsrisici, fx ved fejlagtige oplysninger eller behandlinger på grund af forvekslede sager. Efter § 203 StGB (brud på private hemmeligheder) kan der endda foreligge et strafretligt ansvar, hvis tredjeparter som følge af forveksling får uautoriseret adgang til klientdata. I disciplinære sager for faglige organer betragtes omhyggelig sagsføring og entydige sagsnumre også som kontrollerbare standarder.
Hvor længe skal Matter Numbers og tilhørende data opbevares juridisk?
Ifølge fagretslige krav, især § 50 stk. 1 BRAO og § 27 BNotO, skal advokatakter inklusiv Matter Number opbevares i mindst seks år efter sagens afslutning. Skatte- eller handelsretlige regler kan medføre længere frister, f.eks. efter § 147 AO eller § 257 HGB, hvilket kan være op til ti år. I denne periode skal Matter Number fortsat opretholdes som et ordningskriterium, fordi det kræver entydig tildeling og sporbarhed. Efter fristens udløb skal akterne inklusiv Matter Numbers destrueres i overensstemmelse med databeskyttelsesregler, hvilket også omfatter sletning af eventuelle elektroniske henvisninger.
Hvilke databeskyttelsesmæssige forhold skal tages i betragtning ved tildeling af Matter Numbers?
Databeskyttelsesretligt skal det sikres, at selve Matter Number ikke afslører følsomme oplysninger, såsom navne, fødselsdatoer eller specifikt indhold af sager. DSGVO foreskriver, at personoplysninger kun må indsamles og behandles til specifikke, entydige og legitime formål (Art. 5 DSGVO). Tildelingen af Matter Numbers bør derfor følge en metode, som ikke giver mulighed for at identificere klienten eller sagen (f.eks. ikke integrere klarnavne eller åbenlyse forkortelser). Det skal også sikres, at kun autoriserede personer har adgang til koderne og deres tildeling. I digitale systemer skal der desuden lægges vægt på passende pseudonymisering og kryptering.
Hvilke juridiske regler gælder for ændring eller korrektion af en Matter Number i eksisterende sager?
En efterfølgende ændring eller korrektion af en Matter Number må kun udføres dokumenteret og eftersporligt for at sikre integriteten og autenticiteten af sagsførelsen (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Ændringer skal logges revisionssikkert i sagsstyringssystemet; det oprindelige sagsnummer samt årsagen til ændringen skal bevares. Umarkerede sletninger eller ændringer er ikke tilladt og kan have fagretslige konsekvenser. Det anbefales at fastlægge en ændringspolitik, der regulerer ansvar og procedurer.
Hvordan skal Matter Number håndteres juridisk i elektroniske retssystemer?
I elektronisk retskommunikation, f.eks. i det særlige elektroniske advokatpostfag (beA), betragtes Matter Number som en intern ordenskode. Den skal dog føres sådan, at den lever op til de specifikke krav i den relevante rets- eller sagsbehandlingsorden og under ingen omstændigheder bryder databeskyttelseslovgivningen (jf. § 130d ZPO samt kravene i eJustice-infrastrukturen). Matter Number må endvidere ikke deles med domstole eller tredjeparter uden retsgrundlag, hvis det kan give mulighed for at identificere klienten. Sikker opbevaring og overførsel skal sikres gennem tekniske beskyttelsesforanstaltninger som kryptering.