Rejseudgifter under praktikperioden: Juridiske grundlag og særlige forhold
Definition og anvendelsesområde
Begrebet Rejseudgifter under praktikperioden omfatter alle udgifter, som praktikanter afholder i forbindelse med deres obligatoriske uddannelsesstationer og tjenstlige opgaver uden for deres faste tjenestested. Praktikforløbet, fx inden for det juridiske, pædagogiske eller andre offentligt-organiserede forberedelsesforløb, kræver ofte aktiviteter på forskellige uddannelsessteder, hvilket gør reguleringen og godtgørelsen af rejseudgifter af væsentlig praktisk betydning.
Juridiske grundlag for godtgørelse af rejseudgifter under praktikperioden
Lovmæssige regler
Det juridiske grundlag for godtgørelse af rejseudgifter under praktikforløbet findes i Tyskland som hovedregel i Bundesreisekostengesetz (BRKG) for forbundsområdet og de respektive Landesreisekostengesetzen (LRKG) for delstaterne. Reglerne fastlægger, under hvilke betingelser og i hvilket omfang rejseudgifter kan opstå og godtgøres.
- Bundesreisekostengesetz (BRKG): BRKG gælder for praktikforløb i forbundstjenesten, f.eks. i den højere udenrigstjeneste. Loven regulerer godtgørelse af rejseudgifter, kilometergodtgørelser, dagpenge, udgifter til overnatning og ekstraomkostninger.
- Landesreisekostengesetze (LRKG): For langt de fleste praktikophold (fx lærer-, forvaltnings- og juridisk praktik) finder de respektive delstatslovgivninger anvendelse, hvis indhold dog for det meste læner sig tæt op ad BRKG.
Ud over de lovbestemte regler findes der uddannelses- og eksamensregler, der kan indeholde særlige bestemmelser for praktikforløbet.
Omsorgspligtens grundprincip
Godtgørelsen af rejseudgifter er et udtryk for statens omsorgspligt over for praktikanter, idet disse på tjenestemandsordregiverens instruktion skal besøge uddannelsessteder.
Berettigede personer og betingelser
Retligt statusramme
Som hovedregel er praktikanter tjenestemænd på prøvetid eller personer i et offentligt uddannelsesforhold. Kravet om godtgørelse af rejseudgifter forudsætter, at rejsen er en tjenstlig aktivitet, som er beordret eller godkendt af tjenestemyndigheden.
Tjenstlig aktivitet og uddannelsesstationer
Følgende rejser er især berettigede til godtgørelse:
- Rejser til uddannelsesstationer (fx domstole, forvaltningsmyndigheder, skoler)
- Tjenesterejser til eksterne uddannelsesledere eller advokatkontorer (især inden for den juridiske praktik)
- Tjenstligt begrundede kurser eller eksaminer
Som udgangspunkt godtgøres ikke rejser fra bopæl til det faste tjenestested (“første arbejdsplads”) i forbindelse med daglig pendling. Dette udgør en væsentlig forskel mellem behandlingen af tjenesterejser og den daglige vej til arbejdsstedet.
Typer af rejseudgifter og deres godtgørelse
Rejseudgifter
Som udgangspunkt godtgøres de nødvendige og faktisk afholdte transportudgifter. Dette kan omfatte brug af offentlige transportmidler (2. klasse), eller hvis godkendelse foreligger, en kilometergodtgørelse ved brug af privat bil.
Kilometergodtgørelse
Ved anvendelse af privat bil sker godtgørelsen efter lovbestemte kilometertakster, som kan variere afhængig af delstat og anvendelse (alene eller med kollegers samkørsel).
Dagpenge og udgifter til overnatning
Ved flerdages ophold uden for hjemmet kan der være krav på dagpenge og refundering af overnatningsudgifter. Beløbenes størrelse og godkendelighed er lovpligtigt begrænset; egen forplejning eller gratis logi betyder som regel en reduktion i det udbetalte beløb.
Ekstraomkostninger
Ekstraomkostninger omfatter for eksempel parkeringsafgifter, bagagetransport eller nødvendige anskaffelser i forbindelse med tjenesterejsen.
Fremgangsmåde for at gøre rejseudgifter gældende
Ansøgning og frister
Praktikanter skal som udgangspunkt hurtigst muligt efter rejsens afslutning gøre deres rejseudgifter gældende. Mange delstater opererer med en udelukkelsesfrist på seks måneder. Ansøgningen skal indgives til den relevante uddannelses- eller tjenestemyndighed med de nødvendige bilag (billetter, kvitteringer, dokumentation af tjenesterejsen).
Godkendelse og udbetaling
Efter kontrol af betingelserne godkender og udbetaler tjenestemyndigheden godtgørelsen. Uklarheder kan medføre forespørgsler eller yderligere dokumentationskrav.
Særlige forhold og tvister
Pendlertal og skattemæssig behandling
Mens almindelig transport mellem hjem og fast tjenestested kun kan fradrages skattemæssigt inden for rammerne af pendlersatsen, er godtgjorte rejseudgifter i forbindelse med tjenesterejser som udgangspunkt skattefri.
Skift af uddannelsesstation
Ved et faktisk skift af uddannelsesstation (f.eks. flytning til et uddannelsessted uden for bopælen) kan også flytteudgiftsgodtgørelse komme på tale, såfremt dette er beordret af myndigheden.
Hyppige stridspunkter
- Anerkendelse af et bestemt sted som tjenstlig rejsedestination
- Tilladelse til brug af privat bil
- Størrelse og rimelighed af udgifter/dokumentation
I tvivlstilfælde er der mulighed for administrativ klagebehandling.
Konklusion
Rejseudgifter under praktikperioden udgør et komplekst retsområde, hvis nærmere udformning afhænger af forbunds- eller delstatsret samt de respektive uddannelsesordninger. Omfang og betingelser for godtgørelse er klart defineret i lovgivningen, men kræver grundig vurdering i det enkelte tilfælde på grund af de mange mulige uddannelsesstationer og forhold. Retmæssig og rettidig fremsættelse af krav fra praktikantens side er lige så nødvendig som overholdelse af krav til dokumentation og frister.
Ofte stillede spørgsmål
Hvem har under praktikopholdet ret til godtgørelse af rejseudgifter?
Under praktikperioden er det som hovedregel praktikanter, der er berettigede til godtgørelse, hvis de skal foretage tjenesterejser som led i deres uddannelse. Som tjenesterejser regnes især de i uddannelsesreglerne foreskrevne kørsler til uddannelsessteder, møder eller eksterne stationer, der ligger uden for den normale stamafdeling. Kravet gælder først og fremmest rejser, der er tjenstligt beordret eller godkendt. Privat motiverede ture – som fx transport mellem bolig og praktiksted i hverdagen – samt frivillige udvekslinger uden tjenstlig forpligtelse er derimod ikke godtgørelsesberettigede. Bemærk at kravet som regel er direkte knyttet til instruks fra den uddannelsesansvarlige myndighed eller domstol; egenmægtige rejser er derfor udelukket fra godtgørelse uden forudgående godkendelse. Ansøgning i henhold til den relevante Landesreisekostengesetz er obligatorisk.
Hvilke typer udgifter er godtgørelsesberettigede og hvilke dokumentationskrav gælder?
Regelmæssigt omfatter godtgørelsesberettigede rejseudgifter transportomkostninger, nødvendige udgifter til overnatning, dagpenge eller kostpenge samt i relevant omfang udlæg til nødvendige ekstraomkostninger som parkeringsafgifter eller tjenstligt betinget bagagegebyrer. Transportudgifter dækkes som udgangspunkt op til prisen for offentlige transportmidler (fx tog, bus, evt. anden klasse i Deutsche Bahn). Anvendelse af privat bil dækkes kun ved forudgående udtrykkelig godkendelse og under hensyntagen til kilometerpriser, hvortil der skal forelægges specifik dokumentation – såsom kørebog, benzinkvitteringer og selve godkendelsen. Ved overnatning skal de faktiske udgifter dokumenteres (fx hotelregning), hvorimod udgifter til bespisning eller andre private udgifter ikke dækkes. Fremsættelse af krav kræver altid indsendelse af alle bilag og rettidig ansøgning. Manglende dokumentation eller for sent indsendte krav vil som regel udelukke godtgørelse.
I hvilket omfang har man krav på kilometergodtgørelse ved brug af private transportmidler?
Kilometergodtgørelse er en ansøgningsbaseret, standardiseret godtgørelse for brug af private transportmidler, især egen bil eller cykel, såfremt brugen er godkendt af myndigheden og nødvendig af tjenstlige grunde. Godtgørelsens størrelse er fastsat i den enkelte delstats lov og beregnes typisk ud fra en fast sats pr. kørt kilometer (fx 0,30 € pr. kilometer i bil). Udgifter til fx benzin eller vedligeholdelse dækkes ikke særskilt. Forudsætningen er, at der på rejsetidspunktet ikke var til rådighed stående tjenestebiler eller offentlige transportmidler, eller at benyttelsen heraf ikke var rimelig tids- eller økonomimæssigt. Ruten og det antal kørte kilometer skal dokumenteres i ansøgningen, oftest suppleret af godkendelse fra tjenestemyndigheden.
Hvilke frister gælder ved krav om godtgørelse af rejseudgifter under praktikforløbet?
I samtlige tyske delstater gælder lovbestemte udelukkelsesfrister for udbetaling af rejseudgifter, som regel mellem 3 og 6 måneder efter endt tjenesterejse, medmindre kortere frister er fastsat ved delstatslovgivning eller administrative bestemmelser. Efter fristens udløb kan kravet som udgangspunkt ikke længere gøres gældende. Det er op til praktikanten rettidigt og komplet at indsende ansøgningen med alle nødvendige bilag til rette instans. Overskridelse af fristen kan kun undtagelsesvis og ved særligt begrundet årsag anerkendes med tilbagevirkende kraft (fx ved dokumenteret uforudseelig fristoverskridelse).
Findes der grænser for størrelsen af godtgørelsesberettigede rejseudgifter under praktikforløbet?
Godtgørelse af rejseudgifter under praktikforløbet er både for de enkelte udgiftskategorier og samlet underlagt lovbestemte maksimalsatser fastsat i de respektive delstaters rejseudgiftslove. Disse fastsætter blandt andet maksimale beløb for overnatningsudgifter, kostpenge eller transport pr. dag og rejse. Overskridelser dækkes som hovedregel ikke, medmindre de i særlige tilfælde er begrundet i tjenstlige forhold eller særlige omstændigheder og på forhånd er godkendt af myndigheden. Egenbetaling, fx ved opgradering til højere komfort (første klasse, enkeltværelse i stedet for dobbeltværelse) eller private omveje, skal altid afholdes privat.
Hvordan vurderes afstanden mellem bopæl og praktiksted juridisk?
Afstanden mellem bopæl og praktiksted er relevant inden for rejseudgiftsreglerne, når det skal fastlægges, om der er tale om en tjenesterejse eller blot daglig pendling. Juridisk udgangspunkt er den såkaldte “første arbejdsplads” (også kaldet stamafdeling). Rejser til dette praktiksted anses ikke som tjenesterejser og er derfor ikke godtgørelsesberettigede, men regnes til almindelige pendlerudgifter. Kun rejser, der ligger ud over denne første arbejdsplads (fx til eksterne stationer, domstole i andre byer eller til flerdages kurser), anerkendes som tjenesterejser med ret til godtgørelse. Dette kræver dokumentation for tjenstlig nødvendighed og – hvis det afviger fra normen – udtrykkelig instruks om rejsen fra den ansvarlige uddannelsesleder.