Pitch Book

Pitch Book

Definition og klassificering af begrebet Pitch Book

Et Pitch Book er et struktureret præsentationsmateriale, hvormed et advokatkontor præsenterer sig for potentielle klienter eller eksisterende opdragsgivere. Formålet med et Pitch Book er overbevisende at demonstrere egen kapacitet, erfaring og egnethed til et konkret mandat eller rådgivningsprojekt. Begrebet stammer oprindeligt fra management consulting og investeringsbanker, men anvendes i stigende grad i advokatbranchens hverdag.

Kernedelen i et Pitch Book er præsentationen af kontoret, teamet, relevante fagområder samt eksempler på succesfuldt afsluttede projekter. Begreberne “præsentation”, “tilbudsmateriale” eller “mandatpræsentation” bruges undertiden synonymt, hvor Pitch Book dog typisk indebærer en struktureret, ofte digitalt udarbejdet præsentation.

Rolle i advokathverdagen: Betydning og typiske anvendelsesområder

Pitch Books spiller en central rolle i advokatkontorets organisatoriske salgsproces. De udarbejdes ofte, når et advokatkontor inviteres til at deltage i en udvælgelsesproces – eksempelvis ved såkaldte “beauty contests”, konkurrerende præsentationer eller på opfordring fra interesserede, der direkte anmoder om et tilbud.

Typiske anvendelsesområder for Pitch Books er:

• Introduktion ved førstegangskontakt med potentielle klienter,
• Præsentationer ved udbud eller udvælgelsesforløb (pitches),
• Afholdelse af informationsmøder eller deltagelse på messer,
• Facilitering af workshops eller strategisamtaler med opdragsgivere,
• Levering af konkrete rådgivningstilbud til krævende og komplekse spørgsmål.

Processer, forløb og metoder

Udarbejdelse af et Pitch Book

Processen starter typisk med en struktureret henvendelse – enten fra eksterne interessenter eller som en intern beslutning om at deltage i en udvælgelsesproces. Derefter samles alle nødvendige oplysninger og materialer:

1. Briefing og analyse: Afklaring af krav, målsætning og indhold. Her indsamles først forventninger og baggrund for det potentielle mandat.
2. Research: Forberedelse af relevante referencer, præsentation af teamet og opsamling af de kompetencer, der er afgørende for mandatet.
3. Indholdsmæssig udarbejdelse: Strukturering af præsentationen i forskellige kapitler, f.eks. firmaportræt, rådgivningskoncept, erfaring og fremgangsmåde.
4. Design: Visuel opsætning, layout og integration af grafik, organisationsdiagrammer eller tidsplaner.
5. Intern koordinering: Involverede medarbejdere – især dem, der efterfølgende skal håndtere mandatet – gennemgår materialet og supplerer indhold.
6. Godkendelse og forsendelse: Efter endelig koordinering sendes Pitch Book i digital eller trykt form til de interesserede eller præsenteres i forbindelse med en præsentation.

Præsentationsmetoder

Pitch Books kan udarbejdes som dokument (fx PDF) eller som præsentation (fx PowerPoint). Ofte anvendes også digitale værktøjer til at integrere elementer som videoer, interaktive grafikker eller casestudier.

Rammer og standarder

Pitch Books er underlagt en klar struktur samt en række organisatoriske og tekniske krav:

• Corporate Design: Det visuelle udtryk følger kontorets retningslinjer for at sikre et ensartet ydre.
• Fortrolighed: Personoplysninger og projektrelaterede informationer må kun anvendes efter godkendelse og i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.
• Databaser og vidensstyring: For at sikre effektiv udarbejdelse benytter kontorer ofte centrale databaser med standardtekster, referencer, biografier på teammedlemmer og succeshistorier.
• Kvalitetssikring: En afsluttende korrektur, gennemlæsning af flere medarbejdere og ensartet terminologi er en fast del af processen.

Praksis: Dagligdagen med Pitch Books

For medarbejdere betyder deltagelse i udarbejdelsen af et Pitch Book, at både kommunikative og organisatoriske evner skal bringes i spil. Opgaverne kan for eksempel omfatte indsamling af projektdata, koordinering af præsentationskonceptet med kolleger fra forskellige teams og målrettet opsamling af individuelle kompetencer.

I hverdagen udarbejdes Pitch Books ofte under tidspres. Systematisk forberedelse – dvs. oprettelse og vedligeholdelse af standardindhold – er derfor vigtig for hurtigt og effektivt at kunne håndtere spontane forespørgsler. Især for unge jurister giver arbejdet med Pitch Books mulighed for at få overblik over mandater, opbygge kontakter internt og aktivt bidrage til kontorets ydre profil.

Muligheder og udfordringer i advokathverdagen

Muligheder:

• Pitch Books giver mulighed for målrettet at fremhæve kontorets styrker og særlige kendetegn.
• Arbejdet med Pitch Books fremmer samarbejdet på tværs af forskellige teams og giver indsigt i forskellige specialer.
• Gennem brugen af Pitch Books kan unge medarbejdere tidligt påtage sig ansvar og direkte inkluderes i salgsprocesser.
• Løbende opdatering og digitalisering forbedrer arbejdsgange og kontorets udstråling.

Udfordringer:

• Udarbejdelsen kræver ofte hurtig koordinering og effektivt samarbejde mellem flere involverede.
• Vedligeholdelse af opdaterede, sigende referencer og sikring af ensartet udadrettet præsentation er tidskrævende.
• Overholdelse af databeskyttelseskrav samt kontrol af følsomt indhold kræver grundighed og nøje kontrol.
• Præsentation for potentielle klienter stiller store krav til kommunikationsevner.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad bruges et Pitch Book til i et advokatkontor? Pitch Books bruges til at præsentere advokatkontoret, især i forbindelse med udvælgelsesprocesser, rådgivningstilbud eller ved erhvervelse af nye mandater.Hvem er involveret i udarbejdelsen af et Pitch Book? Typisk samarbejder flere medarbejdere: det ansvarlige team for det pågældende mandat, marketing eller business development og ofte sekretariatet og intern IT-afdeling.Hvor lang tid tager det at udarbejde et Pitch Book? Afhængig af omfang og kompleksitet kan det tage fra få dage til flere uger. Grundig forberedelse og velholdte databaser forkorter processen betydeligt.Hvor ofte anvendes Pitch Books i advokathverdagen? Det afhænger af advokatkontorets størrelse og profil. Større kontorer udarbejder regelmæssigt Pitch Books, især ved større udbud eller komplekse mandater.Hvilke kompetencer er gavnlige ved arbejde med Pitch Books? Analytisk tænkning, struktureret arbejdsform, grundig research samt team- og kommunikationsevner er en fordel.Hvordan kan unge jurister involveres i arbejdet med Pitch Books? Nye medarbejdere overtager ofte researchopgaver, samler materiale eller forbereder præsentationsindhold, og kan trinvis påtage sig mere ansvar.

Ofte stillede spørgsmål

Hvem er ophavsmand til et Pitch Book set juridisk?

Ophavsretten til et Pitch Book tilhører som udgangspunkt den person eller institution, der har udviklet Pitch Book’et, altså forfatteren eller den tjenstlige arbejdsgiver, hvis værket er udarbejdet som led i et ansættelsesforhold (§ 7 UrhG). Når flere personer (fx et team i en investeringsbank) har bidraget, kan der opstå medophavsret. Overdragelse af brugsrettigheder til dele af indholdet (for eksempel ved brug af licenserede billeder eller diagrammer) skal vurderes særskilt. Pitch Book som samlet værk er typisk ophavsretligt beskyttet, hvis værket har den nødvendige skabende højde. Ved brug af tredjepartsindhold i Pitch Book skal det ligeledes undersøges, om der kræves ophavsretlig godkendelse eller om brugen er lovlig (fx citatretten).

Hvilke juridiske risici er der forbundet med at sende Pitch Books til potentielle investorer eller klienter?

Afsendelse af et Pitch Book indebærer forskellige juridiske risici. Det kan blandt andet være et brud på tavshedspligten, især hvis fortrolige oplysninger om målvirksomheden eller tredjemand er indeholdt uden godkendelse. Der kan også opstå konkurrenceretlige problemer, f.eks. ved afsløring af forretningshemmeligheder jf. § 6 UWG, eller ved målrettet rekruttering af forretningspartnere. Overholdelse af databeskyttelsesregler (GDPR) skal også sikres, hvis personoplysninger indgår. Hvis tredjeparter som rådgivere, analytikere eller eksterne samarbejdspartnere involveres, kan også videreformidling til disse kræve juridisk vurdering for at sikre overholdelse af NDA’er (Non-Disclosure Agreements) eller andre fortrolighedsbestemmelser.

Hvilke særlige tavshedspligtsregler gælder vedrørende Pitch Books?

Pitch Books indeholder som regel virksomhedsspecifikke og til dels fortrolige oplysninger, hvorfor der gælder juridisk tavshedspligt både internt og eksternt. Internt er medarbejdere bundet af ansættelseskontrakten og evt. specifikke NDA’er. Ved ekstern videregivelse – fx til investorer, banker eller potentielle købere – skal det sikres, at disse også forpligter sig til fortrolighed (fx gennem indgåelse af fortrolighedsaftale/confidentiality agreement). Overtrædelse af tavshedspligt kan føre til erstatningskrav i civilretten og i visse tilfælde til strafansvar, især ved afsløring af forretnings- og erhvervshemmeligheder (§ 17 UWG; lov om beskyttelse af forretningshemmeligheder – GeschGehG).

Hvilket ansvar har man for fejlbehæftede eller vildledende oplysninger i et Pitch Book?

Hvis Pitch Book’et indeholder fejl, mangelfulde eller vildledende oplysninger, kan det give forskellige ansvarsmæssige konsekvenser. Civilt er navnlig ansvar efter culpa in contrahendo (c.i.c.) eller prospekterstatningsansvar relevant, eksempelvis hvis en modtager baserer en investeringsbeslutning herpå og lider tab. Ved bevidst vildledning eller svig kan der desuden opstå ansvar efter erstatningsreglerne (§ 823 BGB). På kapitalmarkedet gælder særlige regler for finansielle produkter og tilbud (fx værdipapirprospekter) – i sådanne tilfælde kan fejl også føre til tilsynssanktioner fra BaFin eller lignende myndigheder.

Skal et Pitch Book indeholde særlige juridiske eller regulatoriske oplysninger?

Pitch Books er ikke underlagt nogen lovpligtig form og der er ingen eksplicit juridisk pligt til visse oplysninger. Dog skal regulatoriske krav (fx henvisninger, risikoinformationer, ansvarsfraskrivelser eller lovpligtige advarsler) overholdes, hvis Pitch Book’et indgår som led i værdipapirtilbud eller finansielle ydelser. Mangler en sådan henvisning, og bruges Pitch Book’et som salgsmateriale, kan det medføre tilsynskonsekvenser eller i en tvist tolkes som brud på informationspligt. I særlige tilfælde kan desuden vurdering fra BaFin eller anden relevant tilsynsmyndighed blive nødvendig.

Hvilke databeskyttelseshensyn skal tages ved udarbejdelse og videregivelse af Pitch Books?

Hvis Pitch Book’et indeholder personoplysninger (fx oplysninger om medarbejdere, ledere eller kunder i målvirksomheden), skal GDPR overholdes. Det gælder især informationspligterne efter art. 13 og 14 GDPR, samtykke til behandling af personoplysninger samt sikring af dataoverførsel til tredjemand i overensstemmelse med art. 6 GDPR (retlige grundlag for behandling). Holdbarhed og opbevaringsperiode, slettefrister og evt. beskyttelsesforanstaltninger ved elektronisk transmission (fx krypterede e-mails, adgangskodebeskyttede dokumenter) skal kontrolleres og dokumenteres. Ved internationale transaktioner skal også overholdelse af databeskyttelsesbestemmelser i tredjelande sikres.