Begreb og betydning: Netværk under udlandsstationen
Netværk under udlandsstationen er et centralt begreb i forbindelse med international erhvervsuddannelse, især inden for den juridiske traineeperiode. Udlandsstationen betegner en fase af den praktiske uddannelse, som gennemføres i udlandet og især giver retstrainee’er og kandidater med en juridisk uddannelse mulighed for at opnå international praksiserfaring. Netværk i denne periode omfatter alle aktiviteter til opbygning og vedligeholdelse af erhvervsmæssige kontakter med både indenlandske og udenlandske personer, institutioner og organisationer. Dette netværk spiller en væsentlig rolle både for den personlige karriereudvikling samt for international videns- og erfaringsudveksling.
Retsgrundlag for udlandsstationen
Relevans for den juridiske traineeperiode
Den juridiske traineeperiode er opdelt i forskellige stationer, hvoraf én – afhængigt af det enkelte lands lovgivning – kan gennemføres som udlandsstation. Det juridiske grundlag for dette findes i de relevante bekendtgørelser om juridisk uddannelse og uddannelsesregulativer for forbundslandene (fx § 5d DRiG i sammenhæng med de respektive juridiske uddannelseslove og regler for juridisk traineeperiode). Her fastsættes både, om udlandsstationer er tilladt, samt hvordan de skal forløbe.
Tilladte aktiviteter og institutioner
Udlandsstationen kan blandt andet gennemføres ved domstole, forvaltningsmyndigheder, internationale organisationer, i diplomatiet eller hos udenlandske advokatkontorer (med visse begrænsninger). Anerkendelse af udlandsstationen kræver som regel godkendelse af den relevante uddannelsesmyndighed. Under denne station må traineen som udgangspunkt deltage i det daglige arbejde på stedet, såfremt det ikke strider mod de tyske uddannelseskrav og aktiviteterne er i overensstemmelse med uddannelsesmålet.
Retlige aspekter af netværksaktiviteter
Databeskyttelsesretlige aspekter
Netværk i forbindelse med udlandsstationen rejser specifikke spørgsmål omkring databeskyttelse. Ved overførsel og lagring af personoplysninger (fx kontaktoplysninger, CV) til udlandet skal EU’s generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) samt relevante udenlandske databeskyttelseslove overholdes. Særligt ved dataoverførsel til tredjelande uden for EU skal supplerende krav (fx standardkontraktbestemmelser, tilstrækkelighedsafgørelser) respekteres.
Behandling og videregivelse af personoplysninger
Al videregivelse af kontaktoplysninger og informationer i forbindelse med netværksarrangementer skal ske med databeskyttelsesretlig omhu. Samtykke fra de berørte personer er i de fleste tilfælde påkrævet ifølge loven. Dette gælder også brugen af professionelle netværksplatforme og udsendelse af forretningsmæssige meddelelser.
Arbejdsretlige og tjenestemæssige rammevilkår
Trainees og elever er under udlandsstationen fortsat omfattet af reglerne for deres uddannelsesforhold. Det betyder, at deres ret til at netværke og indgå yderligere erhvervsmæssige kontakter ikke er ubegrænset. Alle kontakter og bibeskæftigelser skal anmeldes og i tvivlstilfælde godkendes af den ansvarlige uddannelsesmyndighed for at undgå interessekonflikter eller skinnesituationer.
Compliance-krav
Internationale organisationer og virksomheder kræver ofte overholdelse af strenge compliance-regler i forbindelse med netværksrelationer. Dette omfatter bl.a. regler for at undgå korruption, modtagelse af fordele og nepotisme. Deltagelse i netværksarrangementer eller uformelle sammenkomster skal være i overensstemmelse med disse regler.
Opholdsretlige og visumretlige bestemmelser
Gennemførelsen af en udlandsstation kræver ofte visum, opholdstilladelse eller arbejdstilladelse afhængigt af land og opholdets varighed. Retstilstanden varierer internationalt. Formålet med opholdet (uddannelse eller praktik) skal klart angives i visumansøgningen. Netværksaktiviteter, især hvis de knytter kontakter til potentielle arbejdsgivere eller omfatter interviews, kan under visse omstændigheder være underlagt yderligere visumregler.
Begrænsninger og anmeldelsespligt
I nogle lande gælder der anmeldelsespligt for alle erhvervsmæssige aktiviteter, herunder netværksarrangementer. Hvis netværksbegivenheder bruges til at skaffe sig arbejde, skal det om nødvendigt afklares, om det er foreneligt med indholdet af opholdstilladelsen.
Retlige risici og pligter ved netværk
Tavshedspligt og fortrolighed
Både under og efter udlandsstationen er trainees forpligtet til at bevare tavshed om tjenstlige anliggender. Netværk må ikke føre til uberettiget videregivelse af fortrolige eller beskyttede oplysninger. Dette kan især være aktuelt ved samtaler med konkurrerende virksomheder eller organisationer.
Undgåelse af interessekonflikter
Netværksaktiviteter kan føre til situationer, hvor private og tjenstlige interesser kolliderer. For at opretholde neutralitet og uafhængighed skal interessekonflikter og mulig inhabilitet straks anmeldes til den relevante uddannelsesinstitution.
Ophavsretlige og arbejdsretlige beskyttelsesrettigheder
Ved udveksling af arbejdsresultater eller knowhow i netværkssammenhæng skal ophavsretlige og arbejdsretlige krav overholdes. Dette gælder fx præsentationer, videnskabelige arbejder eller videregivelse af virksomhedsinterne dokumenter.
Roller og aktører i netværksarbejdet
Uddannelsesmyndighed
Tilsynet med adfærd under udlandsstationen, og dermed også netværksaktiviteter, udøves af den ansvarlige uddannelsesmyndighed. I undtagelsestilfælde kan den udstede advarsler eller iværksætte disciplinære foranstaltninger, hvis gældende regler overtrædes.
Værtsinstitutioner
Værtsinstitutionerne fastsætter egne adfærdskodekser eller ‘Codes of Conduct’, som også er bindende for netværkssituationer. Overholdelse af disse regler er en del af uddannelsesaftalen.
Konklusion og perspektiv
Netværk under udlandsstationen er en kompleks og juridisk krævende proces med stor betydning for både personlig og faglig udvikling. Overholdelse af databeskyttelseskrav, arbejds- og tjenstlige rammer samt udenlandske visum- og opholdsregler er uundværlig for at minimere retlige risici. Ved omhyggelig overholdelse af alle relevante bestemmelser kan mulighederne ved internationalt netværk udnyttes fuldt ud uden at risikere juridiske ulemper.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke databeskyttelsesretlige forhold skal der tages hensyn til ved udveksling af kontaktoplysninger under en udlandsstation?
Ved udveksling af kontaktoplysninger i netværkssammenhæng under en udlandsstation er særligt databeskyttelsesforordningen (GDPR) relevant, såfremt personoplysninger om enkeltpersoner i EU behandles. Tager man kontakt til personer uden for EU, skal de nationale databeskyttelseskrav i de respektive lande også overholdes. Før udveksling af visitkort, e-mailadresser eller telefonnumre skal det sikres, at der er samtykke fra den pågældende person, eller at der foreligger et retsgrundlag som prækontraktuelle foranstaltninger (art. 6, stk. 1, litra b, GDPR). Ved gruppearrangementer bør deltagerne forud informeres om evt. offentliggørelse af deltagerlister og have mulighed for at fravælge (opt-out). Hvis data lagres i cloud-tjenester eller deles via sociale medier, skal det sikres, at der er et passende databeskyttelsesniveau, især ved overførsel til tredjelande. De registreredes rettigheder efter art. 12 ff. GDPR, såsom indsigt, sletning eller berigtigelse, skal også respekteres under en udlandsstation og kommunikeres til de berørte på en gennemsigtig måde.
Er kontakter, der opstår under en udlandsstation, underlagt særlige tavshedspligter?
Kontakter, især i juridisk sammenhæng, kan være omfattet af lovbestemte eller kontraktlige tavshedspligter, for eksempel advokatens tavshedspligt (§ 203 StGB for visse faggrupper som advokater eller notarer) eller aftalemæssige klausuler om fortrolighed i ansættelseskontrakter. Ved netværkssamtaler er det derfor særligt vigtigt at behandle følsomme oplysninger om sager, klienter, forretningshemmeligheder eller verserende sager strengt fortroligt og kun videregive sådanne oplysninger efter udtrykkeligt samtykke. Delvist gælder der også faglige regler, fx i internationale advokatfirmaer eller organisationer. Er man i tvivl om, hvorvidt bestemte oplysninger må videregives, anbefales det kraftigt at rådføre sig med arbejdsgiveren eller ordregiveren på forhånd.
Hvilke juridiske risici opstår ved at afgive henstillinger eller referencer som led i networking?
Modtager eller afgiver man henstillinger, referencer eller udtalelser – i hvilken som helst form (skriftligt, via e-mail eller via sociale netværk som LinkedIn) – kan der opstå ansvarsretlige problemstillinger. Den, der fremsætter en anbefaling, påtager sig et vist ansvar for sandheden og fuldstændigheden af udtalelsen, hvilket i tilfælde af skade kan føre til erstatningsansvar eller krav om vederlag. Referencer for tredjeparter skal udformes omhyggeligt og sandfærdigt og må ikke indeholde usande oplysninger eller ulovlige vurderinger. I visse brancher, fx inden for juridiske tjenester, kan anbefalinger desuden anses som overtrædelse af regler om erhvervsmæssig reklame, hvis de strider mod faglige reklamebegrænsninger. Det anbefales at tjekke de juridiske rammer på forhånd, og især ved attesteringer eller udtalelser at sikre formel korrekthed og rette fuldmagter.
Findes der lovbestemmelser om samtykke ved optagelse af netværksbilleder?
Optagelse og senere deling af netværksbilleder er i Tyskland særligt reguleret af Kunstlovens § 22 (KUG) og GDPR. Grundlæggende må billeder, hvor personer kan identificeres, ikke tages eller offentliggøres uden deres udtrykkelige samtykke. Samtykket skal være dokumenterbart, specifikt og frivilligt. I visse tilfælde – fx ved arrangementer af offentlig interesse – kan der gælde undtagelser efter § 23 KUG, men der skal altid foretages en interesseafvejning. Retten til eget billede gælder uanset, så berørte kan tilbagekalde samtykket og kræve sletning. Overføres billeder til et land uden for Europa eller publiceres på sociale medier, skal de lokale databeskyttelsesregler også overholdes, især omkring dataoverførsel til tredjelande.
Hvordan bør udveksling af netværksoplysninger via e-mail ske for at være retligt korrekt?
Ved udveksling af netværksoplysninger via e-mail gælder de generelle principper for forretningskommunikation og databeskyttelse. Det skal sikres, at e-mails med personoplysninger eller fortrolige oplysninger sendes krypteret. Dette kan for eksempel ske med end-to-end-kryptering eller sikre e-mail-tjenester. Ved brug af CC til flere kontakter bør e-mailadresserne gøres usynlige for andre deltagere (brug BCC-feltet) for at bevare fortroligheden. Elektronisk kommunikation må ikke indeholde ulovligt indhold, især ikke diskriminerende eller konkurrencemæssigt uretmæssige informationer. E-mailsignaturen skal opfylde de lovbestemte krav i det pågældende land, herunder oplysninger om virksomheden eller krav til forretningskorrespondance. Opbevarings- og sletningsfrister i henhold til GDPR skal også overholdes og de berørte informeres om deres rettigheder.
Hvilke juridiske konsekvenser kan modtagelse af gaver eller invitationer i forbindelse med netværksaktiviteter have?
Modtagelse og uddeling af gaver eller invitationer i forbindelse med netværksaktiviteter under en udlandsstation kan udgøre strafbare handlinger (fordelsaccept efter § 331 StGB eller fordelstildeling efter § 333 StGB), hvis embedsmænd eller offentlige ansatte er involveret. I privatsektoren kan antikorruptionslovgivning, såsom loven om bekæmpelse af korruption i international handel, være gældende. Overskridelse af visse værdigrænser kan betragtes som ulovlig påvirkning og føre til både strafferetlige og ansættelsesretlige følger. Mange virksomheder har interne compliance-regler, som fastsætter tilladte grænser og anmeldelsespligt for gaver og invitationer. Før modtagelse eller uddeling af ydelser bør det derfor altid tjekkes, om dette er lovligt i det pågældende land og i overensstemmelse med interne regler. Om nødvendigt bør der indhentes skriftlig godkendelse fra en overordnet eller compliance-afdelingen.