Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams er en cloud-baseret samarbejdsplatform udviklet af Microsoft. Den samler forskellige kommunikations- og arbejdsredskaber i én central applikation og muliggør samarbejde i realtid. Oprindeligt introduceret som en del af Microsoft 365-pakken anvendes Microsoft Teams i dag globalt af virksomheder, organisationer og især også af advokatkontorer for at gøre det daglige arbejde mere effektivt og fleksibelt.

Definition og formål

Microsoft Teams er en platform til gruppe- og projektarbejde, som forener funktioner som chat, videokonferencer, filopbevaring og -redigering samt integration af andre applikationer i et fælles miljø. Formålet er at fremme det interne samarbejde, forenkle udvekslingen af information og digitalisere arbejdsprocesser.

Formålet med Microsoft Teams er at samle kommunikation og samarbejde ét sted, så teams kan interagere effektivt uanset placering. Den centrale organisering af samtaler, opgaver og dokumenter gør arbejdet mere gennemsigtigt og koordinationen i teamet lettere.

Rolle i arbejdsorganiseringen for advokatkontorer

Typiske anvendelsesområder

Microsoft Teams anvendes alsidigt i advokatkontorers hverdag og understøtter blandt andet følgende områder:

• Projektarbejde: Arbejdsgrupper kan organiseres i såkaldte teams og kanaler, definere specifikke arbejdsprocesser og arbejde sammen om opgaver.
• Kommunikation: Ud over individuelle og gruppechats muliggør Teams audio- og videokonferencer til regelmæssige møder, klient- eller teammøder.
• Filhåndtering: Dokumenter, kontrakter eller præsentationer kan centralt gemmes, redigeres i fællesskab og versioneres.
• Informationsudveksling: Meddelelser, bekendtgørelser og noter kan deles og diskuteres på tværs af teamet.
• Integration af andre applikationer: Kalendere, to-do-lister samt forskellige apps fra Microsoft 365-porteføljen kan integreres problemfrit for at automatisere og forenkle arbejdsprocesser.

Funktioner og metoder

• Teams og kanaler: Strukturerer forskellige projekter, klienter eller emneområder inden for kontoret.
• Chats: Anvendes til hurtige aftaler, forespørgsler eller interne konsultationer.
• Møder: Arrangerer onlinemøder, aftaler om frister eller kurser.
• Fildeling: Fælles redigering af dokumenter i realtid.
• Opgavehåndtering: Understøtter tildeling og opfølgning af opgaver via integrerbare apps.

Rammer og standarder

Tekniske forudsætninger

• Microsoft 365-licens: For at bruge Microsoft Teams kræves som regel en gyldig Microsoft 365-licens.
• Internetforbindelse: Som cloud-applikation kræver Teams en stabil internetforbindelse.
• Enheder: Teams kan bruges på stationære computere, bærbare, tablets eller smartphones. En app og en webversion er tilgængelige.
• Databeskyttelse og sikkerhed: Applikationen opfylder gængse sikkerhedsstandarder. I advokatkontorer skal der lægges særlig vægt på compliance og databeskyttelse (f.eks. GDPR).

Organisatoriske processer

• Teamstrukturer: Organiseringen af teams og kanaler bør være gennemskuelig og brugervenlig for at optimere informationsstrømmen.
• Rettigheder: Adgangsrettigheder administreres centralt og kan tilpasses individuelt til roller og opgaver.
• Arkivering: Gamle chats, filer og møder kan arkiveres for at bevare overblikket og overholde lovkrav.

Virkninger på samarbejde, effektivitet og kommunikation

Implementeringen af Microsoft Teams i advokatkontorets hverdag ændrer samarbejdet grundlæggende. Informationer er centralt tilgængelige, arbejdsprocesser bliver mere gennemsigtige, og rutineopgaver kan ofte automatiseres eller forenkles. Kommunikationen foregår hurtigere, misforståelser kan reduceres og processer koordineres bedre. Det øger effektiviteten og åbner muligheder for fleksibelt arbejde – f.eks. i hjemmekontor eller på farten.

Real-tidskommunikationen og samarbejdet reducerer desuden behovet for koordinering via e-mail og fremskynder beslutningsprocesser. Nye medarbejdere kan hurtigt introduceres via strukturerede teamkanaler og tilgængelige materialer.

Muligheder og udfordringer i praktisk brug

Muligheder

• Forbedret teamwork: Fælles redigering af dokumenter i realtid og udveksling i teamkanalen styrker sammenholdet.
• Gennemsigtighed: Informationer og opgaver er altid tilgængelige, hvilket øger sporbarheden.
• Fleksibilitet: Samarbejde uafhængigt af sted og mobil brug understøtter en fleksibel arbejdsform.
• Innovationspotentiale: Ved at integrere yderligere digitale tjenester kan arbejdsprocesser moderniseres og kontinuerligt optimeres.

Udfordringer

• Introduktion: Overgangen til en ny platform kræver indledende oplæring og vilje til at tilpasse arbejdsrutiner.
• Strukturering: En klar struktur for teams og kanaler er nødvendig for at undgå informationsoversvømmelse og uoverskuelighed.
• Databeskyttelse: Overholdelse af lovkrav ved håndtering af følsomme data kræver særlig opmærksomhed og eventuelt yderligere tekniske foranstaltninger.

Praksisnære eksempler på brug i advokatkontorets hverdag

• Forberedelse af et klientmøde: Et team opretter tidsplaner i en dedikeret kanal, deler dokumenter og koordinerer agendaen via chats eller korte videokald.
• Friststyring: Opgaver og aftaler indtastes i den integrerede kalenderfunktion og kan ses og redigeres af hele teamet.
• Research-arbejde: Informationer og kilder samles i teamkanalen, drøftes sammen og forsynes med noter.
• Onboarding af nye kolleger: Undervisningsmateriale, organisatoriske informationer og vigtige første opgaver gemmes centralt for at lette en hurtig opstart.
• Koordination i hjemmekontoret: Regelmæssige teammøder afholdes virtuelt, spontane spørgsmål stilles og besvares i chatten.

Ofte stillede spørgsmål om Microsoft Teams

Hvad er forskellen mellem et team og en kanal? Et team er en overordnet arbejdsgruppe, f.eks. en afdeling eller et projektteam. En kanal er et tematisk eller projektorienteret underområde i teamet, hvor relevante samtaler og materialer samles.Kan eksterne også deltage i Teams-møder? Ja, med den rette invitation kan også klienter eller andre eksterne deltage i enkelte møder uden adgang til interne teamdata.Hvor sikkert er brugen af Microsoft Teams til fortrolige advokatoplysninger? Microsoft Teams opfylder høje krav til sikkerhed og databeskyttelse. Håndtering af særligt følsomme data bør dog aftales på forhånd med den interne IT-afdeling eller databeskyttelsesrådgiver.Er der brug for særlig hardware til Microsoft Teams? Nej, Microsoft Teams fungerer på almindelige computere, bærbare, tablets og smartphones. Til videokonferencer kræves dog mikrofon og kamera.Hvordan bliver jeg bedst fortrolig med Microsoft Teams? Advokatkontorer stiller ofte undervisningsmateriale eller korte introduktioner til rådighed. Derudover tilbyder Microsoft officielle hjælpesider samt videotutorials til opstart.

Denne artikel giver et praksisnært overblik over Microsoft Teams i advokatkontorets hverdag og viser, hvordan moderne arbejdsformer og organisering understøttes af digitale værktøjer.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke databeskyttelsesregler skal overholdes ved brug af Microsoft Teams i virksomheder?

Ved brug af Microsoft Teams gælder især GDPR’s bestemmelser samt eventuelt den tyske databeskyttelseslov (BDSG). Virksomheder skal på forhånd udføre en konsekvensanalyse iht. art. 35 GDPR, især hvis følsomme data behandles, eller der foretages systematisk overvågning. Valget af tjenesteudbyder skal dokumenteres samvittighedsfuldt og begrundes; der skal indgås en aftale om databehandleraftale iht. art. 28 GDPR med Microsoft. Det skal tillige overvejes, hvor data overføres: Da Microsoft til dels bruger servere uden for EU, især i USA, skal reglerne om international dataoverførsel – især standardkontraktbestemmelser og yderligere beskyttelsesforanstaltninger – følges. Desuden skal gennemsigtighedsforpligtelser opfyldes, dvs. medarbejderne skal informeres grundigt om formålet og typen af databrug. Konfigurationen af Teams bør foretages så dataminimalt som muligt, fx ved at deaktivere overflødige funktioner og begrænse optagelser.

Må Teams-møder optages, og hvilke juridiske forudsætninger gælder?

Optagelser af Teams-møder skal vurderes særligt kritisk i forhold til databeskyttelse. Ifølge tysk ret, navnlig § 201 StGB, er uautoriseret optagelse af ikke-offentligt tale strafbart. Derfor må Teams-møder kun optages, hvis alle deltagere på forhånd udtrykkeligt informeres og aktivt samtykker. Det anbefales at indhente samtykke skriftligt eller gennem en optaget handling i systemet. Den databehandlende enhed skal sikre fortrolig behandling, sikker lagring og kun opbevaring så længe det er nødvendigt. Desuden skal der fastsættes klare sletteregler, og det skal nøjagtigt dokumenteres, hvem der har adgang til optagelserne. Til videregivelse eller offentliggørelse kræves der også et særskilt samtykke.

Hvilke informationspligter gælder over for medarbejdere ved brug af Microsoft Teams?

Virksomheder er lovmæssigt forpligtet til at informere deres medarbejdere gennemsigtigt om brugen af Microsoft Teams. Dette omfatter ifølge art. 13 og 14 GDPR information om formålet med databehandlingen, retsgrundlaget, kategorierne af behandlede data, opbevaringsperiode, eventuelle modtagere eller eksterne tjenesteudbydere (som Microsoft) samt de registreredes rettigheder (fx indsigt, sletning, begrænsning, indsigelse). Endvidere skal detaljer om eventuel overførsel til tredjelande (især til USA) og om trufne beskyttelsesforanstaltninger (fx kryptering, EU-standardkontraktklausuler) gives. Disse oplysninger bør gives i en databeskyttelsespolitik eller gennem individuel orientering og skal altid være tilgængelige for medarbejderne.

Hvilke medbestemmelsesrettigheder har arbejdsmiljørepræsentanter ved brug af Microsoft Teams?

Arbejdsmiljørepræsentanten har ifølge § 87 stk. 1 nr. 6 BetrVG medbestemmelsesret ved indførelse og anvendelse af tekniske faciliteter, der kan bruges til at overvåge medarbejderes adfærd eller præstation. Da Microsoft Teams tilbyder omfattende funktioner til protokollering og evaluering af aktiviteter (fx tilstedeværelsesstatus, kommunikationsprotokoller), skal arbejdsgiveren underrette arbejdsmiljørepræsentanten rettidigt og indgå en virksomhedsaftale, før Teams tages i brug. Denne aftale bør regulere hvilke data der indsamles, hvordan de bruges, hvor længe de lagres, og klart begrænse adgangen til analyser. Uden effektiv deltagelse fra arbejdsmiljørepræsentanten er brugen af Teams ulovlig.

Hvilke krav gælder til IT-sikkerhed ved brug af Microsoft Teams?

Ved brug af Microsoft Teams skal kravene i Art. 32 GDPR overholdes, hvilket indebærer, at der skal implementeres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger (TOM) for at beskytte persondata. Dette omfatter især adgangskontrol, kryptering af data både under overførsel og lagring, regelmæssige opdateringer og sikkerhedsrettelser, multifaktor-autentificering samt løbende vurdering af systemsikkerheden gennem penetrationstests eller andre tilsynsforanstaltninger. Derudover skal medarbejdere gøres opmærksomme på sikkerhedsrisici gennem bindende IT-politikker og uddannelse. Virksomheder skal sikre, at uvedkommende ikke får adgang til fortroligt indhold eller dokumenter, og bør skræddersy omfanget af de tilbudte tjenester til behovet (fx gæsteadgang kun med stærk adgangsbegrænsning).

Hvilke særlige regler gælder for brugen af Microsoft Teams i det offentlige?

I det offentlige er brugen af Microsoft Teams underlagt særlige lovkrav, for eksempel den tyske databeskyttelseslov (BDSG), delstatslove om databeskyttelse og specifikke regler for databehandlingsaftaler og international dataoverførsel. Offentlige myndigheder skal før brug foretage en særlig grundig vurdering af overholdelsen af databeskyttelsesretten samt informationssikkerheden. Dette indebærer ofte krav om konsekvensanalyse og godkendelse fra den kompetente databeskyttelsestilsynsmyndighed. Desuden gælder strengere krav til udvælgelse og kontrol af tjenesteudbydere samt dokumentation og bevis for de trufne foranstaltninger til databeskyttelse.

Hvad gælder vedrørende opbevaring og sletning af personoplysninger i Microsoft Teams?

Persondata, som behandles via Microsoft Teams, må ifølge GDPR kun opbevares så længe, som det er nødvendigt for det pågældende formål (art. 5 stk. 1 lit. e GDPR). Virksomheder er forpligtet til at fastsætte og teknisk sikre slettefrister og -rutiner, så data slettes ved formålets ophør eller efter anmodning fra den registrerede. Det skal tages i betragtning, at data delvist kan lagres på servere uden for EU; sletteprocessen skal derfor dokumenteres og også reguleres over for Microsoft som databehandler. En fortegnelse over behandlingsaktiviteter ifølge art. 30 GDPR skal føres for at overvåge datastrømme og livscyklus for personoplysninger.