Mandatserhvervelse

Mandaterhvervelse

Definition og klassificering

Mandaterhvervelse omfatter alle aktiviteter, der har til formål at tiltrække nye klienter til et advokatkontor og at bevare eller udbygge eksisterende relationer. I advokatkonteksten betyder mandaterhvervelse ofte den målrettede henvendelse til potentielle klienter samt tiltag til at præsentere advokatkontoret og dets ydelser. Det er en kontinuerlig proces, der udgør en væsentlig del af den erhvervsmæssige aktivitet i dagligdagen for juridiske rådgivere.

Mandaterhvervelse skal ikke forveksles med selve behandlingen af en sag, men henviser specifikt til fasen før den egentlige accept af et opdrag.

Betydning og typiske anvendelsesområder i advokatkontorets hverdag

I advokatkontorets dagligdag indtager mandaterhvervelse en central rolle. Den danner grundlaget for økonomisk succes, da kun en løbende tilgang og fastholdelse af klienter kan sikre bæredygtig vækst og fuld udnyttelse af kapaciteten i advokatkontoret.

Typiske anvendelsesområder for mandaterhvervelse er: Første kontakt med potentielle klienter: Personlige samtaler, telefonsamtaler eller skriftlig kommunikation, hvor advokatkontorets tjenester præsenteres. Pleje af eksisterende relationer: Løbende kontakt og information til nuværende klienter om tendenser, udviklinger eller leverede ydelser. Opbygning af netværk og relationer: Deltagelse i faglige arrangementer, messer eller andre events for at skabe og styrke kontakter. Digital synlighed: Tilstedeværelse på internetsider, sociale netværk eller ved brug af online-markedsføring, der øger advokatkontorets rækkevidde.

Processer, forløb og metoder ved mandaterhvervelse

Mandaterhvervelse omfatter forskellige processer og metoder, der kan kombineres. Almindelige skridt omfatter:

Identifikation af målgrupper

I starten af erhvervelsesaktiviteterne udføres en systematisk identifikation af målgrupper. Her bestemmes, hvilke personkredse eller virksomheder der kan blive klienter. Udvælgelsen tager udgangspunkt i de faglige fokusområder og de strategiske mål for advokatkontoret.

Kontakt og etablering af forbindelse

Den første henvendelse kan ske på flere måder, fx via telefonopkald (“Cold Calls”), personlige anbefalinger, netværksarrangementer eller fremsendelse af informationsmateriale pr. post eller e-mail.

Præsentation af ydelsestilbuddet

Derefter præsenterer medarbejdere fra advokatkontoret ydelserne og besvarer de første individuelle spørgsmål. Dialogen bør sigte mod at afdække de potentielle klienters behov og vise mulige løsningsveje.

Udarbejdelse af tilbud og afslutning

Hvis begge parter er interesserede, udarbejdes et konkret tilbud. Efter koordinering og evt. forhandling om vilkår, følger formel tildeling af mandatet fra klientens side.

Opfølgning og relationel forvaltning

Udover sagsoprettelsen er relationel forvaltning afgørende: Gennem regelmæssig vedligeholdelse af kontakt, informationsdeling eller feedback-samtaler styrkes forbindelsen til klienten, og potentialet for gentagne opgaver øges.

Rammer og standarder

Mandaterhvervelse er underlagt forskellige organisatoriske, tekniske og etiske rammer, der præger hverdagen på advokatkontorer.

Organisatoriske retningslinjer

Advokatkontorer udarbejder individuelle strategier og handlingsplaner for erhvervelsen. Ofte afgrænses områder som erhvervelse, sagsbehandling og administration klart fra hinanden. Målopsætninger og succesopfølgning bidrager til styring og optimering af erhvervelsesaktiviteterne.

Tekniske værktøjer

Til støtte for mandaterhvervelse findes forskellige tekniske hjælpemidler: Customer-Relationship-Management-systemer (CRM): Disse databaser hjælper med at registrere kontakter, dokumentere interaktioner og planlægge målrettede kommunikationsaktiviteter. E-mail-marketingsoftware: Til udsendelse af nyhedsbreve eller arrangementsinformation. Digitale kalender- og planlægningsværktøjer: Gør det lettere at organisere møder og opgaver.

I dagligdagen på et advokatkontor er mandaterhvervelse og sagsbehandling tæt forbundne. Medarbejdere varetager for eksempel opgaver som: Research og overvågning: Identifikation af potentielle klienter gennem studier af brancheportaler eller pressemeddelelser. Netværksarbejde: Deltagelse i arrangementer eller organiserede møder med forretningspartnere. Udarbejdelse af informations- og præsentationsmateriale: Forberedelse af præsentationer, der bruges ved den første kontakt. Vedligeholdelse af eksisterende mandater: Organisering af feedback-samtaler eller opfølgende møder. Teamarbejde: Fælles planlægning af erhvervelsestiltag i teamet for at udnytte synergieffekter.

For nyuddannede giver mandaterhvervelse mulighed for at påtage sig selvstændige opgaver, styrke kommunikative færdigheder og bidrage til den økonomiske succes for advokatkontoret.

Muligheder og udfordringer

Mandaterhvervelse indebærer både muligheder og udfordringer:

Muligheder

Egen karriereudvikling: Tidlig involvering i erhvervelsesprocesser giver mulighed for at udvikle kontakt- og kommunikationsevner. Styrkelse af klientloyalitet: Direkte kundekontakt fremmer bedre forståelse af forventninger og behov. Personligt netværk: Gennem kontinuerlig erhvervelse opstår et voksende professionelt netværk.

Tidsstyring: At kombinere sagsarbejde og erhvervelsesaktiviteter kræver god organisering. Afslag og konkurrence: Ikke alle henvendelser giver resultat, tilbageslag er normale og en del af læringsprocessen. Regulatoriske krav: Det er nødvendigt at overholde juridiske regler i samspillet med både potentielle og eksisterende klienter.
* Fortrolighed: Diskretion skal altid opretholdes i kommunikationen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad forstås ved mandaterhvervelse?

Mandaterhvervelse omfatter alle tiltag, hvormed et advokatkontor aktivt skaffer nye klienter eller plejer eksisterende relationer for at sikre nye opgaver.

Hvilke metoder findes til mandaterhvervelse?

Metoderne omfatter personlige samtaler, telefonisk kontakt, netværksarrangementer, online-markedsføring samt udsendelse af informationsmateriale.

Hvem har ansvaret for mandaterhvervelse i advokatkontoret?

Normalt deltager flere medarbejdere – uafhængigt af karrieretrin – i erhvervelsen. Fremgangsmåden koordineres ofte i teamet.

Er mandaterhvervelse også vigtig for nyuddannede?

Ja, da det hjælper med at udvikle vigtige kompetencer i kontakten med klienter og giver et bæredygtigt bidrag til advokatkontorets succes.

Hvilken rolle spiller databeskyttelse i mandaterhvervelse?

Databeskyttelse skal iagttages nøje. Kun de data, der er nødvendige for etablering og administration af mandater og lovligt tilladt, må behandles og gemmes.

Hvilke udfordringer bør man være opmærksom på?

Tidsstyring, håndtering af afslag samt overholdelse af lovmæssige og etiske standarder er de væsentligste udfordringer ved mandaterhvervelse.

Denne artikel giver unge talenter og ansøgere et struktureret overblik over mandaterhvervelse samt de tilknyttede krav og muligheder i advokatkontorets dagligdag.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke juridiske grænser gælder for mandaterhvervelse hos advokat?

Mandaterhvervelse gennem advokater er i Tyskland underlagt strenge lovbestemmelser fastsat i Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) og Berufsordnungen für Rechtsanwälte (BORA). Forbudt er især aggressive reklametiltag og uopfordret direkte kontakt til potentielle klienter i strid med § 43b BRAO, især hvis dette sker på en usaglig eller påtrængende måde. Advokater må ikke erhverve mandater ved at love succes eller yde ulovlige fordele. Kun saglig, erhvervsrelateret information er tilladt. Overholdelse af databeskyttelsesregler, især ifølge DSGVO og BDSG, er også påkrævet, særligt når personoplysninger fra potentielle klienter behandles.

Må advokater kontakte klienter telefonisk med henblik på erhvervelse?

Telefonsalg – uopfordrede opkald som led i mandaterhvervelse – er grundlæggende ikke tilladt for advokater og betragtes som en ulovlig direkte kontakt i strid med § 43b BRAO og § 6 BORA. Telefonisk kontakt er dog kun tilladt, hvis den potentielle klient forudgående har givet samtykke (opt-in), eller der allerede består et konkret mandatforhold, og udvidelsen vedrører samme sag. Uden sådant udtrykkeligt samtykke kan telefonisk henvendelse endvidere være en overtrædelse af § 7 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) og databeskyttelsesregler, hvilket kan medføre bøder og disciplinære konsekvenser.

Hvordan er reglerne for udsendelse af reklame-e-mails?

Udsendelse af reklame-e-mails med henblik på mandaterhvervelse er kun tilladt for advokater under meget restriktive betingelser. Der gælder et forbud mod uopfordret markedsføring via elektronisk post i henhold til § 7, stk. 2, nr. 3 UWG. Undtagelser gælder kun, hvis modtageren har givet udtrykkeligt og informeret samtykke (“double-opt-in”). Uden sådant samtykke kan udsendelsen føre til advarsler og overtrædelser af UWG og DSGVO. E-mailens indhold skal være sagligt, informativt og erhvervsrelateret; sensationspræget eller sammenlignende reklame bør undgås.

Hvilke oplysningspligter gælder ved mandaterhvervelse?

I forbindelse med mandaterhvervelse er advokater forpligtet til at opfylde alle erhvervsretlige oplysningspligter. Disse omfatter bl.a. angivelse af ansvarligt advokatsamfund, erhvervsbetegnelsen samt nævnelse af væsentlige erhvervsregler. Ved elektronisk eller skriftlig kontakt skal udbyderoplysninger i henhold til § 5 TMG og databeskyttelseserklæring i henhold til art. 13 DSGVO overholdes og gøres tilgængelig. Modtageren skal til enhver tid tydeligt kunne identificere, hvilken person der handler og på hvis vegne henvendelsen sker.

I hvilket omfang er anbefalinger fra tredjemand tilladt?

Anbefalinger fra tredjemand (klienter, kolleger eller forretningspartnere) udgør ikke i sig selv en erhvervelse i strid med erhvervsregler, så længe der ikke gives et honorar for anbefalingen eller den knyttes til økonomiske fordele. Sidstnævnte er ikke tilladt i henhold til § 49b, stk. 3 BRAO, da tredjemands andel i advokathonorarer er forbudt. Anbefalingsmarkedsføring er således kun tilladt, når det er en frivillig og upåvirket anbefaling, og ingen økonomiske eller andre fordele udveksles mellem advokat og anbefalende.

Hvilken rolle spiller sociale medier i mandaterhvervelse set ud fra et juridisk perspektiv?

Sociale medier udgør for advokater en lovlig mulighed for at gøre opmærksom på egne ydelser, så længe krav til saglighed, opretholdelse af fagetik og adskillelse af juridisk og privat sfære efterleves. Indlæg må ikke indeholde vildledende udsagn eller give indtryk af, at mandater garanteres. Markedsføring på sociale netværk er desuden underlagt erhvervs- og databeskyttelsesregler, især ved målrettet henvendelse (fx via Direct Message) eller brug af annonceplatforme med personhenførte målretningsmuligheder.

Er der særlige forhold ved mandaterhvervelse i grænseoverskridende sager?

Ja, ved grænseoverskridende mandaterhvervelse gælder udover nationale regler også internationale og europæiske advokatorganisationers bestemmelser, fx CCBE (Rådet for de Europæiske Advokatsamfund). Udenlandske reklameforbud og landspecifikke databeskyttelsesregler skal overholdes. Det skal altid undersøges, om der i modtagerlandet findes særlige begrænsninger eller oplysningspligter, der går ud over tysk ret. Grænseoverskridende markedsføring er desuden særligt følsom i forhold til databeskyttelse, idet dataeksport (især uden for EU) kræver yderligere juridisk grundlag.