Legal Tech

Legal Tech

Legal Tech betegner anvendelsen af teknologi inden for juridiske tjenesteydelser for at understøtte, optimere eller automatisere arbejdsprocesser. Begrebet omfatter digitale værktøjer, applikationer og platforme, der kan være relevante på forskellige områder i en advokatkontors hverdag. Målet er at gøre processer mere effektive, sikre kvaliteten af arbejdet og skabe nye muligheder for betjening af klienter.

Definition og klassificering

Legal Tech er et paraplybegreb for innovative teknologier og digitale applikationer, som understøtter eller ændrer juridiske ydelser. Dette inkluderer blandt andet softwareløsninger, onlineplatforme til behandling af juridiske sager samt værktøjer til automatisering af standardiserede processer. Legal Tech fremmer digitaliseringen af arbejdsmiljøet og kan påvirke både interne processer i advokatkontoret og samarbejdet med klienter.

Legal Tech er ikke begrænset til en bestemt type advokatkontor, men kan anvendes på mange områder og i forskellige størrelser – fra enkelte digitale hjælpemidler til omfattende systemer, der kortlægger hele arbejdsgange.

Betydning og anvendelsesområder i advokatkontorets hverdag

I moderne advokatkontorer får Legal Tech stadig større betydning. Det gør det muligt at behandle klienters sager effektivt og transparent og hjælper med at opfylde de stigende krav til service, dokumentation og databeskyttelse. Typiske anvendelsesområder er:

• Digital dokumenthåndtering: Automatiseret oprettelse, administration og arkivering af dokumenter og kontrakter.
• Frist- og tidsstyring: Værktøjer til overvågning af vigtige frister og aftaler.
• Kommunikationsplatforme: Sikre, digitale kanaler til kommunikation med klienter og forretningspartnere.
• Sags- og mandathåndtering: Software, der struktureret viser status, opgaver og ansvar.
• Automatiserede processer: For eksempel automatisk udarbejdelse af processkrifter, kontrakttjek eller gennemførelse af masseprocedurer.
• Research-løsninger: Digitale databaser og søgefunktioner til hurtig informationsindsamling.

Processer, forløb og metoder

I forbindelse med Legal Tech anvendes forskellige digitale processer og arbejdsmetoder:

• Digitalisering af sagsmapper: Omformning af papirbaserede materialer til digitale sagsmapper, som flere personer kan arbejde i og søge i samtidigt.
• Workflow-management: Fastlæggelse af standardiserede processer og tildeling af opgaver via digitale systemer for at undgå fejl og skabe gennemsigtighed.
• Automatiseret tekstoprettelse: Brug af software til generering af ofte anvendte breve på baggrund af skabeloner og klientdata.
• Klientportaler: Online-tilgange, hvor klienter kan stille data og dokumenter til rådighed eller se behandlingsstatus.
• Elektronisk legal kommunikation: Afsendelse af dokumenter til domstole og myndigheder ad elektronisk vej.

Rammer og standarder

Advokatkontorer, der bruger Legal Tech, tager højde for forskellige organisatoriske og tekniske rammer:

• Databeskyttelse og sikkerhed: Foranstaltninger for at sikre fortrolighed, integritet og tilgængelighed af følsomme oplysninger, især gennem krypteret dataoverførsel og adgangskontrol.
• Kompatibilitet: Valg af softwareløsninger, der let kan integreres med eksisterende arbejdsgange.
• Regelmæssig oplæring: Efteruddannelser og introduktioner for medarbejdere for at sikre sikker og effektiv håndtering.
• Dokumentationspligter: Overholdelse af juridiske krav til opbevaring og sporbarhed af processer.
• Gennemsigtige processer: Standardiserede arbejdsgange og klare ansvarsområder for at sikre gnidningsløst samarbejde.

Praksisnærhed: Legal Tech i hverdagens arbejde

For medarbejdere og nyuddannede opleves Legal Tech oftest gennem brug af specialiseret software og digitale værktøjer i advokatkontorets hverdag. Til daglige opgaver hører for eksempel arbejde med digitale sagsmapper, behandling og fordeling af processkrifter i sagsstyringssystemer samt kommunikation via sikre, digitale kanaler.

Især rutineopgaver som friststyring eller oprettelse af standardbreve forenkles typisk ved hjælp af Legal Tech-løsninger. Dermed frigøres tid og ressourcer til mere krævende opgaver eller individuel rådgivning af klienter.

Medarbejdere nyder desuden godt af et bedre overblik over den aktuelle sagstatus, hvilket letter teamsamarbejdet og reducerer fejl. Den stigende digitalisering kræver samtidig villighed til at sætte sig ind i nye teknologier og til kontinuerlig videreuddannelse.

Muligheder og udfordringer

Muligheder

• Tidsbesparelse: Rutineopgaver bliver automatiseret, så der frigøres tid til mere komplekse opgaver.
• Fejlreduktion: Standardiserede processer mindsker risikoen for fejl, for eksempel ved frister eller dokumentation.
• Effektivisering: Digitale processer giver hurtigere arbejdsgange og bedre teamsamarbejde.
• Bedre klientkommunikation: Digitale kommunikationsveje muliggør en gennemsigtig og hurtig udveksling.

Udfordringer

• Teknologisk kompleksitet: Nye systemer kræver oplæring og en vis IT-forståelse hos medarbejderne.
• Databeskyttelse og sikkerhed: Strenge krav til beskyttelse af følsomme data skal opfyldes.
• Omstillingsparathed: Eksisterende arbejdsgange skal tilpasses, og nye processer skal indføres.
• Afhængighed af teknologi: Forstyrrelser eller nedbrud i tekniske systemer kan påvirke arbejdet.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad betyder Legal Tech for medarbejdere i advokatkontorer?

Legal Tech ændrer arbejdet i advokatkontorer ved at mange opgaver digitalt understøttes eller automatiseres. Medarbejdere arbejder ofte med specialiserede softwareløsninger og kommunikerer hyppigere digitalt. Mange arbejdsskridt bliver dermed mere effektive, men forbliver samtidig underlagt høj omhu.

Skal man have særlige tekniske forudsætninger for Legal Tech?

Indkøringen i Legal Tech-systemer sker som regel gennem intern oplæring. Grundlæggende IT-færdigheder og villighed til at arbejde med nye værktøjer er dog en fordel.

Hvilke opgaver bliver lettere med Legal Tech?

Især gentagne opgaver som behandling af dokumenter, friststyring eller kommunikation med klienter understøttes og forenkles ofte via digitale værktøjer.

Er der risici ved brug af Legal Tech?

De vigtigste risici inkluderer mulige databrud eller tekniske fejl. Derfor lægger advokatkontorer stor vægt på høj sikkerhedsstandard og regelmæssige opdateringer af systemerne.

Er Legal Tech lige udbredt i alle advokatkontorer?

Omfanget og typen af brug afhænger af kontorets struktur, sagsvolumen og individuelle krav. Mange advokatkontorer starter med enkelte digitale løsninger, før de indfører flere applikationer.

Legal Tech er et centralt fremtidsemne for juridiske tjenesteydelser og åbner mange muligheder for nyuddannede for at indgå aktivt i et moderne, digitalt arbejdsmiljø.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke juridiske krav skal Legal Tech-udbydere i Tyskland opfylde?

Legal Tech-udbydere i Tyskland er omfattet af en lang række juridiske rammebetingelser. Først og fremmest er Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) centralt, som regulerer, hvem og under hvilke forudsætninger der må udbydes juridiske tjenester. Især må Legal Tech-tilbud, der griber ind i advokatens rådgivning, kun udføres, hvis der foreligger en tilladelse til at yde juridiske tjenester – for eksempel i form af en advokatbestalling efter Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), en tilladelse efter RDG eller et andet lovgrundlag. Derudover skal persondata-forordningen (GDPR/DSGVO) overholdes ved al behandling af personoplysninger. Legal Tech-udbydere skal indføre tekniske og organisatoriske foranstaltninger til beskyttelse af disse data samt udarbejde en omfattende og forståelig privatlivspolitik. Ved udbud af kontrakter og brug af digitale kontraktgeneratorer skal fjernsalgsloven (BGB) desuden overholdes. Platforme, der bringer klienter og advokater sammen, kan også have lovbestemte informations-, dokumentations- og oplysningspligter. Endelig skal konkurrenceretlige bestemmelser i Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) overholdes for at undgå vildledende reklame om omfanget eller succeschancer, for eksempel.

Må Legal Tech-platforme behandle sager selvstændigt eller kun formidle dem?

Legal Tech-platforme i Tyskland må som udgangspunkt kun formidle sager, medmindre de har en kvalifikation som Rechtsanwalt eller anden tilladelse til juridisk rådgivning. Uden denne tilladelse er selvstændig juridisk rådgivning eller endda repræsentation af klienten forbudt, hvilket ville være en overtrædelse af RDG og ikke kun kunne medføre påbud, men også strafferetlige konsekvenser. Platforme må indhente informationer, behandle data og tilbyde automatiserede processer til støtte for klienter, men de skal strengt adskille tekniske løsninger og egentlig juridisk rådgivning. Kun en godkendt og ansvarsforsikret juridisk tjenesteyder må tage kontakt til domstole eller myndigheder og udtale sig bindende. Formidlingsplatforme skal klart markere deres rolle og må ikke lade det fremstå, som om de selv fremstår som juridiske rådgivere.

Hvilke risici påtager udbydere af Legal Tech-tjenester sig?

Legal Tech-udbydere påtager sig omfattende ansvar. Hvis de selv handler rådgivende – eksempelvis ved automatiseret rådgivning, som i enkelte tilfælde kan betragtes som juridisk rådgivning – hæfter de for indholdsmæssige fejl og eventuelle skader for brugeren. Uden udtrykkelig aktivitet som advokat gælder ingen særlig advokatlig ansvarsnorm, så ansvaret reguleres efter almindelig erstatnings- eller kontraktret. Hvis brugerdata ikke beskyttes tilstrækkeligt, er der desuden stor risiko for bøde efter artikel 83 DSGVO. Mangelfuld informationspolitik eller ulovlige forretningsmetoder kan medføre advarsler fra konkurrenter eller forbrugerorganisationer. Overtrædelser af RDG kan endda indebære forbud og tilbageførsel af allerede indgåede aftaler. Derfor anbefales det regelmæssigt at få juridiske processer og indhold gennemgået af kvalificerede jurister og tegne passende forsikringer (for eksempel en erhvervsansvarsforsikring).

Hvilke databeskyttelsesretlige udfordringer findes der ved Legal Tech-applikationer?

Legal Tech-applikationer behandler som regel mange særligt følsomme persondata, herunder identitetsoplysninger samt oplysning om juridiske forhold og i visse tilfælde strafbare forhold. Udbydere er forpligtet til at sikre omfattende beskyttelse af disse oplysninger. Dette indebærer overholdelse af art. 5 og art. 32 DSGVO, dvs. behandling kun på baggrund af lovgrundlag, dataminimering, kryptering, adgangskontrol og regelmæssig risikovurdering. Ved behandlinger, som sandsynligvis medfører en høj risiko for de registreredes rettigheder og friheder, skal der foretages en konsekvensanalyse (art. 35 DSGVO). Hvis der anvendes underdatabehandlere, skal der indgås databehandleraftaler i henhold til art. 28 DSGVO. Derudover gælder øgede dokumentations- og gennemsigtighedskrav. Overtrædelse af disse regler kan medføre betydelige bøder og erstatningskrav fra de registrerede.

Kan forbrugere bruge Legal Tech-tjenester uden begrænsninger?

Grundlæggende står det forbrugere frit for at benytte Legal Tech-tjenester. De bør dog være opmærksomme på, at ikke alle digitale ydelser kan erstatte rådgivningsniveauet hos en advokat. Afhængigt af kompleksiteten af den enkelte sag kan automatiserede løsninger være utilstrækkelige, da de ofte kun understøtter standardtilfælde på lovlig vis. Forbrugere bør derfor nøje læse handelsbetingelser, ansvarsfraskrivelser og oplysninger om anvendelsesområde. Der findes tjenester målrettet bestemte områder, såsom flypassager-rettigheder, lejeret, inkasso eller kontrakttjek – for andre eller mere komplekse forhold anbefales stadig personlig advokatbistand. Endelig gælder der ved fjernsalg ydelser et lovbestemt fortrydelsesret, hvis forbrugeren indgår en kontrakt med udbyderen.

Hvilken rolle spiller inkassotjenester i Legal Tech-sektoren?

Inkassotjenester har en central position på det tyske Legal Tech-marked, fordi de – i modsætning til klassiske Legal Tech-udbydere uden advokatbestalling – i henhold til § 10, stk. 1, nr. 1 RDG er berettiget til at gøre andres krav gældende udenretligt og under visse forudsætninger endda retligt. Mange Legal Tech-udbydere, som for eksempel håndterer flypassagerrettigheder eller krav fra lejeforhold, optræder derfor som registrerede inkassotjenester eller samarbejder med disse. Dermed nyder de godt af en lovbestemt særregel, der giver dem mulighed for at føre tredjemands krav igennem i afgrænsede forhold. Ikke desto mindre er inkassotjenester også underlagt databeskyttelsesretlige, brancheetiske og konkurrenceretlige forpligtelser. Særligt vigtigt er gennemsigtighed i omkostningsstrukturen, adfærd overfor skyldnere og overholdelse af lovkrav (for eksempel ved tvangsfuldbyrdelse).