Konflikttjek

Interessekonflikttjek

Definition og klassificering

En interessekonflikttjek er en procedure i et advokatfirma til at undersøge, om der foreligger interessekonflikter ved antagelse eller behandling af en sag. Fokus er på, om eksisterende eller tidligere sager, relationer til klienter eller andre forhold kunne påvirke den uafhængige og pligtopfyldende varetagelse af en ny sag. Interessekonflikttjekket er en grundlæggende del af sagsantagelsen og et vigtigt fundament for integritet og tillid til firmaets arbejde. Det tjener både til beskyttelse af klientens interesser og til overholdelse af lovgivningsmæssige og faglige krav.

Betydning og typiske anvendelsesområder i det daglige firmaarbejde

I et advokatfirmas dagligdag er interessekonflikttjekket et integreret trin før påtagelse af en ny sag. Det hjælper med at sikre, at der ikke foreligger modstridende interesser, som kunne påvirke opfyldelsen af pligterne i sagen. De hyppigste anvendelser er kontrol ved nye klienter, men også ved henvendelser fra eksisterende klienter om nye forhold. Ligeledes gennemføres tjekket, når teamets sammensætning ændres eller tredjeparter inddrages i sagen.

Processer, forløb og metoder

Forløb for interessekonflikttjekket

Interessekonflikttjekket finder sted i flere trin:

1. Indsamling af nødvendige oplysninger: I starten indsamles alle relevante informationer om forespørgslen, de involverede personer og virksomheder samt tidligere og igangværende sager.

1. Sammenligning med eksisterende sagsdata: Herefter sammenlignes disse oplysninger med firmaets sagsdatabase. Dette omfatter tidligere og aktuelle sager, involverede personer, virksomheder og øvrige relationer.

1. Vurdering af resultaterne: Ved sammenfald eller indikationer på en mulig interessekonflikt foretages en detaljeret vurdering af, om der foreligger en konflikt og i hvilket omfang, dette kunne påvirke sagsarbejdet.

1. Dokumentation og beslutning: Resultatet af interessekonflikttjekket dokumenteres. I tilfælde af en reel konflikt besluttes det, om sagen skal afvises eller eventuelt behandles under særlige betingelser (fx samtykke eller informationsspærring).

Metoder til interessekonflikttjek

Der anvendes forskellige metoder til et interessekonflikttjek:

• Manuel gennemgang af sagsmapper og databaser,
• Brug af specialsoftware til automatiseret kontrol,
• Forespørgsler i teamet eller hele firmaet for at afdække hidtil ukendte forbindelser,
• Regelmæssig uddannelse for at gøre medarbejdere opmærksomme på relevante situationer.

Rammer og standarder

Advokatfirmaer følger ved gennemførelsen af interessekonflikttjek gældende lovbestemmelser, etiske regler og interne retningslinjer. I Tyskland er reglerne om tavshedspligt og undgåelse af interessekonflikter især relevante. Udformningen af interessekonflikttjekket kan variere afhængigt af firmaets størrelse og arbejdsområder.

Moderne firmaer anvender i stigende grad elektroniske sagsmapper og digitale værktøjer til konflikttjek, som muliggør hurtig og pålidelig sammenligning. Processerne er klart definerede og forankret i det interne kvalitetsstyringssystem. Især i større firmaer er det almindeligt at have støtte fra centrale enheder eller særligt udpegede koordinatorer.

Praktisk tilgang: Håndtering af konfliktcheck i dagligdagen

For medarbejdere og nye inden for faget er interessekonflikttjekket et regelmæssigt arbejdstrin. Allerede ved første kontakt til potentielle klienter spørges ind til, hvilke personer eller virksomheder der er involverede. Derefter sker sammenligningen efter firmaets retningslinjer. Ved tvivl har mange advokatfirmaer en central kontaktperson, der hjælper med vurderingen af mulige konflikter. Opmærksomheden på potentielle interessekonflikter styrkes gennem interne kurser og workshops.

I hverdagen betyder interessekonflikttjek, at man omhyggeligt håndterer sagsdata og foretager og dokumenterer kontrollen før enhver antagelse eller ændring af en opgave. Fejlbehæftede eller manglende konflikttjek kan føre til omdømmeskader eller endda ansvarsmæssige risici.

Muligheder og udfordringer i det daglige arbejde

Fordele

• Sikring af uafhængighed: Konflikttjekket hjælper med at sikre firmaets uafhængighed og styrker tilliden hos klienter og samarbejdspartnere.
• Undgåelse af ansvar: Et omhyggeligt interessekonflikttjek forebygger erstatningsansvar og beskytter mod konflikter med klienterne.
• Troværdighed: Med gennemsigtige processer styrker advokatfirmaer tilliden både internt og eksternt.

Udfordringer

• Kompleksitet i store firmaer: Hvis der er mange sager, medarbejdere og internationale forhold, øges indsatsen for konflikttjekket.
• Pålidelig datavedligeholdelse: Konflikttjekket afhænger af fuldstændige og opdaterede sagsoplysninger. Fejl i datahåndteringen kan føre til huller.
• Tidsmæssigt pres: I en travl hverdag kan tidspres påvirke grundigheden. Standarderne skal dog stadig overholdes.
• Teknisk implementering: Implementering og drift af passende software kræver uddannelse og regelmæssig vedligeholdelse.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er formålet med et konfliktcheck?

Formålet med konflikttjekket er tidligt at identificere og udelukke potentielle interessekonflikter for at sikre uafhængighed og overholdelse af lovmæssige og faglige regler.

Hvornår skal et konfliktcheck udføres?

Et konflikttjek udføres før påtagelse af enhver ny sag samt ved ændring af eksisterende sager eller ved udskiftning af medarbejdere i behandlingen.

Hvem har ansvaret for konfliktchecket?

Afhængigt af firmaets størrelse og interne organisering foretages konflikttjekket af advokatteams, firmaets ansatte eller centrale enheder. Beslutningskompetencen ligger ofte hos den ansvarlige for sagen.

Hvad sker der ved konstateret interessekonflikt?

Foreligger der en interessekonflikt, afvises sagen som regel. I visse tilfælde kan behandling dog ske med samtykke fra alle berørte parter eller under særlige sikkerhedsforanstaltninger.

Hvilken rolle spiller digitale værktøjer ved konflikttjek?

Digitale værktøjer gør det lettere at identificere mulige konflikter gennem automatiseret søgning og struktureret datahåndtering. De er især en hjælp ved gennemgang af store datasæt og øger effektiviteten.

Denne artikel giver et kompakt og praksisnært overblik over interessekonflikttjek og viser, hvorfor denne proces er uundværlig for en gnidningsfri, gennemsigtig og ansvarlig dagligdag i advokatfirmaet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke parter skal inddrages i et konflikttjek?

Ved konflikttjek skal som udgangspunkt alle fysiske og juridiske personer, der kan optræde som part, modpart, deltager eller indirekte berørt i en konkret sag, tages i betragtning. Dette omfatter ud over de egentlige klienter også datterselskaber, moderselskaber, søsterselskaber eller eventuelle reelle ejere efter hvidvasklovgivningen. Ligeledes kan aftaler om konsortier, aktionærer eller visse deltagergrupper være relevante. Et omfattende konflikttjek tager også højde for trustee- eller repræsentationsstrukturer, især hvis den reelle ejer ikke er umiddelbart synlig.

Hvordan afgøres rækkevidden af konflikttjekket inden for et firma?

Rækkevidden af konflikttjekket bestemmes af firmaets organisering, sammenslutning af uafhængige fagudøvere og eventuelle internationale forbindelser (fx som del af et netværk). Det er afgørende, om der kan bestå interessekonflikt mellem forskellige klienter, hvor samme firma eller selskab – herunder dets selvstændige og ikke-selvstændige afdelinger, eventuelt også på verdensplan – påtager sig sager. Dette gælder især efter § 43a, stk. 4 BRAO samt § 3 BORA. I internationale enheder kan konflikttjekket være mere komplekst, da nationale og udenlandske fagregler og tavshedspligt skal tages i betragtning.

Hvilke juridiske konsekvenser har et ikke-korrekt udført konfliktcheck?

Et mangelfuldt konflikttjek kan medføre væsentlige juridiske konsekvenser. Hvis der konstateres en interessekonflikt, og sagen alligevel påtages eller fortsættes, risikeres blandt andet et disciplinærsag, civilretlige erstatningskrav eller disciplinære foranstaltninger. Erhvervsansvarsforsikringen kan i tilfælde af skade undlade at dække, hvis der kan påvises bevidst tilsidesættelse af faglige pligter. Endvidere kan tillidsforholdet til klienter og offentligheden blive væsentligt forringet.

Hvornår skal konflikttjekket gentages eller opdateres?

Et konflikttjek skal obligatorisk udføres ved begyndelsen af et mandatforhold; da situationen dog kan ændre sig under sagens forløb – eksempelvis ved indtræden af nye parter, omstruktureringer eller procesmæssige ændringer – skal konflikttjekket regelmæssigt kontrolleres og tilpasses til de aktuelle forhold. Også ved påtagelse af nye sager med mulige overlap til eksisterende sager bør der foretages et nyt konflikttjek for at sikre fortsat overholdelse af de faglige forpligtelser.

Hvor længe og i hvilket omfang skal data fra konflikttjek opbevares?

Opbevaringen af de indsamlede data til konflikttjek følger de fagretlige og databeskyttelsesretlige bestemmelser, især GDPR og § 50 BRAO. Generelt skal data opbevares så længe, det er nødvendigt for opfyldelse af de faglige pligter samt til håndhævelse eller forsvar af krav. Kommer der ikke et mandatsforhold i stand, skal ikke længere nødvendige data slettes straks, medmindre opbevaring er nødvendig for fremtidige konflikttjek. Ved etablering af et mandat gælder opbevaringsfristerne for sagsmapper.

Hvilke særlige forhold gælder ved internationale sager?

Ved internationale sager gælder ofte forskellige regler for advokatfaget og de faglige standarder, især vedrørende interessekonflikter. Det skal undersøges, om de respektive nationale regler kræver en mere omfattende eller anden kontrol. Ved tværfaglige firmaer eller partnerskaber skal også reglerne for de andre involverede professioner (fx revisorer, økonomiske rådgivere) indgå i overvejelserne. I praksis anbefales det, især ved grænseoverskridende sager, at gennemføre særligt detaljerede konflikttjek og eventuelt indhente eksterne vurderinger eller udtalelser.

I hvilket omfang er oplysninger fra konflikttjek underlagt tavshedspligt?

De oplysninger, der indsamles under konflikttjekket, er omfattet af advokatens tavshedspligt i henhold til § 43a, stk. 2 BRAO og evt. § 203 StGB. Dette gælder ikke kun oplysninger om potentielle klienter, men også i forhold til faktiske eller potentielle modparter, deltagere og øvrige berørte personer. Videregivelse af disse data til tredjeparter er kun tilladt med udtrykkeligt samtykke fra de berørte eller hvis det kræves af lovgivning. Databeskyttelsesregler skal desuden overholdes, især vedrørende opbevaring, behandling og sletning af følsomme oplysninger.