Klientsamtale

Klientsamtale

Definition og klassificering

Klientsamtalen betegner den direkte udveksling mellem en advokat og en person eller organisation, der ønsker rådgivning, repræsentation eller støtte i en juridisk sag (klient). Klientsamtalen kan foregå personligt, telefonisk eller via digitale kommunikationskanaler. Målet med en sådan samtale er at afklare klientens anliggender, mål og spørgsmål, præsentere juridiske muligheder og sammen drøfte det videre forløb.

I det daglige advokatarbejde udgør klientsamtalen en central del af sagsbehandlingen og fungerer som grundlag for tillidsskabelse, afklaring af opgaven samt faglig og organisatorisk koordinering.

Rolle i det daglige advokatarbejde

Betydning

Klientsamtalen er af afgørende betydning for forløbet og succesen af samarbejdet mellem advokatfirma og klient. Den skaber forudsætningen for en fagligt korrekt sagsbehandling, sikrer gensidig klarhed om forventninger og er essentielt for dokumentation og kommunikation i sagen.

Typiske anvendelsesområder

Klientsamtaler finder sted i forskellige faser af et klientforhold, herunder:

• Første samtale: Første kontakt til afklaring af sagens faktum, vurdering af chancerne for succes og forståelse af begge parters forventninger.
• Løbende koordinering: Afklaring af opfølgende spørgsmål, drøftelse af status og indsamling af supplerende oplysninger.
• Rådgivning: Fremstilling af forskellige fremgangsmåder, oplysning om risici og alternativer.
• Afsluttende samtale: Gennemgang af sagen, forklaring af resultater, vejledning for fremtiden.

Processer, forløb og metoder

Forberedelse

En grundig forberedelse er uundværlig for at gennemføre klientsamtalen struktureret og målrettet. Dette omfatter:

• Gennemgang og evaluering af allerede foreliggende dokumenter.
• Sammenstilling af relevante akter, frister eller forhåndsoplysninger.
• Udvikling af en samtaleguide eller dagsorden.

Gennemførelse

Under samtalen anbefales det at følge følgende metoder og procedurer:

• Velkomst og kort præsentation af deltagerne.
• Skabelse af en tillidsfuld og respektfuld atmosfære.
• Registrering og dokumentation af anliggender og oplysninger.
• Målrettede opfølgende spørgsmål for at fjerne uklarheder.
• Forklaring af juridiske skridt, handlemuligheder og potentielle risici.
• Fælles fastlæggelse af næste skridt og frister.
• Opsummering af de væsentligste resultater af samtalen.

Opfølgning

Efter klientsamtalen er følgende tiltag som regel nødvendige:

• Udarbejdelse af et referat eller et notat om samtalen.
• Arkivering af vigtige dokumenter i sagsmappen.
• Besvarelse af åbne spørgsmål og afsendelse af yderligere oplysninger.
• Forberedelse og forsendelse af evt. fuldmagter, ordrebekræftelser eller skrivelser.

Rammer og standarder

Organisatoriske retningslinjer

Advokatfirmaer har ofte faste procedurer for tidskoordination, tavshedspligtsregler samt dokumentation af klientsamtaler. Fortroligheden og integriteten af indholdet i samtalen skal opretholdes. Der findes ofte regler for tilstedeværelse af øvrige medarbejdere, referatskrivning og sagspleje.

Tekniske værktøjer

Til klientsamtaler anvendes ud over den traditionelle samtale på stedet også moderne kommunikationsmidler, såsom:

• Telefonkonferencer og videochats,
• E-mail-kommunikation,
• elektroniske systemer til mødeplanlægning og dokumentation,
• særlige klientportaler til sikker dokumentudveksling.

Almindelige procedurer

I mange advokatfirmaer er det almindeligt, at sagens omstændigheder afklares overordnet før klientsamtalen – for eksempel via et spørgeskema eller en kort telefonsamtale. Det er også god praksis at bekræfte de væsentligste punkter skriftligt efter samtalen.

Praktisk relevans

Håndtering i hverdagen

For medarbejdere i advokatbranchen er klientsamtalen en nøgleproces, hvis professionelle håndtering i høj grad bidrager til kvalitet og tilfredshed i klientforholdet. Nye medarbejdere bliver som regel introduceret til denne opgave i forbindelse med oplæring og får udleveret samtalemønstre, tjeklister eller ledsages af erfarne kolleger.

I hverdagens arbejde kræves fleksibilitet for at kunne imødekomme forskellige personligheder, anliggender og kommunikationsformer. En vellykket klientsamtale kræver indfølingsevne, omhu og opmærksomhed på detaljer.

Muligheder og udfordringer

Muligheder

• Opbygning af tillid: En respektfuld klientsamtale danner grundlaget for et vellykket samarbejde.
• Effektiv sagsbehandling: Klart strukturerede samtaler forhindrer misforståelser, sparer tid og muliggør målrettet arbejde med sagen.
• Mulighed for feedback: Klientsamtaler giver mulighed for at modtage direkte feedback og forbedre arbejdsprocesser på advokatkontoret.

Udfordringer

• Tidspres: En høj arbejdsmængde kan gøre det vanskeligt at afsætte tilstrækkelig tid til samtaler.
• Kompleksitet: Særligt ved flere involverede parter eller store sagsmængder er en struktureret tilgang vigtig.
• Kommunikation: Forskellig informationsniveau eller forventninger hos klienten kan give udfordringer i samtalen. Her er det vigtigt at lytte aktivt og kommunikere transparent.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan forløber en typisk klientsamtale? En klientsamtale indledes som regel med en kort velkomst og afklaring af samtalens formål. Herefter diskuteres anliggendet og de relevante faktiske forhold. Derefter behandles muligheder, risici og det videre forløb. Til sidst fastlægges de næste skridt og tidsfrister.Hvilke dokumenter bør jeg medbringe til en klientsamtale? Det afhænger af sagens karakter. Det anbefales at medbringe alle relevante dokumenter, skrivelser, kontrakter eller retslige meddelelser, der vedrører sagen. Ofte udleveres der på forhånd en liste over ønskede dokumenter.Hvilke kommunikationsformer er almindelige ved klientsamtaler? Ud over den traditionelle samtale på stedet benytter advokatfirmaer også telefon- og videokonferencer samt udveksling via digitale platforme.Hvordan kan jeg forberede mig til en klientsamtale? Forberedelse er afgørende: Gennemgang af alle tilgængelige dokumenter, et overblik over noter samt en samtaleguide hjælper med at gøre samtalen struktureret og målrettet.Hvilke kompetencer er særligt vigtige ved klientsamtaler? Udover faglig viden er kommunikationsevner, indlevelsesevne, omhyggelighed og pålidelighed afgørende.

Denne artikel skal give nyuddannede, juniorer og ansøgere et praksisnært og forståeligt indblik i det centrale emne klientsamtale i det daglige advokatarbejde.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke juridiske grundlag er relevante for en klientsamtale?

I forbindelse med en klientsamtale spiller forskellige juridiske grundlag en central rolle. Først og fremmest gælder de fagretslige regler for de respektive advokatsamfund, især Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) og Berufsordnung für Rechtsanwälte (BORA). Derudover skal bestemmelserne i den tyske civillovbog (BGB) om klientforholdet iagttages, særligt bestemmelserne om tjenesteydelseskontrakten (§§ 611 ff. BGB). Databeskyttelsesretlige retningslinjer, især Databeskyttelsesforordningen (DSGVO) og den føderale databeskyttelseslov (BDSG), fastlægger hvordan klientens personoplysninger skal håndteres. Klientsamtalen er desuden underlagt fagretslige tavshedspligter (§ 43a stk. 2 BRAO, § 203 StGB), der kræver højeste fortrolighed. Ansvarsforhold, for eksempel ved rådgivningsfejl, reguleres efter de almindelige skyldretlige regler og særlovgivning. Endelig skal advokaten også overholde pligter til interessekonfliktsundersøgelse (§ 43a BRAO).

Hvilke tavshedspligter gælder i forbindelse med en klientsamtale?

Ved klientsamtalen er advokaten forpligtet til ubegrænset tavshedspligt i henhold til § 43a stk. 2 BRAO og § 203 StGB. Denne pligt omfatter alle oplysninger, som klienten betror advokaten, eller som advokaten får kendskab til i forbindelse med sagen. Tavshedspligten gælder uanset om sagen ender med at blive til en klientaftale eller ej. Overtrædelser kan medføre strafferetlige konsekvenser og føre til ugyldighed af eventuel udnyttelse af oplysningerne i retsbehandlinger. Oplysning er kun tilladt, hvis klienten udtrykkeligt fritager advokaten for tavshedspligten, eller hvis der foreligger en lovbestemt oplysningspligt, f.eks. i forbindelse med hvidvaskforebyggelse.

Hvornår opstår der et klientforhold under en klientsamtale, og hvilke juridiske følger har det?

Et klientforhold opstår sædvanligvis ved tilbud og accept, altså især når klienten udtrykkeligt eller stiltiende (f.eks. ved overdragelse af dokumenter til behandling) beder advokaten om rådgivning eller repræsentation, og advokaten accepterer opgaven. Klientforholdet er en tjenesteydelseskontrakt i henhold til §§ 611 ff. BGB. Juridisk medfører dette for advokaten pligter til korrekt rådgivning og interessevaretagelse samt til at følge klientens instrukser, mens klienten sædvanligvis er forpligtet til at betale vederlag i henhold til Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) eller en individuel aftale om honorar. Bliver sagen ikke til noget, skal tavshedspligt og databeskyttelsespligt alligevel overholdes.

Hvilke dokumentationsforpligtelser gælder for klientsamtalen?

Juridisk er advokaten forpligtet til at dokumentere væsentlige indhold af klientsamtalen på en efterprøvbar måde. Denne pligt skyldes flere forhold: For det første tjener den som bevis for korrekt rådgivning overfor klienten, for eksempel i forbindelse med ansvarssager. For det andet skal relevante hændelser efter Berufsordnung registreres, især modtagelse, afslag og ophør af mandat. I forhold til hvidvaskreglerne (GwG) er der yderligere dokumentationskrav om identitetsoplysninger om klienten. Dokumentationen skal opbevares mindst seks år (§ 50 BRAO) og ved mistanke om hvidvask i fem år (§ 8 GwG). Dokumentationen er også omfattet af tavshedspligts- og databeskyttelsesregler.

I hvilket omfang skal advokaten oplyse om omkostninger og risici under en klientsamtale?

Advokaten er forpligtet til i klientsamtalen at oplyse klienten fuldt ud og rettidigt om de forventede omkostninger ved sin aktivitet (§ 49b BRAO, §§ 3a ff. RVG). Dette omfatter advokatens honorar (efter RVG eller afvigende honoraraftale), omkostningsrisici ved eventuelle retstvister (rets- og sagkyndige omkostninger, forslag, omkostningerne for modparten ved tab) samt ansvarsrisiko ved rådgivningsfejl. Advokaten skal også klart og differentieret redegøre for mulighederne for succes og risici ved den juridiske fremgangsmåde. Manglende eller vildledende omkostningsoplysning kan føre til erstatningskrav mod advokaten og fagretlige sanktioner.

Hvad skal der tages hensyn til med hensyn til samtykke og databeskyttelse under en klientsamtale?

Da der i klientsamtalen som regel behandles personoplysninger, skal advokaten overholde reglerne i DSGVO. Det gælder især oplysningspligten efter art. 13 DSGVO, hvorefter klienten skal informeres om arten, omfanget og formålet med databehandlingen. Før behandling af særlige kategorier af personoplysninger kræves der ofte et udtrykkeligt samtykke. Dette skal være frivilligt, informeret og skriftligt. Klienten skal desuden oplyses om sine rettigheder, f.eks. ret til indsigt, sletning og indsigelse. Datasikkerhed skal sikres gennem tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Overtrædelser kan medføre alvorlige bødestraf og i visse tilfælde strafferetlige konsekvenser.

Hvornår og hvordan skal advokaten undersøge interessekonflikter under en klientsamtale?

Allerede ved begyndelsen af en klientsamtale er advokaten forpligtet til at undersøge mulige interessekonflikter (§ 43a stk. 4 BRAO, § 3 BORA). Dette omfatter en kontrol af, om der i forbindelse med det potentielle mandat allerede er eller har været en interessevaretagelse for modparten eller en tredjepart. I tvivlstilfælde skal advokaten foretage en konfliktkontrol på baggrund af egne sager og eventuelt ved hjælp af IT-systemer. Et mandat må ikke påtages, hvis to (potentielle) klienters interesser kan være modstridende. Manglende overholdelse kan medføre fagretlige sanktioner og erstatningskrav. Pligten til konfliktkontrol gælder uanset om et kontraktforhold allerede er indgået eller ej.