Intake Form
Definition og oprindelse af begrebet Intake Form
„Intake Form“ (dansk: optagelsesformular, registreringsskema eller tilmeldingsformular) er et internationalt anvendt begreb i advokatkontorer for en formular, der systematisk indsamler grundlæggende oplysninger om nye klienter, forespørgsler eller kontakter. Udtrykket stammer fra engelsk, hvor „intake“ kan oversættes til „optagelse“, „adgang“ eller „modtagelse“. I advokatbranchen refererer „form“ til et struktureret skema, der bruges til standardiseret dataindsamling.
Betydning i advokatkontoret
I det daglige arbejde er Intake Form et centralt redskab i den indledende kontakt. Den gør det muligt for advokatkontoret systematisk at registrere de første oplysninger om personer, anliggender, juridiske forhold eller virksomheder, der skal rådgives. Den strukturerede indsamling danner grundlaget for at vurdere, om og hvordan sagen viderebehandles. Intake Form bidrager derved til effektiv kommunikation, systematisk sagsbehandling og kvalitetssikring. Den støtter også prioritering og tildeling af henvendelser internt i advokatkontoret.
Typiske indhold i en Intake Form
Personlige kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse) Virksomhedsoplysninger (hvis relevant) Beskrivelse af anliggende eller sagsforhold Ønskede ydelser eller rådgivningsområde Oplysninger om det hidtidige forløb (f.eks. frister, forudgående procedurer) Fortroligheds- og databeskyttelsesoplysninger
Rammer
Juridiske aspekter
Ved udfyldning og behandling af en Intake Form skal databeskyttelsesretlige krav overholdes. I mange lande gælder – afhængigt af kontorets placering – nationale eller internationale databeskyttelseslove som f.eks. databeskyttelsesforordningen (GDPR) i Europa. Sikker og fortrolig behandling af alle data, der indsamles via en Intake Form, er obligatorisk.
Organisatoriske krav
Intake Form bør være klart struktureret og let at forstå for at sikre høj datakvalitet og effektiv viderebehandling. I digitaliserede advokatkontorer tilbydes Intake Forms ofte som webformularer, klientportaler eller via specialiseret software. I visse tilfælde kan papirformularer stadig anvendes, især ved første kontakt på stedet.
Kulturelle aspekter
I internationalt arbejdende advokatkontorer kan Intake Form tilbydes flersproget eller tilpasses for at tage højde for klienternes kulturelle og sproglige baggrund. Også spørgsmålene i formularen kan variere kulturelt.
Praktiske eksempler og typiske scenarier
Førsterådgivning: En person henvender sig med en forespørgsel til advokatkontoret. Gennem Intake Form indsamles de vigtigste oplysninger før det første møde, så sagen kan forberedes målrettet. Mandatoptagelse: Før samarbejdet starter, indsamles og lagres alle relevante rammeoplysninger og kontaktoplysninger via Intake Form. Sagsoverdragelse: Ved overdragelse af en sag til en kollega sikrer Intake Form en fuldstændig og sporbar dokumentation af udgangspunktet. Fortrolighedstjek (Conflict Check): Med Intake Form kan relevante oplysninger indhentes for automatisk at kontrollere interessekonflikter.
Forskelle til lignende begreber og mulige misforståelser
Intake Form adskiller sig fra andre formularer indenfor advokatbranchen, såsom mandataftale eller optagelsesformular for eksisterende klienter: Intake Form bruges normalt i begyndelsen af kontakten, mens mandataftaler først anvendes, når mandatet er accepteret. I modsætning til almindelige uploadformularer for dokumenter eller generelle kontaktformularer er Intake Form specielt rettet mod struktureret informationsindsamling ved nye opgaver.
* Ofte opstår misforståelser, hvis Intake Form forveksles med andre dokumenter, der indeholder mere specifikke eller dybdegående oplysninger.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er formålet med en Intake Form i et advokatkontor? Intake Form bruges til systematisk indsamling af grundlæggende oplysninger fra nye klienter eller interesserede, så struktureret sagsbehandling og intern gennemgang kan foretages.Skal Intake Forms altid udfyldes digitalt? Nej, Intake Forms kan både udbydes og udfyldes på papir og digitalt. Digitalisering benyttes dog i stigende grad for at lette databehandlingen.Er Intake Forms obligatoriske? Om anvendelsen af Intake Form er obligatorisk afhænger af det enkelte advokatkontors organisation og interne retningslinjer. Mange kontorer bruger Intake Forms som best practice i processen for optagelse af nye mandater.Hvilke databeskyttelseskrav gælder for Intake Forms? Behandlingen af data, der oplyses i Intake Form, er underlagt gældende databeskyttelseslovgivning og skal håndteres sikkert, fortroligt og transparent.Kan Intake Form tilpasses nationale eller kulturelle krav? Ja, Intake Forms tilpasses ofte til de relevante sproglige, kulturelle eller branchespecifikke forhold.
Intake Form er således en central bestanddel for mange internationalt arbejdende advokatkontorer, der både bidrager til struktureret optagelse af nye mandater, kvalitetssikring og overholdelse af lovkrav. For ansøgere samt nyuddannede giver forståelsen af dette begreb værdifuld vejledning i praksis.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke juridiske krav skal en Intake Form opfylde i forhold til databeskyttelse?
En Intake Form, altså et skema til indsamling af personoplysninger, er underlagt strenge databeskyttelseskrav, især ifølge databeskyttelsesforordningen (GDPR). Det er især vigtigt at overholde art. 5 i GDPR, der foreskriver, at personoplysninger kun må indsamles til definerede formål, efter princippet om dataminimering og under sikring af transparens. Ansvarlige skal informere om behandlingsaktiviteter (art. 13 GDPR), især om formål, retsgrundlag for databehandlingen, opbevaringsperiode, modtagerkredse og registreredes rettigheder. Ved følsomme oplysninger (f.eks. helbredsdata ifølge art. 9 GDPR) gælder særlige krav til retsgrundlaget, såsom eksplicit samtykke fra den registrerede person. De ansvarlige skal implementere tekniske og organisatoriske foranstaltninger iht. art. 32 GDPR – eksempelvis kryptering eller adgangskontrol.
Hvornår er samtykke juridisk nødvendigt ved en Intake Form?
Samtykke er altid påkrævet, hvis ingen anden retsgrundlag ifølge art. 6, stk. 1 GDPR legitimerer databehandlingen. Ved mange Intake Forms indsamles personoplysninger uden lovmæssig forpligtelse eller umiddelbar kontraktrelation, f.eks. ved kontakt til tjenesteudbydere eller i sundhedssektoren. Ved indhentelse af samtykke skal dette være frivilligt, informeret, utvetydigt og dokumenterbart. Særlig opmærksomhed kræves ved indsamling af særlige kategorier af personoplysninger efter art. 9 GDPR, da der her grundlæggende kræves eksplicit samtykke (art. 9, stk. 2, litra a GDPR) eller et andet undtagelsesgrundlag. Samtykkeerklæringen samt dokumentation for, hvornår og hvordan samtykke blev givet, skal registreres.
Hvor længe må personoplysninger fra Intake Forms opbevares?
Opbevaringsperioden for personoplysninger indsamlet via en Intake Form afhænger grundlæggende af formålet med dataindsamlingen. Ifølge art. 5, stk. 1, litra e GDPR (“opbevaringsbegrænsning”) skal data slettes, så snart formålet er opfyldt og der ikke længere er lovpligtige opbevaringskrav. I mange brancher, eksempelvis sundhedssektoren eller ved juridiske dokumenter, gælder yderligere lovmæssige frister (f.eks. efter § 630f BGB, § 147 AO). Ansvarlige skal derfor indføre procedurer for løbende gennemgang og evt. sletning af intake-data i deres sletningskoncepter og informere de registrerede om dette.
Hvilke oplysningsforpligtelser gælder ved brugen af Intake Form?
Ansvarlige er forpligtet til at give alle oplysninger, der kræves af art. 13 GDPR, til de registrerede på tidspunktet for dataindsamlingen. Det omfatter bl.a. navnet og kontaktoplysningerne på den ansvarlige og evt. databeskyttelsesrådgiveren, formålet med og retsgrundlaget for databehandlingen, opbevaringsperioden, de registreredes rettigheder, mulig klageadgang til en tilsynsmyndighed samt evt. oplysninger om automatiseret individuel beslutningstagning. Disse oplysninger skal gives i en præcis, gennemsigtig, letforståelig og lettilgængelig form, eksempelvis i en særskilt databeskyttelsesmeddelelse, der kan læses før afsendelse af Intake Form.
Skal Intake Forms være tilgængelige for alle?
Juridisk skal Intake Forms udformes, så også personer med handicap kan deltage uden diskrimination. Ifølge § 12 BGG (lov om ligebehandling af personer med handicap) er især offentlige instanser forpligtet til at stille digitale tjenester til rådighed uden barrierer. Denne forpligtelse gælder ikke generelt for private virksomheder, men afhængigt af brugssituationen (f.eks. telemedicinlovgivning, ligebehandlingslov) kan der gælde yderligere krav, eller det kan af hensyn til diskriminationslovgivning være tilrådeligt at sikre så barrierefri adgang som muligt.
Hvem har det databeskyttelsesretlige ansvar ved brug af Intake Form fra tredjepartsleverandør?
Når personoplysninger indsamles via en Intake Form fra en tredjepartsleverandør (f.eks. cloud-tjenesteudbyder), skal ansvaret i henhold til art. 4 nr. 7 og 28 GDPR afklares: Er tredjepartsudbyderen databehandler, skal der foreligge en databehandleraftale, der regulerer rettigheder og pligter. Ved fælles dataansvar i henhold til art. 26 GDPR, f.eks. hvis begge parter bestemmer formålet og midlerne for behandlingen, skal der indgås en aftale om delt dataansvar. Uanset hvad er det dog altid den enhed, der anvender Intake Form til dataindsamling, der er ansvarlig for lovligheden af databehandlingen.
Hvilke særlige pligter skal overholdes ved brug af Intake Forms i forhold til mindreårige?
Indsamling af personoplysninger om børn og unge via Intake Forms er særlig følsom i henhold til art. 8 GDPR. For informationssamfundstjenester skal der indhentes gyldigt samtykke fra forældrene, hvis barnet endnu ikke er fyldt 16 år (eller en lavere nationalt fastsat alder, dog mindst 13 år). Det skal sikres, at samtykket kan verificeres, og at dataindsamlingen forklares på en børnevenlig måde. Derudover gælder særlige beskyttelsesforanstaltninger og en strikt dataminimering for at imødekomme behovet for øget beskyttelse af mindreårige.