Client Onboarding

Client Onboarding

Definition og oprindelse af begrebet

Client Onboarding (dansk: klientoptagelse, bogstaveligt: „optagelse af nye klienter”) betegner den strukturerede proces, hvorved nye klienter optages i en virksomhed eller organisation. I advokatkontorsammenhæng beskriver „Client Onboarding” alle foranstaltninger, der har til formål at introducere nye klienterretligt og organisatorisk i klientforholdet. Begrebet stammer fra engelsk, hvor „Client” betyder klient og „Onboarding” beskriver en reguleret indtrædelsesproces. Især i internationale advokatkontorer og i engelsktalende lande er betegnelsen „Client Onboarding” udbredt.henholdsvis klienten, og „Onboarding” angiver en kontrolleret introduktionsproces. Især blandt internationale advokatfirmaer og i den engelsktalende verden er betegnelsen “Client Onboarding” meget udbredt.specifikt klienten, og „Onboarding” beskriver en struktureret introduktion. Udtrykket er især udbredt blandt internationalt arbejdende advokatkontorer og i den engelsktalende verden.

Betydning i advokatkontorsammenhæng

Inden for juridiske tjenesteydelser, især i advokatkontorer, omfatter Client Onboarding alle trin fra den første kontakt til den formelle etablering af klientforholdet og videre til registreringen af alle relevante data og godkendelsen til at påbegynde arbejdet. Denne proces er afgørende for overholdelsen af regulatoriske krav, intern organisering og et bæredygtigt klientforhold. En korrekt gennemførelse sikrer ikke kun compliance med lovmæssige bestemmelser, men danner også grundlaget for et tillidsfuldt samarbejde.

Typiske komponenter i Client Onboarding er identifikation og verificering af klienter, gennemførelse af kontrol for forebyggelse af hvidvask, identificering af interessekonflikter samt registrering af kontakt- og opdragsrelevante data. Målet er tidligt at identificere mulige risici og sikre en gnidningsfri etablering af klientforholdet.

en entydigt inden samarbejdet indledes. Dette omfatter fastlæggelse af identitet, juridiske kontrolforanstaltninger og eventuelt identificering af reelle ejere.

Organisatoriske aspekter

Client Onboarding kræver tæt samarbejde mellem forskellige afdelinger i et advokatkontor, såsom administration, IT, økonomi og fagområderne. Ofte anvendes digitale systemer for at indsamle og administrere oplysninger effektivt og i overensstemmelse med compliance.

Kulturelle aspekter

Kommunikationen med klienter under onboarding præget af kontorets kultur og nationale sædvaner. Specielt i internationale advokatkontorer er interkulturel forståelse og flersproget kommunikation ofte nødvendig.

opdragsanskaffelse.

Typiske trin i onboardingprocessen er:

1. Første kontakt og indsamling af information: Forespørgsler modtages og grundlæggende oplysninger indsamles.
2. Klientkontrol: Kontrol for potentielle interessekonflikter.
3. Identifikation og compliance-kontrol: Gennemførelse af lovpligtige kontroller (f.eks. hvidvask, sanktioner).
4. Oprettelse af data: Registrering af alle nødvendige kontakt- og klientdata i kontorets digitale systemer.
5. Godkendelse af klientforholdet: Efter fuldførelse af alle kontroller åbenes klientforholdet officielt.

Forskelle til beslægtede begreber og mulige misforståelser

Client Onboarding forveksles undertiden med begreber som „klientanskaffelse” eller „kundedataregistrering”. Mens anskaffelsen sigter mod at vinde nye klienter, beskriver onboarding udtrykkeligt den interne proces efter etableret kontakt og før selve leveringen af ydelser.

Et yderligere afgrænsende træk er over for „Client Management“, som omfatter løbende behandling og varetagelse af klienter under hele klientforholdets varighed. Client Onboarding vedrører udelukkende den indledende optagelse af nye klienter.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad omfatter Client Onboarding i et advokatkontor? Onboarding omfatter identifikation og verifikation af klienter, gennemførelse af compliance-kontroller (især hvidvaskforebyggelse og interessekonfliktkontrol), oprettelse af stamdata samt information til alle relevante medarbejdere.Hvorfor er Client Onboarding-processen så vigtig? En struktureret Client Onboarding sikrer overholdelse af lovkrav, minimerer risici og danner grundlaget for et effektivt samarbejde.Hvem er involveret i Client Onboarding? Afhængigt af advokatkontorets størrelse kan forskellige afdelinger som backoffice, compliance teamet og de ansvarlige sagsbehandlerevære involveret.Forskiller Client Onboarding sig internationalt? Grundprincipperne er de samme, men der er landespecifikke forskelle i juridiske rammer, databeskyttelseskrav og kommunikationskultur.Hvor lang tid tager Client Onboarding-processen? Varigheden varierer afhængigt af sagernes kompleksitet og de lovmæssige krav, der skal kontrolleres, og kan spænde fra få timer til flere dage.

Denne artikel giver et overblik over betydningen og brugen af begrebet Client Onboarding i advokatkontorers dagligdag og tilbyder nye medarbejdere en praksisnær introduktion til emnet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke juridiske grundlag skal overholdes ved Client Onboarding?

Ved Client Onboarding skal forskellige retsgrundlag overholdes, som kan variere afhængig af jurisdiktion og branche. I Europa er især hvidvaskloven (GwG), databeskyttelsesforordningen (GDPR) og branchespecifikke speciallove relevante. GwG kræver identifikation af nye kunder og reelle ejere, omhyggelig dokumentation af indsamlede data samt løbende overvågning af forretningsforbindelsen. GDPR kræver, at personoplysninger behandles lovligt, gennemsigtigt og til bestemte formål. Derudover kan branchespecifikke regler, såsom kreditvæsensloven (KWG) for banker eller forsikringstilsynsloven (VAG) for forsikringsselskaber, indeholde yderligere lovkrav til onboarding-processen. Virksomheder skal gennem organisatoriske og tekniske foranstaltninger sikre, at alle relevante regler overholdes og kontrolleres regelmæssigt.

Hvilke dokumentationspligter eksisterer ved Client Onboarding?

I forbindelse med Client Onboarding gælder omfattende dokumentationskrav, især i henhold til hvidvaskloven (GwG). Virksomheder er forpligtet til omhyggeligt at dokumentere og opbevare alle oplysninger indhentet ved identifikation af kunden, såsom kopier af identifikation, adressebeviser, oplysninger om reelle ejere og risikovurderinger. Disse oplysninger skal opbevares i en manipulationssikker form og være tilgængelige under forretningsforholdet samt i fem eller ti år efter dets ophør. Alle kontroller og ajourføringer af kundeoplysninger skal også dokumenteres, ligesom foranstaltninger til risikoanalyse og risikobeskyttelse. Dokumentationen tjener som bevis over for tilsynsmyndigheder i tilfælde af kontrol eller efterforskning.

Hvilke risikostyringspligter skal der tages højde for ved Client Onboarding?

I juridisk sammenhæng kræves der ved optagelse af nye kunder en situationsbestemt og løbende risikovurdering. Virksomheder er forpligtet til at definere deres risikovillighed, dvs. hvorvidt de ønsker at indgå bestemte forretningsforhold (især med politisk udsatte personer eller højrisikolande), og træffe passende foranstaltninger. Risikoanalysen omfatter identifikation af risikofaktorer som geografisk oprindelse, forretningsformål, ejerstruktur samt usædvanlige transaktioner. På baggrund af denne analyse skal der gennemføres risikobaserede tiltag som skærpet due diligence eller yderligere identifikation (Enhanced Due Diligence). Disse forpligtelser følger især af GwG, men også af internationale retningslinjer fra FATF (Financial Action Task Force).

Hvilke krav om databeskyttelse gælder ved Client Onboarding?

I forbindelse med Client Onboarding er alle personoplysninger underlagt databeskyttelsesforordningen (GDPR) samt eventuelle yderligere nationale databeskyttelseslove. Ansvarlige instanser skal sikre, at de kun indsamler og behandler de data, der er nødvendige for opfyldelse af kontrakten og lovpligtige krav (dataminimeringsprincippet). Informationspligten efter art. 13 og 14 GDPR skal opfyldes, således at klienterne informeres klart og gennemsigtigt om, hvilke data der indsamles, til hvilket formål de behandles, og hvor længe de opbevares. Endvidere skal der træffes tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte data mod uautoriseret adgang, og eventuelt skal der føres en fortegnelse over behandlinger. I tilfælde af databrud foreligger der indberetningspligt til tilsynsmyndighederne og evt. de berørte personer.

Hvilke særlige due diligence-krav gælder for politisk udsatte personer (PEP) ved Client Onboarding?

Optagelse af politisk udsatte personer (PEP) såvel som deres familiemedlemmer eller nære relationer er underlagt skærpede lovkrav. Ifølge § 15 GwG skal der anvendes styrkede due diligence-foranstaltninger, herunder pligt til at dokumentere midlernes og formuens oprindelse. Desuden skal samtykke fra ledelsen indhentes, før et forretningsforhold kan indledes eller fortsættes. Ligeledes kan der kræves regelmæssig og løbende overvågning af forretningsforholdet. Målet med disse regler er effektivt at forhindre korruption og hvidvask samt at forhindre, at disse risikogrupper skjuler ulovlige aktiviteter.

Hvilken rolle spiller sanktioner og embargoordninger ved Client Onboarding?

Ved Client Onboarding er det juridisk uundgåeligt at kontrollere kunder og deres reelle ejere mod sanktions- og embargolister. Dette følger fx af EU-forordninger eller nationale love, som sikrer gennemførelse af internationale sanktioner. Forretningsforbindelser med personer eller virksomheder, der står på sanktionslister, er strengt forbudt og kan medføre alvorlige sanktioner. Virksomheder skal benytte passende overvågningssystemer for regelmæssigt at sammenligne med de aktuelle sanktionslister, og ved mistanke straks træffe passende foranstaltninger, f.eks. indefrysning af aktiver og indrapportering til de relevante myndigheder.

Hvilke kontrol- og indberetningspligter følger af hvidvaskloven ved Client Onboarding?

Ifølge hvidvaskloven gælder der strenge kontrol- og indberetningspligter ved Client Onboarding. Virksomheder skal udføre identitets- og rimelighedskontroller ved nye kunder samt løbende kontrollere, om risikorelevante forhold ændres. Mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering skal straks indberettes til Financial Intelligence Unit (FIU) (§ 43 GwG). Derudover skal der ske løbende overvågning af forretningsforholdet gennem transaktionsanalyser. Kontrol- og indberetningspligterne omfatter også kontrol af ejerskabs- og kontrolstrukturer samt løbende ajourføring af kundedata. Overholdelsen overvåges nøje af tilsynsmyndighederne; overtrædelser kan føre til bøder og tilsynsmæssige sanktioner.