Asana

Asana

Definition og formål med begrebet Asana

Asana er et cloudbaseret softwareværktøj til projekt- og opgavestyring. Det bruges til at strukturere arbejdsprocesser og kommunikation inden for teams og gøre disse mere transparente. Oprindeligt udviklet ud fra behovet for effektivt samarbejde i virksomheder, anvendes Asana i dag i mange brancher, herunder på advokatkontorer. Formålet med Asana er at organisere planlægning, delegering og opfølgning af opgaver overskueligt og derved understøtte teams i at arbejde mere effektivt og målrettet.

Rolle i arbejdsorganiseringen på advokatkontorer

Typiske anvendelsesområder

På advokatkontorer bruges Asana til at koordinere arbejdsprocesser, holde styr på frister og strukturere sagsbehandlingen overskueligt. Platformen bruges blandt andet til at styre følgende processer:

• Sagsstyring: Opgaver i forbindelse med en sag registreres som separate arbejdsopgaver og tildeles de enkelte teammedlemmer.
• Fristovervågning: Lovpligtige eller interne frister kan oprettes og overvåges som deadlines i Asana.
• Tidsplanlægning: Møder, retsmøder eller interne reviews koordineres og påmindelser genereres automatisk.
• Procesdokumentation: Arbejdsfremskridt, noter og relevante dokumenter kan tilknyttes direkte til den enkelte opgave.
• Teamkoordinering: Samarbejdet i teamet understøttes med fælles opgavelister og kommentarfelter.

Funktioner og metoder

Asana tilbyder forskellige værktøjer til organisering:

• Projekter: Overordnede samlinger, der fungerer som containere for relaterede opgaver.
• Opgaver og underopgaver: Individuelle arbejdstrin, der kan suppleres med forfaldsdatoer, ansvarlige, vedhæftede filer og kommentarer.
• Kalendervisning: Visualiserer opgaver og deadlines over tid.
• Statusmeddelelser: Muliggør en gennemsigtig visning af projektstatus.
• Notifikationer: Informerer deltagere om nye tildelinger eller ændringer.

Rammer og standarder

Tekniske forudsætninger

• Webbaseret platform: For at bruge Asana kræves en enhed med internetadgang. Platformen kan tilgås via browser eller mobilapp.
• Brugerkonti: Hvert teammedlem skal have en personlig brugerkonto, som administreres centralt.
• Databeskyttelse: Dataene opbevares som regel på leverandørens servere. Det er nødvendigt at overholde databeskyttelsesregler og interne compliance-regler.

Organisatoriske processer

Brugen af Asana kræver klare regler for opgavefordeling, dokumentationspligt og adgangsrettigheder. Projekter eller opgaver tildeles normalt specifikke teams. Roller og tilladelser bestemmer, hvem der kan se eller redigere projekter.

Virkning på samarbejde, effektivitet og kommunikation

Den strukturerede anvendelse af Asana øger især i teamarbejde både gennemsigtighed og mulighed for sporing. Arbejdsstatus kan tilgås til enhver tid, ansvar er tydeligt defineret, og informationer samles centralt. Dette fremmer selvstændig og rettidig udførelse af opgaver samt hurtig koordinering uden langvarig e-mailkorrespondance.

Platformen understøtter desuden asynkront samarbejde: Teammedlemmer kan arbejde på deres opgaver, give statusopdateringer og feedback, også selvom de ikke er i systemet på samme tid.

Muligheder og udfordringer i den praktiske anvendelse

Muligheder

• Transparent opgavefordeling: Alle teammedlemmer har til enhver tid indsigt i igangværende opgaver og frister.
• Øget sporbarhed: Ændringer og kommentarer dokumenteres centralt.
• Mere effektive processer: Gentagne processer kan gemmes som skabeloner og rutineopgaver automatiseres.
• Bedre kommunikation: Opgaverelaterede kommentarer og vedhæftede filer reducerer behovet for tværgående koordinering uden for platformen.

Udfordringer

• Oplæringsbehov: Nye brugere har behov for oplæring for at anvende funktionerne effektivt.
• Accept i teamet: Succes afhænger i høj grad af alle deltageres konsekvente brug.
• Databeskyttelse og fortrolighed: Afhængigt af sagstypen kan der være behov for særlige foranstaltninger for at beskytte følsomme oplysninger.
• Informationsmængde: Uden klart definerede strukturer kan antallet af opgaver og notifikationer hurtigt blive uoverskueligt.

Praktiske eksempler på brug i den daglige advokatpraksis

Eksempel 1: Kontrol af frister på tværs af sager

Alle frister på igangværende sager registreres som opgaver med deadline i Asana. Ansvar fordeles og påmindelser fremsendes automatisk. Forfaldne opgaver gennemgås dagligt på et fælles teammøde.

Eksempel 2: Digital sagsmappe

For hver sag oprettes et separat projekt. Her samles alle opgaver, deadlines og dokumenter relateret til sagen. Nye registreringer, fx indkomne processkrifter, registreres som opgaver med noter og tildeles automatisk det ansvarlige teammedlem.

Eksempel 3: Onboarding af nye teammedlemmer

Et onboarding-projekt indeholder alle nødvendige trin for at nye teammedlemmer kan komme godt i gang, fx oprettelse af adgang, introduktion til interne processer eller overlevering af vigtige dokumenter. Fremskridt registreres og koordineres i Asana.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager det at komme i gang med Asana?

De grundlæggende funktioner læres som regel på få timer. For optimal anvendelse anbefales en målrettet introduktion, fx som en workshop.

Hvilke fordele har Asana sammenlignet med e-mailkoordinering?

Asana muliggør struktureret og central arkivering af information, klar opgavefordeling og automatiske påmindelser, hvorved risikoen for informations- eller opgavetab mindskes betydeligt.

Skal hele teamet bruge Asana?

For optimal arbejdsproces anbefales det, at alle teammedlemmer inddrages i systemet. Enkeltpersoner bør ikke arbejde uden om platformen, for at undgå dobbelthåndtering og misforståelser.

Hvordan sikres det, at fortrolige data forbliver beskyttede?

Adgangsrettigheder i Asana kan styres efter projekter og brugere. Derudover bør interne retningslinjer og sikkerhedsforanstaltninger overholdes for at undgå uautoriseret adgang.

Kan Asana kombineres med andre advokatsystemer?

Der findes talrige integrationer, så fx kalendere eller dokumenthåndteringssystemer kan tilkobles. Den konkrete integration afhænger af de anvendte systemer og individuelle behov.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke databeskyttelseskrav skal overholdes ved brug af Asana?

Ved brug af Asana som cloudbaseret projektstyringssoftware skal virksomheder især overholde kravene i databeskyttelsesforordningen (GDPR), når der behandles personoplysninger om EU-borgere. Dette omfatter bl.a. en konsekvensanalyse for databeskyttelse i henhold til art. 35 GDPR, hvis det anvendte værktøj sandsynligvis udgør en høj risiko for de registreredes rettigheder og friheder. Der skal indgås en databehandleraftale (DPA) i overensstemmelse med art. 28 GDPR med Asana, hvor det skal vurderes, om Asana fungerer som databehandler eller som fælles dataansvarlig. De registreredes rettigheder skal sikres, bl.a. retten til indsigt, sletning og dataportabilitet. Da Asana også bruger servere i tredjelande (fx USA), skal overførsel af personoplysninger til tredjelande ske i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne, fx med EU’s standardkontraktbestemmelser samt supplerende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Hvilke ansvarsrisici er der ved brug af Asana i virksomheden?

Når Asana anvendes, hæfter virksomheder som udgangspunkt for den lovlige behandling af de data, der ligger i Asana. Ved fejlkonfiguration, utilstrækkelig adgangskontrol eller mangelfuld oplæring af medarbejdere kan brud på databeskyttelsen føre til bøder fra tilsynsmyndigheder efter art. 83 GDPR samt erstatningskrav fra de berørte i henhold til art. 82 GDPR. Derudover består et ansvarsrisiko over for kunder, partnere og ansatte, hvis brugen af Asana fx medfører datatab eller uautoriseret videregivelse af fortrolige oplysninger. Virksomheder bør også undersøge, om deres erhvervsansvarsforsikring dækker databrud som følge af brug af cloudtjenester.

Hvilke medbestemmelsesrettigheder har samarbejdsudvalget ved indførelse af Asana?

Indførelse og drift af Asana i tyske virksomheder med samarbejdsudvalg er typisk omfattet af medbestemmelse efter § 87, stk. 1, nr. 6 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz), da softwaren kan bruges til overvågning af medarbejdernes adfærd eller præstationer. Det reguleres som regel i en samarbejdsaftale, hvordan Asana må bruges, hvilke anvendelsesrettigheder medarbejderne har, og hvordan adgangen til personrelaterede præstations- eller adfærdsdata håndteres. Det anbefales at inddrage samarbejdsudvalget allerede i udvælgelsesprocessen for at undgå senere konflikter og sikre krav til databeskyttelse og medarbejderdatabeskyttelse (§ 26 BDSG).

Hvordan vurderes eksterne adgange og delingsfunktioner i Asana juridisk?

Asana muliggør enkel samarbejde, idet eksterne partnere eller kunder kan inviteres til projekter, og filer eller opgaver kan deles med dem. Juridisk skal det sikres, at der for enhver videregivelse eller adgang til personoplysninger eller fortrolige virksomhedsdata foreligger et retsgrundlag efter art. 6 GDPR. Hvis eksterne databehandlere får adgang via invitation, skal der også foreligge relevante DPA-aftaler. Modtagerne af data skal desuden informeres om de gældende databeskyttelsesforpligtelser og eventuelle tavshedspligtsforhold. Det anbefales at dokumentere alle adgangsforhold og regelmæssigt gennemgå det delte indhold.

Hvilke opbevarings- og slettepligter gælder for data i Asana?

Data, der behandles med Asana, er underlagt generelle lovmæssige opbevaringsfrister, fx efter handelsloven (HGB) eller skatteloven (AO) for skatte- eller forretningsrelevante dokumenter. Når fristerne er udløbet, gælder slettepligt i overensstemmelse med art. 17 GDPR. Asana tilbyder forskellige funktioner til sletning og arkivering af data. Virksomheder er dog forpligtede til, før data slettes, at sikre, at der ikke foreligger lovmæssige opbevaringspligter. En detaljeret logging og dokumentation af sletteprocesser anbefales til kontrolformål. Ansvarsområder og procedurer bør reguleres i en intern politik.

Hvordan kan virksomheder sikre informationssikkerhed ved brug af Asana?

Virksomheder er forpligtet til at sikre tekniske og organisatoriske foranstaltninger (TOM) i henhold til art. 32 GDPR, hvis personoplysninger behandles i Asana. Dette omfatter bl.a. adgangskontrol med stærke adgangskoder og evt. to-faktor-godkendelse, kryptering af dataoverførsel samt styring af adgangs- og rettighedshåndtering. Det bør også sikres, at alle softwareopdateringer installeres rettidigt, og at medarbejdere løbende uddannes i databeskyttelse og informationssikkerhed. Undersøg desuden, om Asana har certificeringer som ISO 27001, samt hvordan sikkerhedshændelser (databrud) anmeldes og håndteres. En informationssikkerhedspolitik, der eksplicit omfatter den anvendte cloudsoftware som Asana, anbefales.