Forvaltningsarbejde på afdelingen
Forvaltningsarbejde på afdelingen betegner alle organisatoriske, dokumentariske og juridisk relevante opgaver, som opstår inden for en institutionel enhed – især i stationære institutioner inden for sundhedsvæsenet, socialvæsenet og retsvæsenet. Begrebet er især juridisk og praktisk betydningsfuldt i sammenhæng med hospitaler, plejehjem og fængsler. Forvaltningsarbejdet berører en lang række retsnormer og er underlagt omfattende lovmæssige regler.
Definition og afgrænsning
Forvaltningsarbejde på afdelingen skal adskilles fra generelle forvaltningsopgaver, da det vedrører specifikke processer og juridiske krav inden for en (delvist) stationær enhed. Hovedpunkterne er koblingen mellem forvaltnings- og forsyningsprocesser, overholdelse af talrige retsforskrifter samt sikring af korrekt dokumentation og afregning.
Juridiske grundlag for forvaltningsarbejde på afdelingen
Generelle juridiske rammer
Forvaltningsarbejdet på afdelingen er præget af sin sammenfletning med forskellige retsområder, herunder socialret, databeskyttelsesret, erhvervsret, ansvarsret og arbejdsret.
Sociallovgivning
Især bestemmelserne i Socialloven (SGB) har betydelig indflydelse:
- SGB V: Danner det juridiske grundlag for udførelse og afregning af sundhedsydelser på hospitaler og andre medicinske institutioner.
- SGB XI: Regulerer administrative opgaver i plejeinstitutioner, herunder dokumentations- og gennemsigtighedsforpligtelser.
Databeskyttelsesret
Behandling af personoplysninger, især følsomme helbredsoplysninger, er underlagt kravene i databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den føderale databeskyttelseslov (BDSG). Institutioner skal implementere og dokumentere passende teknisk-organisatoriske foranstaltninger (TOM). Adgangsrettigheder til patientdata eller indsatteakter er lovmæssigt reguleret og skal løbende vurderes.
Erhvervsret og delegationsret
Forvaltningsopgaver på afdelingen skal være i overensstemmelse med erhvervsretlige bestemmelser. Især i medicinske institutioner skal reglerne om dokumentation, opbevaring og videregivelse af patientdata overholdes.
Dokumentationspligter
En kerneopgave er den juridisk sikre og tidsnære dokumentation af alle relevante processer. Lovbestemmelser herom kan blandt andet findes i
- Patientrettighedsloven (§§ 630f, 630h BGB),
- § 37 stk. 1 SGB V (dokumentationspligt i plejen),
- Fængselsloven (StVollzG) for fængsler.
Dokumentationen skal opfylde princippet om korrekthed, fuldstændighed, sporbarhed og fortrolighed. Fejl i dokumentationen kan medføre erstatningsretlige konsekvenser.
Opgaveområder for forvaltningsarbejde på afdelingen
Afregning og ydelseskontrol
Den materielt og regnemæssigt korrekte afregning af ydelser sker på baggrund af komplekse retsforskrifter, især på grundlag af SGB V, SGB XI og takstbestemmelser (GOÄ, GOZ, DRG-kataloget). Afregningen er underlagt strenge revisionsrettigheder fra finansieringsinstitutterne og kravet om økonomisk effektivitet.
Administration og rapportering
Opgaverne omfatter bl.a. føring og arkivering af akter, udarbejdelse af behandlings- eller plejekontrakter, forberedelse af udskrivninger samt formidling af lovpligtige anmeldelser til myndigheder (f.eks. infektionsbeskyttelsesloven). Også rapportering i henhold til § 21 KHEntgG (hospitalstakstloven) skal nævnes.
Personaleadministration og arbejdsret
Forvaltningsopgaverne omfatter også administration af personaledokumenter, tjenesteplaner samt overholdelse af arbejdstids- og arbejdsmiljøbestemmelser. Bestemmelser i arbejdstidsloven (ArbZG) og barselsloven (MuSchG) skal ligeledes overholdes samt medbestemmelsesretten efter lov om virksomhedens medarbejderråd (BetrVG).
Ansvar og risikostyring
Forvaltningsopgaver på afdelingen relaterer sig til organisationsansvar (§ 823 BGB) og institutionelt erstatningsansvar. Et velfungerende internt kontrolsystem (IKS) og regelmæssig oplæring af administrative medarbejdere er juridisk påkrævet for at minimere erstatningsrisici.
Særlige juridiske regler i udvalgte institutionsafdelinger
Hospitaler
Forvaltningsarbejdet i stationære sundhedsinstitutioner er underlagt særlig streng regulering (hospitalfinansieringsloven, KHG; hospitalstakstloven, KHEntgG; føderal plejetakstforordning, BPflV). Forskrifter for mindstedokumentation, anmeldelsespligt, ydelsesafregning og kvalitetsstyring skal overholdes.
Plejeinstitutioner
Her gælder især kravene i pleje- og boligkvalitetsloven (PfWoqG Landesrecht), reglerne i SGB XI samt forskellige delstatslove. Bestemmelser om gennemsigtighed, kontrol og klagehåndtering er en integreret del.
Fængsler
Forvaltningsarbejde i fængsler er underlagt fængselsloven (StVollzG), delstatslige fængselslove samt særlove inden for databeskyttelse, dokumentationssikring og anmeldesystemer.
Kontrol- og overvågningsmekanismer
Korrekt forvaltningsarbejde på afdelingen er underlagt regelmæssig kontrol fra tilsynsmyndigheder, det medicinske tjeneste (MD), revisionskontorer og eksterne revisorer. Manglende overholdelse af lovkrav kan føre til tilsynsmæssige foranstaltninger, bøder og tab af godkendelse.
Sammenfatning
Forvaltningsarbejdet på afdelingen udgør et juridisk komplekst opgaveområde, hvis udførelse styres af adskillige retsnormer. Ud over overholdelsen af omfattende dokumentations- og afregningspligter ligger ansvaret i at realisere databeskyttelses- og arbejdsretlige krav. En systematisk, juridisk korrekt tilgang til forvaltningsopgaver er ikke kun afgørende for den enkelte institutions retslige beståen, men også for beskyttelsen af patienter, beboere og indsatte.
Ofte stillede spørgsmål
Hvem hæfter ved fejl i dokumentationen af forvaltningsarbejdet på afdelingen?
Inden for rammerne af forvaltningsarbejdet på afdelingen er det primært den behandlende plejeansvarlige eller den dokumentationsansvarlige, der har det juridiske ansvar for korrekthed og fuldstændighed af indførslerne. Opstår der skade på en patient på grund af fejlagtig eller undladt dokumentation, kan der rejses civilretlige krav om erstatning eller godtgørelse mod hospitalet eller den pågældende plejeansvarlige. Derudover truer erhvervsretlige konsekvenser såsom arbejdsretlige advarsler eller afskedigelser. Ved alvorlige tilfælde kan der også være tale om strafferetlige konsekvenser, især ved grov uagtsomhed eller forsæt. Ved strukturelle mangler, såsom utilstrækkelig oplæring eller manglende arbejdsgange, kan også ledende ansvarlige eller institutionen som sådan holdes ansvarlig. Ansvar dækkes ofte via en erhvervsansvarsforsikring, men forpligtelsen til en omhyggelig, fuldstændig og rettidig dokumentation er uundværlig.
Hvilke juridiske grundlag gælder for opbevaring og arkivering af forvaltningsdokumenter?
For opbevaring og arkivering af forvaltningsdokumenter i stationær pleje gælder forskellige juridiske bestemmelser, navnlig fra borgerlig lovbog (BGB), de respektive delstaters sygehuslove, særskilt lovgivning som patientrettighedsloven, lægeetiske regler samt databeskyttelsesret (f.eks. GDPR, BDSG). Grundlæggende skal patientjournaler og tilknyttede forvaltningsdokumenter opbevares mindst ti år efter behandlingens afslutning (§ 630f stk. 3 BGB), idet særregler med længere frister (f.eks. i strålebeskyttelsesloven eller transfusionsloven) skal overholdes. Dokumenterne skal desuden arkiveres, så uautoriseret adgang udelukkes, og materialet beskyttes mod tab, beskadigelse eller tredjemands adgang. Korrekt destruktion efter udløbet af opbevaringsperioden skal opfylde kravene i databeskyttelseslovgivningen.
Hvad skal der retsligt tages højde for ved elektronisk forvaltningsdokumentation?
Ved elektronisk dokumentation af forvaltningsarbejde skal krav fra databeskyttelse (GDPR, BDSG), IT-sikkerhed (jf. KRITIS-bekendtgørelsen for kritisk infrastruktur) samt de relevante regionale regler for elektroniske patientjournaler opfyldes. Særligt vigtigt er sikring af datas integritet og autenticitet, dvs. at elektroniske registreringer skal kunne spores til en bestemt person og efterfølgende ændringer skal dokumenteres (beskyttelse mod manipulation, revisionsspor). Derudover skal der træffes egnede tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre fortrolighed og tilgængelighed af data. Adgangsbegrænsninger til personoplysninger er obligatoriske, ligesom medarbejdere skal modtage løbende oplæring i brugen af elektroniske dokumentationssystemer. Overtrædelser kan medføre betydelige bøder fra tilsynsmyndigheder.
Hvordan skal patientrettigheder sikres juridisk i forbindelse med forvaltningsarbejde?
Sikring af patientrettigheder i forbindelse med forvaltningsarbejde på afdelingen følger direkte af patientrettighedsloven (§ 630g BGB), databeskyttelsesret (GDPR, BDSG) og artikel 2 stk. 1 GG (generelle personlighedsret). Dette vedrører især retten til informeret selvbestemmelse, aktindsigt og beskyttelse mod uautoriseret videregivelse af patientoplysninger. Administrative processer skal sikre, at patientoplysninger kun er tilgængelige for bemyndigede personer, og at videregivelse kun må ske med udtrykkeligt samtykke eller på lovhjemlet grundlag. Patienter har ret til på anmodning at gennemgå deres fulde akter, medmindre tungtvejende terapeutiske hensyn eller tredjemands rettigheder taler imod. Overtrædelser af disse rettigheder kan føre til civilretlige (f.eks. godtgørelse), administrative (f.eks. bøder) og strafferetlige konsekvenser.
Hvornår foreligger der brud på tavshedspligten i forvaltningsarbejdet?
Et brud på tavshedspligten inden for stationært forvaltningsarbejde foreligger, hvis personlige eller helbredsrelaterede oplysninger om en patient uden samtykke eller retsgrundlag videregives til eller gøres tilgængelige for uautoriserede tredjepersoner. Retsgrundlaget for tavshedspligten er § 203 StGB, patientrettighedsloven (BGB) og de respektive erhvervsregler. Allerede uagtsomme brud – fx ved efterladte forvaltningsdokumenter i åbne områder eller utilstrækkeligt sikrede elektroniske adgangsveje – opfylder forbrydelsen og kan sanktioneres med fængsel, bøde eller faglige sanktioner. Undtagelser herfra er kun tilladt ved lovbestemt oplysningspligt (fx for anmeldelsespligtige sygdomme) eller ved dommerkendelse.
Hvilke juridiske krav gælder til oplysning og information i forbindelse med stationært forvaltningsarbejde?
De juridiske krav til oplysning og information af patienter i forbindelse med stationært forvaltningsarbejde følger primært af patientrettighedsloven (§§ 630c, 630e BGB), hospitalsretten og databeskyttelsen. Medarbejdere skal sikre, at patienter forstår, er fuldt ud og rettidigt informeret om alle administrative processer, der vedrører deres data og behandling. Dette inkluderer især information om formål og varighed af dataindsamling, videregivelse af oplysninger til tredjeparter (fx eksterne afregningsenheder) samt patienternes eksisterende rettigheder (ret til aktindsigt, indsigelsesret, ret til datarettelse og sletning). Oplysningen skal dokumenteres og kunne bevises for at kunne demonstrere opfyldelse af de lovmæssige krav i en eventuel tvist.
Hvilke juridiske konsekvenser har mangelfuld administration og organisering af dokumentationspligter?
Mangelfuld opfyldelse af dokumentations- og organisationspligter i det stationære forvaltningsarbejde kan have alvorlige juridiske konsekvenser for hospitalet og de involverede medarbejdere. Dels kan manglende, fejlagtige eller forsinkede forvaltningsoptegnelser gøre bevisførelsen væsentligt sværere i erstatningssager, hvilket letter civilretlige krav. Overtrædelser af tilsynspligten og strukturelle organisationsfejl kan desuden føre til pålæg fra tilsynsmyndigheder (fx sundhedsmyndighed, datatilsyn) eller endda lukning af afdelinger. Individuelt kan der forekomme arbejdsretlige sanktioner (advarsel, opsigelse) og – i tilfælde af grov uagtsomhed eller forsæt – også strafferetlige konsekvenser. Desuden truer betydelige bøder efter databeskyttelsesretten (art. 83 GDPR) og omdømmemæssige skader.